藝術院校科研管理信息系統建設

文/田蓓 王征

21世紀以來，隨著科學技術的迅猛發展，信息化、數字化、智能化成為鮮明的時代特征，信息化、數字化、智能化也逐步成為高校現代化建設的重要元素，一些高校開始推進智慧校園建設。科研水平是高校的核心競爭力，科研管理信息化水平的提高能有效提升高校科研管理水平，越來越得到高校管理層的重視。

1 高校科研管理信息系統建設的重要意義

科研管理信息系統建設是實現科研管理信息化最重要的抓手，是當代高校信息化建設的重要組成部分。在過去高校傳統人工科研管理模式下，科研項目申報、中期檢查、結題乃至評審都要花費大量的人力和物力，年終考核及職稱評審工作中，科研人員和科研管理人員也需要花費大量時間和精力對所報項目成果進行查詢、登記、上報及統計，不但時效、精確度不高，對所有科研項目動態跟蹤以及智能分析更難以實現。高校科研管理信息系統建設和使用極大解決了科研管理存在的上述問題，極大提升了科研管理效率，可以說高校科研管理信息化是高校科研管理的一次質的飛越。

科研管理信息系統通過信息化手段統籌、整合科研管理數據，并通過大數據技術進行加工、分析，可以為高校管理層及時分析科研現狀、科學決策提供重要參考，同時信息化、網絡化手段的使用可以極大改善科研管理人員的工作環境，有效解決傳統手工管理模式下科研管理掌握進度難、統計難、分析難等問題。另一方面，科研管理信息系統的電子化、網絡化、信息化也極大方便了高校科研人員，不僅使研究者能及時了解各類別課題的申報時間、申報條件、評審結果，還可以隨時查詢經費的使用情況，及時準確上報科研成果，能夠極大方便科研人員對科研過程的把控。此外，科研管理系統的使用還將簡化科研管理工作流程，避免不必要的重復勞動。因此，建設有效管用、符合自身需求的科研管理信息系統成為當今高校信息化建設的一個重要課題。

2 藝術院校科研管理信息化建設存在的幾個傾向性問題

當前，不少綜合性大學基本都已具有較為成熟的科研管理信息系統，既有自行開發系統，也有通過購買企業成熟產品和服務進行建設，通過科研管理信息系統建設和使用，科研管理信息化水平得到了較快提高。但是，一些專科院校，特別藝術類院校的科研管理信息化建設仍處于起步階段，相關經驗缺乏，加之藝術院校自身專業特點，科研人才、科研方式、科研成果等與普通高校存在較大差異，如何快速推進有效管用的科研管理信息系統建設成為藝術院校科研管理部門和信息化部門共同關注的問題。

當前，藝術院校科研管理信息化建設要避免以下幾個傾向：一是科研管理信息化建設存在簡單化傾向。藝術院校一般規模較小，信息化部門人員較少，外包或購買成熟公司產品成為比較現實和經濟的選擇。但在項目推進過程中，如果相關科研管理部門和信息化部門沒有對本校科研管理現狀、存在的問題以及科研管理特點有較深入的調研、分析，就容易被外包公司或產品經理牽著鼻子走，最終采購或定制到的可能是“不適合”的系統產品，這些系統產品很可能最終被束之高閣。二是存在貪大求全的傾向，沒有做到具體問題具體分析。科研信息管理包括科研人才管理、科研組織管理、科研信息管理、科研成果管理、科研經費管理等方面，每種模塊還包括很多特定功能和內容。藝術院校在建設科研信息管理系統過程中，就需要從自身需求實際出發，找準功能定位，按照有效、管用的原則對外包方提出詳細、明確的需求，特別要解決藝術院校科研管理的實際問題，而不是貪大求全，形成浪費。三是存在孤立化的傾向。學校的科研管理涉及到學校財務、資產、人事等諸多環節，而高校內部的科研、財務、人事、資產等相關職能分屬于不同部門，各部門往往自行建立相應信息系統，數據孤島問題突出，以致不能有效共享相關信息的高校比比皆是。因此，藝術院校在科研管理信息化建設中要加強整體規劃，實現多部門信息共享，只有實現數據共享，才能真實有效地反映學校的整體科研情況，更好地為學校管理者決策提供服務。

3 藝術院校科研管理信息系統建設要有三種思維

藝術院校科研管理信息化建設是一個系統工程，在建設過程中除了要避免前文提到的幾個傾向性問題外，筆者認為在建設工作中還應該具有以下三種思維，且要貫穿在信息系統建設過程始終。

3.1 要有“特色”思維

所謂“特色”思維，概言之即借鑒成熟系統，兼顧學校特色。藝術類院校科研具有特殊性，作為具有較強專業性對系統功能有特殊要求的使用方，藝術院校科研管理系統的建設必須有別于綜合性高校“大而全”的建設和使用思路，而應探索出符合自身實際情況，系統設計簡潔且滿足工作要求的科研管理系統。相關科研管理部門和信息化部門要加強溝通配合，對本校科研管理現狀、問題以及科研管理特點開展深入調研，提出明確系統建設需求后再聯系有關技術公司進行開發建設，只有這樣，才能提升藝術院校科研管理信息化建設的針對性和有效性，確保信息系統建設不走形式，有效管用。

3.2 要有“大數據”思維

學校科研活動涉及科研人員（人）、科研經費（財）、設備設施（物）等方方面面的內容，學校管理者要全面掌握科研情況、進行科學決策，需要科研與財務、人事、資產等多個相關職能部門進行通力合作實現信息共享，才能為科學決策提供客觀、全面、準確的數據支持。這就要求學校在建設科研管理信息系統過程中，加強統籌謀劃，樹立全校“一盤棋”的思想，防止信息化建設過程中有關部門各自為政。學校信息化部門要把好技術標準關，特別是要統一數據標準，為將來學校智慧校園建設奠定良好的大數據基礎。另一方面，科研信息系統建設本身應該具備大數據分析的功能，為科研評估、立項決策等提供技術支撐。

圖1：特別功能模塊示意圖

3.3 要有“互聯網+”思維

互聯網作為20世紀最偉大的發明之一，把世界變成了“地球村”，深刻影響著人類的生產生活，而隨之而來的智能手機的廣泛使用形成的移動互聯網時代，更是顛覆了人們的傳統生活方式。隨著5G技術的到來以及移動終端的不斷升級完善，移動互聯網即將進入到5G時代，移動辦公是不可阻擋的趨勢。近年來，國家政府部門提出了“互聯網+政務服務”的戰略，簡化了工作流程，提升了政務效率，實現從“讓人跑腿”到“數據跑腿”的轉變，提高政務服務質量與實效。藝術院校科研管理信息系統建設也要樹立“互聯網+”思維，提升信息系統易用性和移動適應性，方便科研決策主體、科研主體以及科研管理主體的使用，提升工作效率。

4 藝術院校科研管理信息系統主要功能設計探索

如前文所述，藝術類院校科研具有自身特點，因此在科研管理信息系統功能設計上既要滿足一般性科研管理需求，還要盡可能滿足藝術院校科研特殊需要。系統模塊設計可以分為普通功能模塊和特別功能模塊兩部分。具體可以參考以下方案設計：

4.1 普通功能模塊

4.1.1 通用功能模塊

該模塊主要包括科研信息公告、制度文檔管理、系統權限管理等子模塊。科研管理人員可以在系統上發布有關科研信息、對相關科研制度、常用文檔進行維護更新，科研人員可以在系統上瀏覽學校學術動態、學術活動信息、科研項目信息，登錄用戶還可以對相關信息、制度、常用文檔進行查詢下載。科研管理人員可以根據人員的類別分別賦予不同的權限，并對權限進行動態維護管理。

4.1.2 科研項目管理模塊

藝術院校的科研項目主要有縱向項目、橫向項目和校內項目三種。在設計科研項目管理模塊時，可以按項目來源分成三個子模塊，其中，縱向和校內項目可以包括項目申報管理、變更管理、結項管理、綜合查詢等子模塊；橫向項目可以包括合同管理、分類管理等子模塊。科研人員可以在系統上申報科研項目信息、實時查詢到項目目前的進展情況、通過該模塊對項目進行修改編輯等操作、可在項目研究期限到期后提交結項材料，申請項目結項以及在系統內查詢本人科研項目的歷史情況。根據授權，科研管理人員可以查詢所有科研人員的科研項目情況。

4.1.3 科研項目經費管理模塊

該模塊包括經費申請、經費支出、經費查詢等子模塊。科研人員可以實時查看各項目經費的使用現狀，對科研經費的使用情況和進度進行監控，經費使用人和經費管理人均可隨時查看科研經費到賬、支出情況，科研負責人還可以實時查看科研經費的報銷情況。根據授權，科研管理人員可以查詢所有科研人員的科研經費使用情況。

4.1.4 科研組織和科研活動管理模塊

該模塊包括科研機構管理、科研人員管理以及學術會議、學術講座、學術交流等子模塊。科研管理人員可以對科研機構、科研人員模塊的內容進行增刪、修改，及時發布學術會議、學術講座、學術交流信息等。

4.2 特別功能模塊

科研成果是科研活動的最終目的，也是學校科研水平的最終體現。這里說指的“特別功能模塊”主要是指科研和藝術成果管理模塊，該模塊是藝術院校科研管理信息系統的核心，主要包括科研成果、藝術作品獲獎情況、藝術作品被采用情況以及學術交流情況等子模塊。如圖1所示。

科研成果子模塊主要包括論文著作類、藝術作品創作類、演出表演類等功能。比如，音樂類院校包括個人獨唱（奏）音樂會、參加大型演出活動以及創作的音樂作品在大型演出活動中參演的情況；藝術作品獲獎情況子模塊主要包括創作的音樂作品獲獎情況以及表演的節（劇）目獲獎情況，包括國際獎項、國內各級政府獎項、協會獎項以及校內獎項等的統計和管理；藝術作品被采用情況主要包括創作的音樂作品被采用（比如國家重大演出、活動采用）的情況的統計和管理。學術交流模塊包括科研人員被邀請參加各種學術講座、藝術指導等情況的統計和管理。

5 結語

規范科研行為、共享信息資源、提供科學決策已成為高校科研管理的努力方向，科研管理信息系統的建設和使用將極大提升高校科研管理信息化、現代化水平，為實現科研管理目標提供有力支撐。藝術院校要緊跟時代發展步伐，充分重視科研管理信息系統的建設、推廣使用，有關部門在建設過程中要深入調研院校特點，詳細分析需求，部門之間要加強溝通協調，通力合作，最終建成符合自身特色、有效管用的科研管理信息系統。