“五常法”在高職院校檔案管理中的應用

譚慧

【摘 要】隨著我國教學事業的不斷發展，學生的數量在不斷增多，這就造成學生的檔案數量非常多，不利于管理。在不斷實踐中，工作人員發現了檔案管理的問題，并結合存在的問題在尋找科學的管理方法。在此之后引入了“五常法”，這種檔案管理方法非常有效，能夠解決現階段高職院校的檔案管理問題。

【關鍵詞】五常法;檔案管理;效率

【中圖分類號】G717.24 ? ? ? 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）17-0012-02

引言

高職院校是我國重要的教學機構，為我國的發展提供了大量的人才，而檔案是學生的簡介，在檔案里面記錄著學生非常重要的信息，尤其是在參加工作時，檔案顯得尤為重要。從而對檔案進行有效管理是一項非常重要的工作，需要高職院校在對應工作上提高重視程度，做好管理工作。所以本文主要論述的是我國高職院校檔案管理存在的問題以及在檔案管理中如何更好的使用五常法。

一、介紹五常法

五常法指的就是：常整理、常整頓、常清掃、常規范、常自律。這種方法最早是由日本學者提出來的，隨著時間的推移，經過香港傳入內地，五常法是一種現代化的物品管理方法，在實際使用中，作用非常大，越來越多的管理者看到了新方法的作用，都開始將新方法投入到實踐工作中，所以五常法的使用范圍在不斷擴大。

高職院校如果連學生的檔案都無法很好地整理，就會減少學生的數量，高校為了吸引更多的人才，就需要將細節上的工作做好，這樣才能提高學校自身的競爭力，所以在高職院校的檔案管理中使用五常法十分有必要。

二、現階段我國高職院校在檔案管理中存在的問題

就目前情況來看，我國高職院校檔案管理工作問題非常多，主要表現在：

1.管理程度不到位。

在高職院校中，工作人員對檔案的管理力度不夠，高職院校是培養學生能力的場所，目的是讓學生掌握技能，所以管理人員在檔案管理上就缺乏一定的重視程度，此外在高職院校中，學校內部人員調動比較頻繁，所以在檔案管理工作上，工作人員經常會出現不固定這樣的情況，這就阻礙了檔案管理工作的進展。

2.管理人員能力不足。

在檔案管理工作人員的配置上，相關人員能力水平不足，由于學校對工作的不重視，所以有的學校在檔案工作上只設立一個人進行管理，這樣就加大了工作人員的負擔，在繁重的工作壓力之下，就讓工作人員難以照顧到所有的方面。所以長時間下去工作者就會認為自己的工作只是起到輔助作用，所以就放松了自身的職責，從而忽視自身工作的重要性。

3.缺乏有效的管理方式。

目前我國高職學校的檔案管理方式比較單一。隨著我國科學技術的不斷進步，在高職院校的檔案管理工作上也應該利用新技術進行檔案管理，這樣能夠提高管理的效率，減輕工作人員的壓力，但是高職院校還是在采用傳統的檔案管理方法在進行管理，忽略了科學方法的引入。

三、如何更好的利用五常法進行檔案管理

1.常整理。

常整理指的就是要對檔案管理工作的具體內容進行劃分，這樣能夠讓工作人員非常順利的展開工作。比如在高職院校的檔案管理區內，管理區主要分為借閱區和辦公區，在檔案區中又分為存儲區和用品區等，在辦公區要存放管理部門的物品，而在借閱區就需要調整環境氛圍。對這兩個區域進行整理能夠提高工作人員的檔案管理效率。

2.常整頓。

“常整頓”指的是要對學生的檔案進行分類。比如在高職院校學生的檔案主要有教學、黨群、科研等幾部分，在每一部分中的檔案中又包含著文件、錄音等實物，所以為了管理工作的開展就需要管理人員對這些內容進行分類整理。在整理過程中，管理者可以借助計算機技術進行工作，按照固定的原則和要求去進行存檔，然后將文件進行分類和錄入，這樣能夠減少查閱的時間，提高工作效率。此外，在對檔案分類完成之后，在固定的周期內要對檔案做抽樣檢查，在其中如果發現哪一宗檔案有問題就要及時進行修復補充，這樣能夠最大程度上提高檔案存放的質量。

3.常清掃。

常清掃指的就是要保證檔案資料的整潔度，在一定時間內就要對檔案進行清潔，提高檔案的干凈程度，這樣能減少檔案的破損。比如，在實際生活中，如果對物品不及時進行處理就會加大病蟲的危害程度，所以這就要求高職院校對檔案的清潔工作給出具體的要求，明確具體的清潔時間，也指定了對應的標準，開展定期的清潔能夠提高檔案的完整程度。所以這就需要高職學校建立更加規范的制度，明確管理人員的職責。

4.常規范。

在檔案管理工作中，要對相關的制度進行規范，做到責任上的明確劃分，這樣在出現問題之后可以進行追責。此外高職學校還要對管理人員的能力進行提升，比如，定期舉行培訓會或者相關的比賽，也可以對檔案管理工作進行突擊檢查，這樣才能更好的提高檔案管理水平，從而更好的進行檔案管理工作。

5.常自律。

在檔案管理工作中，管理者要對自身的行為和工作態度進行自律，讓自身樹立正確的工作態度，端正自己的心態，這樣才能更好的提高自身的服務水平，促進檔案管理工作的進展。

結束語

總的來說，五常法對檔案管理工作有著非常大的積極作用，此外隨著社會的不斷發展，教育部以及學生都對高職院校的檔案管理工作提出了更為具體的要求，所以這就需要高職院校提高對檔案管理的重視程度，在工作中積極發現問題并及時進行解決，這樣才能更好的保護好學生的檔案。當然檔案管理的方法還有很多，這就需要工作人員在實踐中進行總結，結合自身的實踐經驗來選擇科學的管理方法進行管理。本文論述結束，希望能夠對高職院校的檔案管理工作有一定的借鑒意義。

參考文獻

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