論人事檔案數字化管理的重要性

王廷梅

針對基層醫療機構而言，人事檔案是人事管理等有關部門按照國家和黨的政策，在工作中形成的記載本機構全體醫務人員學習及工作經歷、德能勤績綜合情況、工資待遇等內容的文件材料，是反映其個人成長歷史的憑證和依據，是本機構人力資源管理與開發的重要依據。人力資源管理與開發工作作為基層醫療機構運營管理的核心內容，人事檔案管理在此管理體系中發揮著關鍵性作用。隨著醫療行業的快速發展，基層醫療機構運營規模逐漸擴充，人事檔案管理內容日漸繁瑣。為了提升人事檔案管理效率，很多基層醫療機構開始把數字化技術運用其中。通過數字化技術，可以有效提高人事檔案管理水平，實現醫療機構現有人力資源的科學分配，便于基層醫療機構管理的合理性和規范性，對基層醫療機構穩定發展有著現實性意義。

一、人事檔案數字化管理的重要性

1.提升檔案管理應用時間。近年，在參與人事檔案清理核查工作中發現，現有的檔案材料多為紙質檔案，經過長時間的翻閱，部分檔案材料出現紙張變黃、字跡褪變模糊、破損、丟失等現象，給檔案信息全面性和精準性帶來直接影響。而在數字化背景下，通過采用電子信息技術，可以在掃描儀器的輔助下，將傳統的紙質人事檔案信息掃描上傳后形成電子檔案儲存在電腦中，讓人事檔案信息長時間保存。

2.提升檔案信息應用效率。在人事檔案管理過程中，通過數字化信息技術應用，可以有效提升檔案信息保存量。過去想要相關的人事檔案信息要在紙質檔案中慢慢查找，在人事檔案數字化管理應用過程中，通過搜索、查找關鍵詞，可以及時準確地找出所需的人事檔案信息。和傳統紙質檔案進行比較，能夠快速、精準地找出所需數據，隨用隨看，查詢起來更方便快捷，有效節省檔案搜索時間，從而也降低了檔案管理人員的工作強度，提高人事檔案管理效率和水平。

3.增加人事檔案信息保密性。和傳統紙質人事檔案進行比較，通過把數字化信息技術應用到人事檔案管理工作中，可以把重要的人事檔案信息保存在硬盤中，并且對人事檔案信息進行加密保存，有效提高了人事檔案的保密性，并且保證人事檔案信息整體安全。

二、當前基層醫療機構人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理方式滯后。在當前信息技術水平全面提升的環境下，人事檔案管理過程中，對數字化和信息化的要求隨之升高。現階段，基層醫療機構在開展人事檔案管理工作時，僅僅采用計算機進行人事檔案信息的錄入保存，計算機應用效率有待提升，沒有配備專業化的檔案管理人員，對人事檔案管理缺少現代化管理技術和對策。除此之外，人事體系改革進程的加快，人事檔案管理方式或多或少存在一些滯后性。

2.人事檔案管理人員匱乏。基層醫療機構人事檔案管理知識存在較強的專業性和技術性，在開展人事檔案信息采集、處理和應用中，對管理人員工作要求比較嚴格，要求檔案管理人員掌握充足的檔案管理技能和知識。而大多基層醫療機構對人事檔案管理認識水平不高，所用的管理人員并非專業的檔案管理人才，所以，其掌握的檔案管理知識比較少。而且大部分檔案管理人員計算機操作能力比較弱，缺少對電子文件歸檔和電子檔案管理等現代化技術操作技能。

3.人事檔案管理意識淡薄。醫療服務作為基層醫療機構核心內容，大部分基層醫療機構把重心放置在醫療水平的提升和服務上，對人事檔案管理工作關注力度不強，人事檔案管理意識比較淡薄。對科室人員專業培訓及績效考核過程中，沒有及時進行相關信息歸檔，缺少對個人業務能力補充和考核，讓人事檔案信息缺少全面性和精準性。對材料陳舊的人事檔案信息沒有及時核查，對檔案信息不完善的內容沒有及時補充，使得人事檔案管理比較混亂，造成部分人事檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性。

三、加強基層醫療機構數字化人事檔案管理的優化對策

1.強化人事檔案管理思想意識。每一份人事檔案都能客觀、全面地反映一個人各方各面的狀況，個人身份認定、合同簽證、職稱評聘、工資待遇調整及兌現、干部人才選撥、退休辦理等，都需要個人檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，以保障個人的切身利益不受到損害。各機構利用人事檔案也能夠進一步了解各員工的信息，及時發現人才，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，把人才配置到最能發揮其作用和特長的部門和崗位，揚長避短，充分發揮人才效力，更好地為當地老百姓提供優質服務。因此，基層醫療機構必須不斷增強人事檔案管理思想意識，對人事檔案和人事檔案工作的重要作用有了正確的認識，才是做好人事檔案管理工作的關鍵。

2.加強專業設備和人才投放。硬件設備作為數字化人事檔案管理的核心設備，所以基層醫療機構需要全面建設專用檔案部門，并設定機房，把現代化檔案管理設備運用其中，例如計算機、速印機等。在人才方面，注重引進人事檔案管理專業人才，同時定期開展信息技術培訓，把信息技術應用到基層醫療機構人事檔案管理活動中，從而保證基層醫療機構人事檔案數字化管理工作順利進行，提升電子檔案應用水平。由于電子檔案需要做到實時更新，對個人檔案內容定期修改和補充，保證人事檔案信息的完善性和全面性，提升基層醫療機構人事檔案應用水平。結合當前情況來說，大部分考核內容不便人們了解，數字化電子檔案使其更加公開和透明，可以讓考核工作真正做到規范、公平，真實的將每個人員工作情況進行展現，保證基層醫療機構人事檔案信息的真實性和精準性。

3.提升人事檔案管理人員素養。在當前信息技術快速發展的環境下，把數字化技術應用到基層醫療機構人事檔案管理工作中，對實施人事檔案管理發揮著重要作用。然而，在信息化環境下，提升基層醫療機構人事檔案管理人員的綜合水平和素養，是提升人事檔案管理效率的重要因素。所以，需要強化信息管理理念，提升基層醫療機構對人事檔案管理團隊的構建，提高人事檔案管理人員專業水平和能力，強化其職責意識，掌握更多專業知識，讓人事檔案管理人員可以熟練的操作各種現代化設備，更好的從事基層醫療機構人事檔案管理工作。在提升基層醫療機構人事檔案管理水平的同時，引導基層醫療機構人事檔案管理工作穩定發展。

4.建立電子版的人事檔案。隨著信息化時代的來臨，基層醫療機構給人事檔案管理提出了嚴格要求。為了更好滿足時代發展需求，需要基層醫療機構建設電子版人事檔案。首先，加強相關人員信息數據真核和分析，通過計算機技術把人事檔案信息傳遞到計算機系統中，這樣不但可以減少書寫錯誤現象，同時還能讓人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息過程中，需要搜索指定信息，通過打印機進行信息打印，消耗的時間比較短。再其次，在傳統理念中，檔案管理核心內容在于建設檔案室，而電子信息檔案建設以后，信息保存直接在計算機系統中實現，有效的節省空間，保證人事檔案信息的保密性。最后，通過對基層醫療機構相關骨干信息錄入，并定期更新個人檔案信息，通過和區域網連接，可以真實展現出基層醫療機構骨干人員工作情況，便于對骨干選拔提供條件。

5.加強安全防護工作。數字化技術在基層醫療機構人事檔案管理中應用，即便給基層醫療機構人事檔案管理提供了諸多便利，同時也會面臨各種網絡安全問題，例如系統遭受病毒入侵、IP地址的更改、軟件漏洞等，這些現象出現，將會給無法人員竊取重要信息提供條件。所以，基層醫療機構人事檔案管理在應用數字化技術過程中，需要強化人事檔案管理人員安全意識，提升網絡安全防患意識，通過設定防火墻、安裝殺毒軟件等，實現計算機安全防護。并且，針對重要人事檔案信息，需要采用加密管理方式，在對相關數據傳遞過程中，采用加密方式，保證文件傳遞的安全性。例如應用指紋技術，只有在管理人員的引導下，通過指紋識別系統實現人事檔案信息查詢和應用，提升人事檔案管理信息錄入的真實性和精準性，保證提供真實有效的人事信息，提升人事檔案信息應用效率。

四、結束語

總而言之，隨著信息化時代來臨，信息技術普及和應用，在基層醫療機構運營發展中，人事檔案管理朝著數字化趨勢發展成為必然需求。和傳統人事檔案管理方式進行比較，數字化人事檔案管理更具明顯優勢，不但能夠有效減少人力資源、物力資源投放，同時也能促進人事檔案管理水平和效率的提高。所以，相關部門需要給予人事檔案數字化管理高度關注，并明確數字化技術在人事檔案管理中發揮的作用，把數字化技術合理運用到人事檔案管理活動中，全面提高人事檔案管理水平，給基層醫療機構穩定發展提供保障。

（作者單位：會理縣鹿廠中心衛生院）