智能文件交換與跟蹤系統的實施

文/李偉

改革開放以來，我國的社會主義現代化建設取得了舉世矚目的成就，我國堅持以經濟建設為中心，已經成為了世界第二大經濟體，并且經濟發展規模仍然處于一種高速增長的階段。智能文件交換與跟蹤系統就是在傳統的文件管理方式基礎上的一次巨大改進，它是現代高新信息技術與大型企業實際經營情況有機結合產生的高效文件管理與跟蹤系統，處理效率比起之前的技術有了跨越式的提升。在一些規模較小的企業中可能表現不是特別明顯，但是在大型企業中，海量的文件處理足以給日常辦公帶來巨大的壓力，這種時候就可以體現出智能文件交換與跟蹤系統在文件處理方面的優越性。

1 傳統管理方式存在的問題

在如今的大型企業中，還在延用傳統的文件管理方式，這種管理方式已經相對成熟，但是其在實際應用的過程中仍然存在一些問題，包括信息缺乏共享、工作效率低等等，這在很大的程度上影響了企業的正常運作和快速發展，下文就著重分析傳統管理方式存在的問題。

1.1 信息缺乏共享

傳統的企業中各個部門中負責文件處理員工之間缺乏溝通，幾乎可以說成是一座座信息孤島，很多員工在長期的實踐過程中總結出了許多優秀的文件處理經驗，但是這些寶貴的經驗只是在本部門的幾個員工之中流傳，并沒有在數個部門之中形成有效的溝通，這種貧乏的信息共享使得文件管理水平在很長一段時間內沒有得到實質性的提升。

1.2 重復勞動，效率低下

在傳統的企業文件管理過程中，往往涉及到許多文件流轉的步驟，在每一份文件借進借出時，該文件的負責人員都要在各式各樣的登記簿中登記諸如借進/出者、借進/出時間、借進/出日期等信息，而且這些信息還大都是重復性的內容，當一份文件需要在多個部門進行流轉時，這個現象及更加嚴重，可以說極大地拖累了辦公速度，而這些步驟完全是可以在新型的管理模式中被替代掉的。

1.3 流轉不透明

傳統的文件管理方式中還有一個很大的弊端就是部分文件的流轉過程是不透明的，凡是不透明的過程就會給管理帶來很大的困難，因此這也是我們在管理改進過程中要極力避免的情況之一，過程不透明就意味著流轉的文件無法追蹤，一旦出現文件的損害或者丟失時，過錯將無法彌補和追責。

1.4 缺乏規范，容易出錯

很多企業的領導層面并沒有很重視文件的管理的相關方面，還存在部分領導認為這是一種可有可無的體系，對其沒有十分重視，這也就造成了整個文件管理過程中缺乏規范。沒有科學的標準與規范可以遵循，使得大部分文件管理方面的員工在處理文件事項的時候都是依據自己的習慣和喜好行事，這樣做固然簡單，可能略去一些繁文縟節，但是不可避免地會出現在一些錯誤，為后續工作的開展造成了障礙。

2 智能文件交換與跟蹤系統的實用功能

上文已經分析了傳統管理方式存在的問題，為了確保大型企業的快速發展，充分的應用智能文件交換與跟蹤系統是很有必要的，下文就分析該系統的特點和功能。

2.1 收文管理準確高效

在現在的科技發展狀態下，很多信息技術已經能夠在辦公中得到廣泛的應用了，二維碼就是一個非常適合在智能文件交換與跟蹤系統之中應用的高新技術手段。二維碼制作簡單，成本低廉，只要為管理的文件創造出其獨有的二維碼，將其粘貼在需要管理的文件表面，在收取文件的時候就可以省去很多繁雜的手續和手寫工作。收件人員只需要將自己部門的掃描裝置放在文件的二維碼之上，就可以輕松地實現文件的收取程序，再也不用在一份份的紙質工作簿中手寫很多該文件的相關信息，這樣辦公既準確由高效，極大地解放路人力物力，還避免了錯誤的出現或者文件的積壓。

2.2 發文管理信息共享

在以往的文件流轉過程中，工作人員每發送出去一份文件，都要在專門的信息記錄本上登記該文件的相關信息、操作時間、文件數量等，最后還要簽字并留存，作為自己已經將該文件發送出去的證據。每日的發送文件已經是比較繁重的任務了，還要再做很多文字工作，給工作人員加重了負擔，在使用諸如二維碼的智能文件交換與跟蹤系統之后，不僅能夠節省很多重復的文字工作，還能夠實現智能的發文信息共享，不僅高效，而且幾乎不會發生失誤。

2.3 文件管理統一規范

智能文件交換與跟蹤系統的實施過程中，一個重大的利好就是可以建立起一個完整的文件管理方案，這樣就可以從根本上杜絕錯誤出現的機會。所謂的智能文件管理涉及到許多方面，因此在實施之前，必須要設立一種科學而又合理的管理規范，后續的一切操作都應單在這個規范的框架之內進行，這樣不僅能夠大大減少錯誤出現的可能，還為智能文件交換和跟蹤系統的實施鋪平了道路。

3 智能文件交換與跟蹤系統的現實作用

我們將從以下幾個方面闡述智能文件交換與跟蹤系統的現實作用：

（1）收信管理全程處于監測之中，整個流程得以透明化，這就給文件的后續管理留下了很大的操作空間，當出現文件損壞或者丟失時，還能夠迅速找到發生問題的環節并進行追責。

（2）發信管理實現了統一分發，每一條發出去的消息上都附有二維碼這種信息條碼，當發信部門需要向其他部門派發信息時，每一份出手的文件都會留下記錄，而且大量文件能夠在幾乎沒有紕漏的情況下實現統一發放。

（3）專送信件管理實現了信件直達，在大型企業之中，常常會有一些信件需要專門送達，在智能操作系統的基礎上可以實現信件直達。

（4）能夠有效的實現機要局的收發管理成為轉項操作，再機要局受到相應的條碼之后，需要將相應的信息投入到具體的單位信箱之中，這個過程需要對信件進行登記并且分揀，然后將信件對應的條碼投入到代收信箱之中，這就完成了整個信件的簽收、登記以及分發過程。

（5）內部交換信件管理達到了簽收的準確性和便攜性。在企業內部，對信件的交換有下面兩者不同的處理方法：第一種是在網絡的環境下，在用戶發信之前需要在公文管理子系統中登記相應的信息和條碼。然后通過收發室進行信件的交換及條碼的掃描，最后即可實現信件的簽收，有效的提高準確性。第二種是在非網絡的環境種，分戶單位用戶需要在收發管理系統種進行信件信息的登記，然后系統會打印相應的清單，其中包含相應的二維碼，根據這二維條碼就可以提高信息的便攜性。總的來說，利用智能文件交換與跟蹤系統能有效的提高企業文件信息的傳輸效率，同時確保信息傳輸的安全，對企業的正常運作有很大的幫助。

4 結語

21世紀初加入世界貿易組織之后，我國的經濟發展更加走向世界，許多企業在與世界上強大的同行業企業碰撞中不斷創新，走出了一條康莊大道。但是隨著企業規模的增加，部分企業的管理水平并沒有得到相應的提升，這就在一定程度上拖累了企業的發展。隨著經濟的發展與科技的進步，世界已經進入了信息化時代，計算機信息技術已經滲透在了生活與工作之中的各個方面，為人們帶來了很多的便利。在智能文件交換與跟蹤系統在大型企業中得到了實際的應用之后，我們可以看到整個企業的辦公流程變得更加簡潔，也更加高效，受到了企業的好評，大大改善了辦公環境，促進了集團公司辦公自動化的進一步發展。