檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

廖永 朱茜

摘? 要： 隨著我國醫療水平增加，醫療檔案的數量也不斷增加，檔案管理已經成為了醫院內部管理當中至關重要的環節。而科學技術水平提升后，檔案管理信息化則是當前醫院檔案管理發展的必然趨勢。本文主要是圍繞檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值和地位之一主題，對當前我國醫院的檔案管理工作形式進行了分析，并詳細闡述了醫院檔案管理信息化建設的必要性，深入剖析了檔案信息化建設在醫院檔案管理工作中發揮的價值以及作用。

關鍵詞： 檔案信息化建設;檔案管理;工作地位;工作價值

【Abstract】： With increase of medical level in our country， numbers of medical archive have been increasing， and archive management has become a crucial link of hospital internal management. With improvement of science and technology， archive management informationization is an inevitable trend of hospital archive management development. Focusing on value and status of archive informatization construction in hospital archive management mainly， the article analyzes working form of current hospital archive management in our country， reviews necessity of hospital archive management informatization construction in details， and analyzes value and function of archive informatization construction in hospital archive management deeply.

【Key words】： Archive information construction; Archive management; Working status; Working value

0? 引言

醫院檔案管理水平關系著醫院發展至今的所有醫療檔案的安全，對于醫院未來發展至關重要，而要實現醫療檔案信息信息化建設，必須要借助于現代化技術和設備。因此，醫院檔案信息化建設發展情況與醫療經濟發展息息相關。我們要推動完善檔案信息化建設，就必須要落實好醫院檔案管理的相關制度法規、構建科學的檔案管理模式，通過高素質人才與現代化技術的輔助，一同實現高效的檔案管理工作。

1? 檔案管理信息化建設的必要性

檔案信息化建設是將以人工記錄和管理為主的檔案管理工作逐步轉向信息化、電子化管理的過程。傳統的醫院檔案大多以紙質文檔記錄，在保存時不僅需要委派專門的管理人員，還需要考慮檔案用紙的紙張壽命和紙張保存環境帶來的影響。正因為紙張檔案不易保存、不易查找，醫院檔案管理工作的質量一直以來都難以提升[1]。

為了要提高檔案管理水平，更加充分的發揮已有醫療檔案對醫院發展起到的促進和推動作用，實現檔案信息化建設勢在必行。隨著人們健康意識和我國醫療水平的提升，到醫院就醫的人數大幅激增，尤其是擁有權威專家坐診的大醫院更是人滿為患。患者的增加給醫院檔案管理工作造成了極大的負擔，傳統的人工記錄、查詢方法已經不能滿足當前醫院發展的需求。因此，各大醫院利用電子信息技術和互聯網技術，初步實現檔案管理信息化，利用現代化的電子系統承擔工作人員龐大的壓力。

比如，目前患者去醫院就醫，在掛機號環節就會得到一張就診卡，這張卡片中詳細的記錄了患者的個人信息以及患病情況。對于坐診醫師而言，這些信息一目了然，一些基礎性的問題不需要再向患者提問，節省了許多時間;而對于所有的待診患者來說，利用這一張卡就可以完成掛號、繳費、檢查、化驗等多個環節，而不用在各窗口和樓層之間來回奔波，也節省了患者的時間，在一定程度上緩解了病患的緊張情緒[2]。檔案信息化建設對于提高就醫效率，完善醫院管理，推動醫院現代化發展至關重要，已經成為了醫療行業發展的必然趨勢。

2? 檔案管理信息化建設在醫院檔案管理中的作用

2.1? 提高了醫院的管理水平

隨著醫院規模的擴大，醫院檔案的數量也在不斷增加，醫院檔案管理的難度也逐步提升。以往，各大醫院都是依靠于傳統的人力管理方式，由管理人員完成醫院檔案信息的錄入、存檔、分類、保存和查閱，不僅工作內容龐雜，工作壓力也十分巨大。尤其是檔案的查閱工作，在調動檔案時需要耗費工作人員大量的時間和精力去查找，在檔案調出和使用的過程中還必須要時刻注意，保證紙質檔案的安全[3]。

實現檔案信息化建設可以有效提升醫院的管理水平，打破了原有的醫院檔案使用模式，在實現檔案系統化管理的同時也實現了醫療服務模式的革新。比如，有患者來醫院就醫，那么通過病人的身份證信息就可以在本院醫療檔案系統中查詢到患者的病史和治療記錄。通過檔案系統的搜索，這些信息一目了然，坐診醫師可以對患者的身體基本情況有基礎性的了解，對于患者的過往病史、過敏性藥物也能直接掌握;但是如果是按照傳統的檔案管理辦法，要集齊這些信息需要檔案管理人員耗費大量的精力去查找，非常浪費時間。由此，我們可以看出，檔案信息化建設不僅提高了檔案管理的能力，還提升了醫院內部整體的管理能力和服務水平，對于患者來說，檔案信息化建設是實現他們便捷就醫的必要手段。

2.2? 提升醫院檔案管理人員的工作效率

管理一家醫院自開院以來的所有檔案信息，工作人員的壓力不可謂不大。而大多數傳統檔案都采用紙質文檔記錄，這些檔案的存檔、保存和使用都需要十分龐大的工作量。尤其是一些開院初期的檔案，這些檔案年代久遠，紙張的壽命有限，現在保存時不僅需要考慮到檔案信息內容的保密性，更需要考慮紙張信息的留存性。因此在管理時要時時關注檔案信息庫的保存環境，必須要將干濕度控制在合理的范圍內，防止紙張受潮。而完成了檔案信息化建設后，醫院的檔案信息都完成了電子錄入，保存于電子系統當中，工作人員只需要定期的進行檢查與核實，保證系統安全性，就可以實現檔案的安全化管理[4]。

另外，檔案管理工作的另一個難點是檔案的調閱使用。在傳統檔案管理模式下，當醫生需要調用院內檔案來輔助當前工作時，必須要提前說明，并且檔案管理人員需要加緊查找，這項工作十分浪費時間;如果是跨院借用檔案，工作難度還會提升。而實現檔案信息化建設，采用電子系統和互聯網來進行檔案管理，檔案查找和借閱只需要動一動手指就能完成。即便需要使用檔案的醫生不在院內，也可以在得到授權后登陸檔案管理系統查閱需要的內容，如果是要借閱其他醫院的檔案，也可以通過互聯網快速的實現信息傳遞，極大程度的節約了時間，提高了工作人員的工作效率[5]。

2.3? 提高醫院整體競爭力

醫院檔案信息化建設對提高醫院整體競爭力具有非常重要的作用。隨著醫療水平提升和人們就醫需求的增加，同一地區的醫療結構數量也在不斷增加，這也就導致了醫療行業的競爭壓力不斷增大，醫療機構之間的競爭空前激烈。為了讓醫院能夠在激烈的競爭當中脫穎而出，不僅僅需要提高醫院醫師水平和醫療設備配置，還需要提高醫院的管理服務能力，讓患者在就醫時可以得到更加高效、體貼的服務[6]。

檔案信息化建設可以實現檔案信息的高效管理，在實際運用的環節可以達到節約時間/提高效率的目的。比如，檔案信息化建設使原本手工操作的程序轉移到了電子網絡平臺當中。現在，許多的醫院開始實現電子平臺掛號和常規疾病查詢等便民窗口，患者們通過登錄醫院的官網、微信平臺或手機APP就可以進行掛號和問診。尤其是微信掛號模式，對于許多住在離醫院較遠地區的人來說，在微信平臺上完成掛號，比在醫院排隊掛號要更加方便。而且，利用網絡平臺進行掛號，患者可以自行選擇坐診的各位醫師，如果當天沒有該患者最期待的醫師坐診，那么患者也就不用到醫院白跑一趟。檔案信息化建設可以幫助醫院優化檔案管理模式，提高醫院的綜合競爭力，推動醫院更加高效、可持續的發展。

2.4? 推動醫院未來發展

醫院檔案信息化建設可以為醫院的未來發展方案優化提供依據。醫院留存的所有檔案都是醫院歷史的沉淀，這些檔案的內容是醫院發展歷程的見證，而醫院未來的發展方向也會根據這些內容進行不斷的優化和調整;尤其是對醫院內部的管理制度和改革方針來說，當前留存的檔案是醫院進行制度優化、管理模式改革的重要依據。而醫院檔案當中保存的信息對于醫院醫療水平和服務管理水平的提升也非常重要。因此，醫院檔案對于醫院未來發展具有推動作用，是十分有參考價值的內容[7]。

檔案信息化建設可以實現醫院檔案的高效分類和保存，可以說利用檔案管理電子系統，醫院領導人和檔案管理人員能夠更快速的查詢相關的檔案信息，而這些信息在醫院未來發展方案制定上也能做出更大的貢獻。通過檔案信息化建設，可以實現醫院檔案信息的智能化管理，系統會對其中錄入的檔案信息進行更加細化的分類，醫院的管理決策人員通過查閱這些信息，可以進一步了解醫院發展歷史當中各項政策的閃光點和存在的漏洞，那么在醫院未來發展方案制定時，就可以有效的避免這些問題，可以實現對醫院未來發展方案的優化。由此，可以看出，檔案信息化建設對于醫院未來的良好發展具有推動作用。

3? 提高醫院檔案信息化建設水平的意見

3.1? 技術水平和管理設備

醫院檔案信息化建設離不開科學技術手段和現代化設備的支持。要實現醫院檔案信息化建設，院方就必須要加強專項資金的投入，構建完善的電子檔案信息管理系統，并配備相關的基礎設備，通過完善技術手段和基礎設施來實現檔案信息化建設[8]。

檔案信息化建設可以打破檔案應用的時間和空間限制，而為了讓這一工作變得更加的便捷，還需要為醫院的檔案管理系統添加不同的準入端口。比如，醫院的檔案管理系統進入端口可以分為PC端和移動端，工作人員通過醫院的電腦、微信或手機APP都可以進入檔案管理系統，隨時隨地實現檔案信息的管理和使用。

目前，微信已經成為了人們日常生活中必不可少的社交工具，而醫院檔案信息建設的一大重點就是拓展微信使用平臺。醫院可以建設自己的微信公眾號，并不斷豐富公眾號的模塊和內容。公眾號內可以實現掛號、繳費、專家預約等功能，讓患者能更快速的就醫。同時還可以在公眾號或網絡平臺內實現個人病例查詢，這樣無論患者是在本院就醫還是再其他醫院就醫都可以實現過往病史的快速查證。醫院還可以在網絡平臺上開設窗口，利用客服實現簡單疾病的原理和治療方法解答，通過這樣的方法將醫院檔案內保存的醫療信息更加靈活的使用，為患者提供更優良的服務。

3.2? 組建高水平的檔案管理隊伍

以往，醫院的檔案管理工作大多不是有專業的管理人才擔任的，管理工作的效率和質量總是難以提升。實現檔案信息化建設后，對檔案管理人員的專業要求變得更加廣泛，檔案管理人員不僅需要具備專業的檔案管理知識，還需要具備一定的信息技術水平，這樣才能勝任實現檔案信息化建設后的醫院檔案管理工作。

各大醫院應該要對本院的檔案管理人員進行定期的培訓，提高工作人員的能力和責任意識。所有的檔案管理人員必須要明確檔案管理工作的意義和重要性，要從根本上提高對檔案管理工作的重視，這樣才能實現高質量的檔案管理。比如，院方可以邀請專業水平較高的檔案學、信息技術學專家或學者來院講座，讓檔案管理人員接受最專業的技能培訓;同時還可以組織同一地區的醫療結構開展交流大會，各醫療結構之間互相交流經驗，互相借鑒，實現共同進步。當然，除了對現有的檔案管理工作人員進行培訓和指導外，還需要招聘更加優秀的人來補充檔案管理隊伍。醫院聘用的檔案管理人才應該要具備極高的專業素養和責任意識，對醫院檔案管理工作的內容和意義有深入了解，并具有職業精神和服務意識，只有這樣才可以勝任實現檔案信息化建設后的檔案管理工作[9]。

3.3? 完善管理體制和管理系統

醫院檔案管理體制也是制約醫院檔案高效化發展的一大因素。由于以往大多數的醫院對檔案管理不重視，醫院檔案管理規章制度混亂，管理責任落實不明確，檔案管理質量遲遲難以提升。在實現了檔案信息化建設后，各大醫院應該要根據當前醫院檔案管理的實際情況，重新制定管理規范和制度，并且明確檔案管理的權責，徹底的落實檔案管理工作的責任劃分，為實現高效管理打下堅實基礎。

同時，醫院檔案里面包含許多的保密性內容，無論是醫療檔案還是患者的個人信息，這些都不能輕易泄露。為了要提高檔案的安全性，院方必須要不斷完善檔案管理系統的內容，要對所有錄入的檔案實行分級管理，醫院的各科室只有查詢本科室常規檔案的準入權限，如果要使用其他科室的檔案，必須要先在檔案系統和工作人員那里完成登記，取得相關的權限之后才能查閱檔案。

此外，檔案信息內容龐雜，醫院聘請的檔案系統維護人員還應該要具備一定水平醫療知識，這樣才能不斷的優化檔案管理系統，讓檔案管理系統為醫院工作人員提供更優良的服務。醫院的檔案管理工作人員必須要定期的對檔案系統內的信息進行查閱。一方面，是要防止檔案信息丟失的問題，通過定期的檢查來確保檔案信息的安全;而另一方面，還需要通過定期的檢查，對錄入系統的信息內容和分類進行查詢，要確保所有的信息都按照系統劃分的規則進行錄入，這樣才能保證檔案查詢的高效性[10]。

4? 結論

總而言之，檔案信息化建設在醫院檔案管理當中扮演著極為重要的角色，該項工作的應用價值主要表現在提高醫院檔案管理水平，促進醫院現代化發展和實現醫院可持續發展等多方面。醫院檔案信息化建設是時代發展的需求，更是各大醫院綜合競爭力的體現。各醫院應該要建立完善的檔案信息化管理系統，實現醫療檔案的高效化、科學化管理，更加充分的發揮出醫療檔案在醫院管理和醫院未來發展當中的作用。

參考文獻

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