淺議檔案管理信息化建設

曹美娟

【摘要】隨著現在網絡科技的迅猛發展，信息技術廣泛運用于檔案管理工作的各個環節，且優勢明顯。當前很多企事業單位已經基本實現了由紙質檔案到電子化檔案的轉變，檔案管理工作也相應地由傳統的檔案收集、整理轉變為對檔案的監控。信息化在給檔案管理工作帶來機遇的同時，同樣也帶來了挑戰。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;信息化建設

檔案信息化不是簡單地用計算機替代傳統的手工作業，也不是將傳統的管理方式復制到信息化平臺上，其本質上是檔案工作和信息技術的結合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實踐都是一場深刻的革命，賦予兩者嶄新的內涵。首先，以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統的檔案管理方式中，要想實現信息共享必須要全部依靠手工操作來實現，繁瑣的程序以及復雜的交接會使得相關單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，這樣不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而伴隨著信息技術的發展，檔案信息化建設進程的加快，相關部門在進行檔案管理時能夠使文檔直接通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由地進行檔案調閱。因此，我們說，檔案信息化建設是提升檔案管理工作效率的必要保證。其次，將信息技術運用于檔案管理工作后，就可以通過對原生性檔案信息資源的科學管理和合理配置，使檔案管理工作實現數字化、標準化、系統化和網絡化。除此之外，將信息技術運用于檔案管理工作，還可以實現原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內容，實現對社會檔案信息資源的充分開發與利用。再次，在檔案信息化背景下，相關部門可以直接利用信息技術將檔案數字化，一些查閱人員也可以直接通過計算機終端進行查找瀏覽操作，有利于降低對紙質檔案的翻閱和復印次數。除此之外，在對紙質檔案進行數字化過程中，通過對字跡顏色進行加深處理，可以最大程度地使紙質檔案恢復原有樣貌，從而達到保護檔案實體的目的。

一、檔案信息化建設過程中遇到的諸多問題

（一）思想認識的“不充分性”。檔案信息化建設能否順利進行受很多因素影響，其中對它的“思想認識”就是一個極為重要的方面。但是從當下來看，很多單位并沒有認識到這一點，具體體現在以下兩個方面：一方面，單位的主要負責人將檔案信息化理論與實際脫離，不考慮個人、單位、社會的利用需求，一味追求個人業績以及單位外在形象而盲目跟從社會發展潮流，為了信息化而信息化，從而導致在后續的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設輕管理、重形式輕內容等現象不絕于耳。另一方面，檔案信息化建設既要求相關人員錄入室藏傳統紙質檔案，又要求其緊跟社會發展潮流進行最新信息與資源的收集整理。此外，數據庫建設、客戶端APP開發、網頁建設等等都包含在內，因此它是一項極為復雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對這些問題認識不足、準備不充分，最終導致經費不足、人手不夠等問題頻頻出現，從而又會降低檔案管理工作的整體效率。

（二）基礎設施的“不完善性”。由于缺乏對檔案管理信息化建設的深刻認識，一些單位領導認為只要借助網絡技術就可以實現檔案的全部開發與利用，不注重對檔案信息化管理環境、配套設備等方面進行完善，致使其內部檔案室條件極為簡陋，配套設備得不到及時的更新換代，部分設備相對落后陳舊。此外，軟件系統的不完善與不流暢，也會導致查閱體驗較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

（三）規章制度的“不科學性”。一方面，由于檔案信息化建設屬于一種新興事物，我們缺乏對此工作制度建設的經驗。另一方面，伴隨著檔案管理環境的變化，原有的一些檔案管理規則制度不再適用于當下。所以，在實際的檔案管理過程中難免會出現規章制度與實際情況相矛盾的現象。

（四）管理過程的“不規范性”。第一，對信息化檔案材料的收集程序不規范，導致檔案材料內容不完整。第二，對信息化檔案材料的整理程序不規范，導致材料內容查閱起來非常困難。第三，對信息化檔案材料的調閱程序不規范，不僅容易造成一些需要保密的資料外泄，而且還有可能導致資料的丟失。

（五）信息安全的“不可靠性”。造成檔案資源不安全的因素有兩點：一是企業管理層缺乏信息化檔案管理的安全意識，導致審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術的進步，黑客的竊密技術也得到飛速發展，嚴重威脅著檔案信息安全。以現在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于企業平時不注重加強防范，不注重技術維護，從而導致檔案信息被封鎖。

（六）部門合作的“不協調性”。由于缺乏高效而統一的網絡化協調機構，從而使得各個部門及工作人員猶如一個個孤立的島嶼分散在單位之中，進而導致部門合作出現不協調現象。這種不協調主要體現在兩個方面：一是檔案管理部門內部的不協調，使得成員之間由于缺乏溝通而導致低水平的重復運作。二是檔案管理部門與單位其他部門之間的不協調。以人事檔案為例，若檔案管理部門不能與其他部門進行有效合作，那么人事檔案的收集難度可想而知。

（七）人才素質的“不平衡性”。雖說在檔案管理工作過程中充分運用計算機技術給工作者帶來了極大的便利，但其同時也對檔案管理工作人員的專業技能提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科學管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。但是目前來看，仍然有很大一部分檔案管理人員缺乏對信息技術及與檔案管理相關軟件的學習與應用。不僅如此，一些工作人員工作積極性不足、專業性不強，導致人才綜合素質參差不齊，使得檔案管理工作信息化過程中遇到種種困難，工作的效率不高。

二、提升檔案信息化建設的幾點思考

（一）充分認識檔案信息化建設在工作中的重要地位。首先，應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案信息化建設的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工。對每一項具體的與信息化建設有關的工作設置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設的重視程度。

（二）加大投入和完善檔案信息化建設中基礎設施設備。軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進檔案管理信息化的基礎建設，另一方面也有利于提升檔案管理的質量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及系統，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

（三）建立健全檔案信息化建設的規章制度建設。首先，應當要求檔案管理工作人員嚴格依照《檔案管理制度》的各項規定進行材料收集、整理、歸檔、調閱等。其次，要求單位要在《檔案管理制度》的基礎上，依據單位實際發展水平對各項規則進行細化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應當制定責任追究制度。對于一些檔案泄密行為、違反規則的行為進行追責與制裁。

（四）將檔案信息的安全性建設作為重點。首先，檔案部門應當通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識。其次，單位要采取有效措施、運用先進技術加強網絡信息的保護。最后，相關部門要加強內部管理。不僅要提升工作人員思想素質準入門檻，也要對現有工作人員進行定期思想素質考核。

（五）培養一批高素質的人才隊伍充實到檔案管理信息化建設中來。一方面，通過加強對檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關的專業知識，并引導檔案管理者們樹立起終生學習的理念。另一方面，加強對現有檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發展要求。

三、結語

綜上所述，盡管目前很多企事業單位檔案信息化建設成效顯著，但是，要想真正實現檔案管理部門工作效率的提升任重而道遠。仍然需要我們進一步完善檔案信息化管理機制、加強工作人員對計算機技術的學習，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應能力，切實做好新時期的檔案管理工作。