淺談新形勢下高中學籍檔案管理

朱愛卿

【摘要】學籍檔案是高中檔案管理中非常重要的組成部分，學籍檔案是學生學習和社會實踐等歷史活動的真實記錄，對高中生而言，是一份非常重要的信息資源，是錄用學校或單位了解學生的重要依據(jù)。高中學校做好學籍檔案管理工作是非常重要的。本文主要闡述了高中學籍檔案管理的意義、特點、管理方法和流程，分析了新形勢下高中學籍檔案管理中存在的問題，并提出加強高中學籍檔案管理的措施。

【關鍵詞】新形勢;高中學籍檔案;管理

隨著教育改革的深入推進，很多高中學校擴大了招生規(guī)模，增加了學籍檔案管理的工作量，為檔案管理人員提出了更高要求。新形勢下檔案管理人員要盡快轉變觀念，不斷創(chuàng)新工作方法，提升學籍檔案管理工作效率。只有這樣，才能做好學籍檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，并發(fā)揮其應有的作用。

一、高中學籍檔案管理的特點和意義

（一）高中學籍檔案管理工作的特點。高中學籍檔案管理工作主要有幾個特征：一是私密性。學籍檔案記錄了學生的個人情況，這些都是屬于個人隱私，包括學生的姓名、照片、出生日期、家庭情況、在校的各項成績以及教師的評語等，這些信息在一定范圍內(nèi)是需要保密的，違背了私密性原則，將會造成不必要的麻煩。二是分散性。學籍檔案涉及學校的多個部門，較為分散，同時學籍檔案的材料形成需要經(jīng)歷高中三年的時間。三是豐富性。學籍檔案的內(nèi)容十分豐富，不僅包括了學生個人的基本信息，還包括了學生在校期間的各種表現(xiàn)，其中有入學成績單、入學通知書;學生成績登記冊;以及升學、轉學、休學、復學的各種審批材料;學生評價、在校期間獲得的各種獎勵和受到的處罰，學生加入團、黨組織的材料等。四是變動性。學籍檔案形成的時間較長，學生在長時間內(nèi)可能會發(fā)生學籍的變動，例如學生通過補考取得了合格的成績，接受處分到取消處分，或者是學生的轉學等，在學籍檔案形成過程中，學生所發(fā)生的變化都要做好相應的記錄，以便能夠及時反映學生的學籍情況。五是頻繁性。學籍檔案是學校檔案中使用最頻繁的，學生在報考大學、證書丟失或是出國等，都需要用到學籍檔案。由于檔案的私密性，且利用頻繁，因此，做好學籍檔案管理是非常重要的。

（二）新形勢下高中學籍檔案管理的意義。高中學籍檔案通常包含學生信息登記表、個人學習情況等內(nèi)容，通過成績單可以反映出學生德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展。學籍檔案是學生檔案的原始憑證，在學生檔案中占有非常重要的地位，為教育部門給學生頒發(fā)畢業(yè)證書提供準確的依據(jù)。因此，學校要做好學籍檔案的管理工作，將相關的檔案信息進行分類整理，確保檔案的真實性和完整性，方便后期的使用。

二、高中學籍檔案管理的方法和流程

（一）學籍檔案管理的方法。學籍檔案管理是采用文件統(tǒng)一歸檔的辦法來進行管理的，歸檔文件目錄是由不同的條目按照一定的排序方式排列而成的。根據(jù)文件的內(nèi)容和形式獲取相應的條目。目錄主要囊括了文件的主要內(nèi)容，概括了文件的特征，在查詢時通過目錄檢索可以檢索到相應的文件，因此，必須要保證歸檔文件和條目之間一一對應，如果不能保證條目和歸檔文件，在檢索過程中出現(xiàn)誤差，將會使學籍檔案的利用變得較為困難。學籍檔案包括學生的基本情況、入學成績、在校成績和學籍變更等一系列信息，其中還會涉及一些文字說明，文字說明的內(nèi)容要求和學籍管理條例相對應。學籍檔案中的一些原始數(shù)據(jù)都會采用學校統(tǒng)一制定的表格來進行填寫，表格填寫都需要有相關的表格說明書，并且統(tǒng)一使用規(guī)范化的填寫格式，做好學籍檔案歸檔管理的前期準備工作。學籍檔案包含的項目內(nèi)容都必須要有嚴格編制和填寫要求，即使有的地方?jīng)]有內(nèi)容，也要做好相關的標記，當作空白頁保存，在填寫的過程中要確保不遺留任何項目和內(nèi)容，對于每一項數(shù)據(jù)材料，都要做到規(guī)范有序，不能隨意處理，要保證日后隨時可查，及時調(diào)用，使學籍檔案發(fā)揮最大的價值。

（二）學籍檔案管理的流程。學籍檔案管理的流程包含收集、保管、整理和歸檔四個環(huán)節(jié)。檔案資料的收集是檔案管理的基礎性工作，做好檔案管理的收集工作，要注意原始數(shù)據(jù)和資料的積累，將原始的數(shù)據(jù)和資料都納入日常記錄管理中。學籍檔案的形成需要經(jīng)歷較長的時間，因而文件之間必須有一定的時間聯(lián)系。一份完整的學籍檔案必須要有明確的起止時間，以學生的入學時間為起點、畢業(yè)離校時間為終點，學籍的形成是以時間來推進的。學籍歸檔的范圍是學生整個在校期間學業(yè)的真實情況，并以文字的形式記錄了下來，學生每個學期的成績或獎懲記錄都被留存了下來。學籍的保管工作是將其中歸檔的文件按照學籍檔案管理的要求進行統(tǒng)一的保管。對所有的歸檔文件按照一定的順序進行加工和整理，將相關聯(lián)的文件排列在一起，遵循正文材料在前、附件在后的形式，并依次編號，實現(xiàn)文章之間的連接，使檔案文件更加清晰。

三、新形勢下高中學籍檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的正確認識。隨著計算機技術的發(fā)展，在檔案管理中開始逐漸使用計算機網(wǎng)絡技術，而目前在高中學籍檔案管理中由于數(shù)字應用化模式較為復雜，導致學籍檔案管理水平?jīng)]有得到有效的提升。部分高中學校領導沒有正確認識到電子學籍檔案管理的重要性，認為電子學籍檔案管理僅是利用計算機錄入相關的學籍數(shù)據(jù)，而忽視了電子學籍檔案管理軟件系統(tǒng)的應用，難以使電子學籍檔案發(fā)揮它真正的價值，另外，由于在錄入時信息的缺少，導致在進行文件檢索時，顯示檔案信息不全，難以實現(xiàn)高效的檢索、查詢。

（二）檔案管理制度不完善。高中學籍管理涉及很多的方面，其中檔案室、教務處、招生辦和學生處等部門都會形成學生的學籍信息，但是并沒有哪個部門是學籍檔案管理的專屬部門。沒有完善的管理制度來規(guī)范檔案管理的工作，使檔案管理工作遇到一定的阻礙，造成檔案管理工作難度的增加。

（三）檔案管理系統(tǒng)平臺不完善、利用率低。高中學籍檔案管理平臺系統(tǒng)還處于不完善的狀態(tài)，其中仍存在很多的問題，例如，錄入信息的流程、步驟過于繁瑣、所錄入的內(nèi)容無法進行修改、權限劃分不明顯等系統(tǒng)的問題使高中學籍檔案管理工作效率低下。其次，在學籍檔案的利用率較低，沒有統(tǒng)一的錄入和管理標準，導致出現(xiàn)資源浪費的現(xiàn)象。同時，一些信息過程中，出現(xiàn)重復管理，不僅是資料的浪費，還將會產(chǎn)生很多重復勞動。

（四）缺乏專業(yè)性學籍檔案管理人才。如今高中學籍檔案管理已經(jīng)進入電子化管理狀態(tài)，電子化學籍檔案管理要求管理人員具有較好的信息管理技術，但是由于學校領導不重視學籍檔案管理的人才儲備，缺乏專業(yè)的信息化管理人才，現(xiàn)有的學籍管理人員由于計算機水平不高，且沒有掌握電子檔案管理的技術，造成錄入學籍信息的速度較慢，管理效率低下的問題。另外，沒有健全的培訓體系，學籍檔案管理人員變動較為頻繁，對于一些重要的學籍信息、人員溝通交流不順暢，信息采集工作不夠全面，電子檔案無法發(fā)揮有效性。

四、加強高中學籍檔案管理的策略

（一）加強對學籍檔案管理的認識。提升學籍檔案管理水平，需要加強對學籍檔案管理的認識：首先，學校領導要認識到學籍檔案管理的重要性，在學校范圍內(nèi)宣傳《檔案法》，使學籍檔案管理工作有章可循，要求檔案管理人員根據(jù)《檔案法》的相關要求將檔案管理工作落實在具體的工作當中，保證學籍檔案的完整性。其次，學校要增加在學籍檔案管理方面的資金投入，結合學校的具體情況，為學籍檔案管理配置相應的軟硬件設施，還要建立專門的學籍檔案管理室，統(tǒng)一將學籍檔案放置到一起，并且要做好相關的防火、防潮等措施，為學籍檔案管理營造良好的外部環(huán)境。最后，學校要大力引進現(xiàn)代化學籍檔案管理技術，實現(xiàn)學籍檔案管理的信息化。

（二）建立健全檔案管理制度。高中學籍檔案管理不僅要做好學籍檔案管理工作，還要進行相關學籍資料的收集、保管和歸檔工作，所涉及的內(nèi)容非常廣泛，且較為復雜，使學籍檔案管理工作存在一定的困難。為此，學校需要建立健全學籍檔案管理制度，使學籍檔案管理工作更加規(guī)范化、統(tǒng)一化。學校需要從自身具體情況出發(fā)，將學籍檔案的收集、保管、整理和歸檔等工作標準統(tǒng)一起來，這樣使學籍檔案管理工作更加容易進行。檔案人員在收集檔案資料的過程中要嚴格要求收集有用的信息，并進行分類整理，避免出現(xiàn)遺留。學籍的歸檔要按照一定的順序，在歸檔之后，管理人員還要做好定期的檢查工作，在保管過程中發(fā)現(xiàn)任何問題都要及時解決。對于有變動的學籍檔案要進行相應的調(diào)整，保持學籍檔案的實效性。

（三）充分利用現(xiàn)代化信息技術。過去高中學籍檔案管理都是統(tǒng)一采用紙質(zhì)檔案的形式，紙質(zhì)檔案不僅所占空間較大，而且在保管的過程中容易造成一定的損害，必須要保證存放區(qū)域保持干燥、通風的狀態(tài)，否則紙質(zhì)檔案容易受潮或遭受蟲咬等，而出現(xiàn)檔案無法使用的情況。這種管理方法不僅效率低下，而且會浪費大量的人力物力。因此，為了提升高中學籍檔案管理的水平，需要充分利用現(xiàn)代化信息技術，改善管理方法，充分利用信息資源，提升管理效率。學校需要充分引起新的技術和設備，提升學籍管理人員的專業(yè)性，將學籍信息準確無誤地錄入到計算機中，同時，學校要利用先進的檢索技術，為其提供自動檢索的功能，讓使用者能夠快速查詢到檔案信息，提高檔案的使用效率。另外，學籍檔案管理工作還需要和學校基礎工作進行有效的結合，利用學籍檔案信息為學校教學提供信息資料。

（四）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平。高中學籍檔案管理涉及的內(nèi)容較多、工作量大，這給學籍檔案管理人員帶了挑戰(zhàn)。為了提升學籍檔案管理的水平，學校要加強學籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平，加大對學籍管理人員的培訓工作，讓他們了解學籍檔案管理的先進技術和方法，學會使用計算機技術、網(wǎng)絡技術，提升檔案管理的效率，減輕自身的工作量。同時，對學籍檔案管理人員要進行明確的分工，明確管理人員的工作范圍，使其做到術業(yè)有專攻，做好自己范圍內(nèi)的工作，并將責任落實到相應的管理人員身上，對于自己職責范圍內(nèi)的問題要及時處理，通過獎懲措施，對工作表現(xiàn)突出的檔案管理人員要進行相應的獎勵，充分激發(fā)出檔案管理人員的工作熱情，使檔案管理工作順利開展。

五、結語

高中學籍檔案管理具有一定的私密性，利用率較高，而且學籍檔案是學生報考大學的重要依據(jù)，高中學校做好學籍檔案管理工作是非常重要的，但是由于學籍的形成需要歷經(jīng)高中三年的時間，學籍管理工作較為困難且復雜。因此，在高中學籍檔案管理中應用現(xiàn)代化技術是十分有必要的，通過現(xiàn)代化技術不僅可以提升學籍管理人員的效率，還能提高學籍的利用率，通過自動檢索技術可以快速查找到所需要的檔案信息。在檔案管理中要不斷改進管理手段，提升檔案管理的水平。

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