高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐探究

萬玉俠

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案管理發(fā)展的重要方向，是高職院校檔案管理建設(shè)的重要領(lǐng)域。本文立足高職院校檔案管理現(xiàn)狀，從優(yōu)化檔案管理環(huán)境、完善硬軟件設(shè)施、強(qiáng)化人才培養(yǎng)等方面，具體闡述了高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐策略。

關(guān)鍵詞：高職院校; 檔案管理; 信息化; 實(shí)踐策略

中圖分類號(hào)：G275 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? 文章編號(hào)：1006-3315（2019）03-130-001

檔案管理作為高職院校內(nèi)部管理的重要工作之一，在信息化建設(shè)中，應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理效率與質(zhì)量。當(dāng)前，高職院校檔案管理環(huán)境欠缺，信息化進(jìn)程緩慢，要求轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方法，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。本文從問題出發(fā)，立足信息化建設(shè)，就如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建設(shè)性意見。

1.高職院校檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理是高職院校管理建設(shè)的重要內(nèi)容，但檔案管理意識(shí)淡薄，手段落后，管理能力欠缺等問題，影響了檔案管理質(zhì)量，也不利于檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。因此，高職院校檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.1管理意識(shí)淡薄，管理手段落后

高職院校在檔案管理建設(shè)中缺乏良好的管理意識(shí)，被動(dòng)的管理現(xiàn)狀，弱化了檔案管理效率。首先，高職院校對(duì)檔案管理缺乏重視，檔案管理工作組織開展不到位，在組織領(lǐng)導(dǎo)等方面，缺乏有效工作落實(shí)，暴露出檔案管理問題;其次，檔案管理手段落后，傳統(tǒng)管理模式的沿用，難以適應(yīng)新時(shí)期的管理需求，影響了管理效率，也制約了檔案管理創(chuàng)新建設(shè);再次，檔案管理環(huán)境欠缺，各部門缺乏協(xié)調(diào)配合，檔案管理工作浮于表面，難以充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

1.2信息化建設(shè)滯后，影響管理質(zhì)量

在信息化時(shí)代，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理建設(shè)的發(fā)展方向。但是，高職院校在檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)域缺乏資金投入保障，信息化建設(shè)的軟硬件欠缺，難以實(shí)現(xiàn)全面而有效的信息化建設(shè)。一方面，高職院校在信息化校園建設(shè)中，對(duì)檔案管理的信息化布局缺乏重視，檔案管理信息化程度較低;另一方面，信息化建設(shè)所需的人力、物力等保障不到位，影響檔案管理信息化進(jìn)程。因此，在新的時(shí)代環(huán)境之下，高職院校應(yīng)以信息化建設(shè)為導(dǎo)向，不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，有效提高檔案管理質(zhì)量及效率。

1.3管理水平欠缺，專業(yè)化人才不足

從實(shí)際而言，高職院校檔案管理水平欠缺，缺乏專業(yè)化檔案管理建設(shè)。從管理水平來看，管理模式單一，計(jì)算機(jī)操作水平欠缺，在檔案管理工作中表現(xiàn)出較大的不適應(yīng)性;從管理人員來看，很大部分檔案管理人員非科班出身，缺乏專業(yè)化檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作開展不到位，影響檔案管理質(zhì)量;從人才培養(yǎng)來看，高職院校在檔案管理建設(shè)領(lǐng)域缺乏專業(yè)化高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理面臨專業(yè)人才不足等問題，要求強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)的必要性。

2.高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐策略

在信息科技時(shí)代，高職院校轉(zhuǎn)變管理思想，以信息化建設(shè)為導(dǎo)向，積極推進(jìn)檔案管理信息化，是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在需求。在筆者看來，高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐，在于優(yōu)化信息化環(huán)境，通過規(guī)范化、制度化管理建設(shè)，為檔案管理信息化創(chuàng)設(shè)良好條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理新發(fā)展。

2.1優(yōu)化檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，在于優(yōu)化當(dāng)前管理環(huán)境，在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效開展。首先，高職院校要重視檔案管理建設(shè)，通過標(biāo)準(zhǔn)化程序設(shè)計(jì)，確保在數(shù)字校園環(huán)境下檔案管理信息化的有序推進(jìn);其次，規(guī)范檔案管理建設(shè)，優(yōu)化檔案管理流程，特別是在信息化管理建設(shè)中，要建立完善的管理制度，規(guī)范管理行為，為檔案管理信息化提供制度保障;再次，高職院校要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的信息安全保障，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，有效防范信息安全問題，確保檔案信息化管理有效開展。

2.2完善硬軟件設(shè)施，深入推進(jìn)檔案管理信息化

當(dāng)前，高職院校要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在硬軟件設(shè)施建設(shè)中，提供良好的環(huán)境條件。一是要加大資金投入力度，完善信息化建設(shè)中所需的硬軟件設(shè)施，確保檔案管理信息化的有序開展;二是要加快數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，建立檔案信息資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門、各學(xué)院檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率;三是立足實(shí)際需求，完善檔案管理信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)功能、訪問權(quán)限設(shè)置等方面，確保檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全。

2.3加快管理專業(yè)人才培養(yǎng)，提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)專業(yè)性人才的需求日益提高，要求高職院校應(yīng)加快專業(yè)人才培養(yǎng)，適應(yīng)新的時(shí)代要求。一是加快人才引進(jìn)工作，強(qiáng)化高素質(zhì)綜合型專業(yè)人才的引進(jìn)，壯大檔案管理人才隊(duì)伍;二是制定教育培訓(xùn)制度，實(shí)現(xiàn)不定期教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平;三是積極推進(jìn)檔案管理人員專業(yè)化建設(shè)，對(duì)于“非科班”出身人員，要強(qiáng)化專業(yè)教育培訓(xùn)，并建立科學(xué)完善的激勵(lì)考核制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的評(píng)價(jià)考核，并與職稱評(píng)定、職務(wù)晉升相掛鉤。

總而言之， 高職院校在檔案管理建設(shè)中，應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，以信息化為導(dǎo)向，積極推進(jìn)檔案管理信息化。在本文探討中，檔案管理信息化建設(shè)著力點(diǎn)在于優(yōu)化內(nèi)外環(huán)境，加快完善硬軟件設(shè)施，并通過人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平，更好地適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展要求。

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