醫(yī)院綜合檔案信息化建設的應用及體會

劉艷軍

【摘要】本文對如何建設醫(yī)院綜合檔案信息化平臺進行了問題及優(yōu)勢分析。通過研究發(fā)現(xiàn)，綜合檔案信息化為醫(yī)院檔案管理提供了便利，有助于醫(yī)院服務水平的不斷提高，也方便了查閱。我們應加強醫(yī)院綜合檔案信息化建設，從而優(yōu)化醫(yī)院的信息資源，提高醫(yī)院的管理能力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院綜合檔案;信息化建設;計算機;管理

檔案的信息化管理是憑借計算機網(wǎng)絡平臺而建立起來的，通過將檔案數(shù)據(jù)信息化，而達到檔案管理的目的。通過檔案信息化應用模式的研究，解決了許多相關(guān)數(shù)據(jù)問題。但是，還有很多醫(yī)院的檔案信息化建設存在著不同程度的問題。如：檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力不夠、法律維護不完善等，這些問題都嚴重影響著數(shù)據(jù)信息化建設的發(fā)展。因此，本文研究了如何實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化建設，并將研究結(jié)果匯報如下。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中存在的問題

在建設醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)時需要建設一個良好的信息化辦公環(huán)境，檔案管理信息化的建設可以通過信息化平臺為醫(yī)院相關(guān)部門提供所需要的檔案信息，方便查閱，并設置查閱權(quán)限，以免信息泄露。同時，建立醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)還有一個優(yōu)點就是將信息資源優(yōu)化，提高了醫(yī)院的管理能力。但在建設過程中也需要不同部門的協(xié)同合作，才能順利完成檔案管理信息化建設。問題常出現(xiàn)以下幾方面：

（一）醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)維護過程存在問題。建設完成投入使用后，如果不能夠及時維護平臺，會對醫(yī)院的檔案管理產(chǎn)生一定的影響。所以，為了維護一個良好的信息化管理環(huán)境，需要我們相關(guān)技術(shù)人員定期對信息化管理平臺進行檢查和維護。同時，醫(yī)院檔案信息化建設也需要各個部門的積極主動配合，及時提供相關(guān)數(shù)據(jù)才能得到真正的完善，所以，應提高部門的協(xié)作能力。

（二）部門分工問題。在常規(guī)的紙質(zhì)版檔案管理中，對檔案的管理主要分成兩個步驟：1.對文件進行接收和下發(fā)，不涉及檔案的長期保存問題，即屬于文件管理部門。2.主要是以檔案的長期保存為主，并對檔案進行定期的檢查和歸檔，方便讀者查看，即屬于檔案管理部門。但并不是所有的檔案管理人員均了解檔案的性質(zhì)，將檔案按照規(guī)定分類保存，造成了查找困難等問題，兩個部門并不能完整管理好每一份檔案。

（三）管理人員自身技術(shù)水平不足問題。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，這就需要電子設備做技術(shù)支持，傳統(tǒng)的檔案管理方法不適用于新的信息化檔案管理系統(tǒng)。并且，我國有關(guān)于電子文件在整理過程中需要遵守的法律法規(guī)，需要合乎國家規(guī)定，保證數(shù)據(jù)的完整性、保密性和安全性等，這就提高了對管理人員的管理水平要求。但是，實際上許多醫(yī)院都注重對醫(yī)療人才的培養(yǎng)，而管理人員沒有受到足夠的重視，導致管理人員的檔案管理水平不能滿足數(shù)字化管理的需求。

二、綜合檔案信息化在醫(yī)院管理中的應用

（一）數(shù)據(jù)管理信息化。檔案信息化管理的基本應用是數(shù)據(jù)管理信息化。這就需要我們將所有相關(guān)信息變成數(shù)據(jù)儲存在信息化管理平臺中，便于后續(xù)的管理和使用。而實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理信息化需要相關(guān)硬件設施支持，如：局域網(wǎng)、計算機設備等相應管理系統(tǒng)，才能建設一個完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡。另外，建設檔案信息化管理平臺離不開技術(shù)部門的支持，當數(shù)據(jù)平臺出現(xiàn)問題時，則需要數(shù)據(jù)部門的良好配合才能將數(shù)據(jù)損失降到最低，并及時做好數(shù)據(jù)備份工作。

（二）工作方式信息化。工作方式信息化是實現(xiàn)檔案信息化管理重要的一步，這就意味著相關(guān)工作人員需要開展信息化的工作方式。最初，醫(yī)院的檔案管理人員主要使用手工管理方式管理數(shù)據(jù)信息，這種方式最大的缺點是誤差較大，可能不利于檔案的完整性保存。并且，需要查閱數(shù)據(jù)時比較困難。但是，如果使用信息化管理工作方式，醫(yī)院的檔案信息會被有序、完整的分類記錄下來，也便于讀者查閱。同時，信息化管理平臺也方便了管理人員后續(xù)的數(shù)據(jù)管理工作。

（三）信息檢索信息化。信息檢索是檔案信息管理工作中重要的一項應用。我們可以通過檢索信息化，更快、更精確地獲得檔案數(shù)據(jù)并加以處理，為資源的獲取提供了諸多便利。但是，對于信息檢索我們也應該加以管制，以免造成數(shù)據(jù)信息的流失。這就需要我們制定相關(guān)管理制度，明確信息管理權(quán)限，對于不同級別的信息要加以管制，防止不法分子損害醫(yī)院的利益。

（四）安全管理信息化。檔案管理是一項重要而機密的工作，在管理過程中，既要保證數(shù)據(jù)的原始性，還要保證數(shù)據(jù)的安全。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，部分黑客可以通過網(wǎng)絡對我們的信息平臺進行數(shù)據(jù)竊取，給醫(yī)院帶來損失。這就要求我們要加強對檔案管理的安全工作，提高技術(shù)管理水平，優(yōu)化管理流程，從而推動檔案信息化的發(fā)展。

三、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理改善措施

（一）明確數(shù)字化檔案管理的重要性。首先，醫(yī)院應重視檔案管理信息化的建設，為其提供專業(yè)的人才，需要將醫(yī)院的數(shù)字化管理與醫(yī)院的發(fā)展相結(jié)合，與時俱進，保證管理人員的管理技術(shù)水平。需要醫(yī)院對相關(guān)管理人員進行專業(yè)的培訓，提高管理人員對數(shù)字化管理的認知，摒棄傳統(tǒng)的管理方法，尋找適應新時代先進的數(shù)字檔案管理方法。

（二）完善醫(yī)院信息平臺。在如今快速發(fā)展的社會，信息化建設帶來的便利已經(jīng)深入到我們生活的各個方面，而改變?nèi)藗兩盍晳T的互聯(lián)網(wǎng)平臺，不僅為各大行業(yè)提供了更廣闊的交流平臺，還提高了工人們的工作效率。所以，在互聯(lián)網(wǎng)普及的時代，醫(yī)院應與時俱進，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，合理分配各個部門的職責和功能，明確數(shù)字化檔案管理工作的重要性和必要性。通過構(gòu)建檔案信息化平臺，可以將醫(yī)院的檔案信息快速、準確地在內(nèi)部進行分享，方便醫(yī)生更準確地作出診斷。所以，信息化檔案管理有助于提高各個部門的工作效率，部門之間互相監(jiān)督，從而調(diào)動大家的工作積極性。另一方面，數(shù)字化檔案管理還節(jié)約了紙張的使用，為環(huán)境保護作出了一定的貢獻。

（三）完善數(shù)字化檔案管理科學化標準。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，最大的不同點是需要定期對電子設備進行維護和更新，從而保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性，防止丟失。因此，數(shù)字化管理需要制定科學的管理規(guī)定，使管理人員嚴格遵照規(guī)章制度，進行檔案的管理工作。數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設需要各個部門的配合，所以，應合理有效地對各個部門進行任務規(guī)劃，明確職責范圍，保證檔案數(shù)字信息化平臺的順利建設，也便于信息系統(tǒng)的有序操作。

（四）強化數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)。數(shù)字化信息檔案管理還需要管理人員熟悉電子設備的硬件以及軟件上的一些操作，這就需要檔案管理人員具備一定的計算機專業(yè)水平，才能勝任檔案管理工作。因此，我院應該加強對管理人員專業(yè)技能的培訓，提高管理人員的實操技術(shù)水平和理論知識，以保證檔案在管理過程中的安全性和完整性。

（五）健全數(shù)字化綜合檔案管理的硬件需求。建設一個完整的數(shù)字化檔案信息管理平臺，需要專業(yè)的計算機硬件作為技術(shù)支持平臺，從而對檔案進行合理、有序的歸檔和保存。隨著科學技術(shù)的迅速發(fā)展，為了追隨信息時代發(fā)展的腳步，醫(yī)院還應該定期對計算機硬件設備進行更新和維護，保證計算機硬件設備的先進和安全，從而適應數(shù)字化檔案信心管理的工作。

四、綜合檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的作用

（一）綜合檔案信息化實現(xiàn)了在檔案管理過程中數(shù)據(jù)管理的自動化。包括：檔案歸檔、數(shù)據(jù)分析等，以我院管理系統(tǒng)中的OA為例，OA的推廣使用實現(xiàn)了電子文件的統(tǒng)一化管理，從而減少了檔案管理人員的部分工作內(nèi)容，節(jié)約了時間，從而提高醫(yī)院的檔案管理效率。同時，OA系統(tǒng)的實施可以實現(xiàn)電子信息資源的共享，節(jié)約了人力資源、紙張耗材等，使各個部門可以更好地協(xié)同工作。

（二）有助于醫(yī)院服務水平的不斷提高。1.提高了檔案信息的查詢效率。傳統(tǒng)的紙張檔案，相關(guān)人員查閱時只能去現(xiàn)場翻閱，不僅浪費了很多查閱時間，還存在著諸多不便。而信息技術(shù)的應用，可以使查閱者快速查閱到信息，得到想要的數(shù)據(jù)，同時，還可以檢索到更多的信息，如類似的案例，查閱者都可以統(tǒng)計出來使數(shù)據(jù)進行更好的比較，為醫(yī)學工作提供了便利。2.實現(xiàn)多元化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲，如電子病歷、檢查報告等，信息化數(shù)據(jù)管理可以通過計算機平臺更好地對數(shù)據(jù)進行處理，使各個科室可以從多方面進行數(shù)據(jù)分析，得到各自的數(shù)據(jù)。

（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷提高。綜合檔案信息化的不斷建設，從一定角度上說，提高了對檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)，需要檔案管理人員不斷加強業(yè)務知識，提高管理技術(shù)，從而提高綜合素質(zhì)，更好地對檔案進行管理。

五、體會

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案信息化建設在醫(yī)院的檔案管理工作中具有重要的作用，其優(yōu)點在于能夠提高醫(yī)院的檔案管理水平，為重要的事件提供充足的數(shù)據(jù)參考，推動醫(yī)院工作人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院可通過完善醫(yī)院信息平臺、強化數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)、健全數(shù)字化綜合檔案管理的硬件需求、構(gòu)建科學的管理機制，來不斷完善數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢下，不僅給檔案管理工作帶來了便利，同時也給數(shù)據(jù)管理帶來了挑戰(zhàn)。因此，為了更好地對數(shù)據(jù)進行管理，需要我們不斷完善檔案管理方法，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，將綜合檔案管理信息化應用到我院的檔案管理工作中，從而提高醫(yī)院的服務質(zhì)量。

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