分類管理模式在辦公室檔案工作中的應(yīng)用

李淑春

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-098-01

摘 要 檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的一個重點，合理采用現(xiàn)代化的管理方式提升辦公室檔案管理水平能夠為企事業(yè)單位構(gòu)建一流檔案管理提供保證，企事業(yè)單位的核心競爭力因此提升，有利于企事業(yè)單位于激烈的市場環(huán)境中立穩(wěn)腳跟 。

關(guān)鍵詞 分類管理模式 辦公室檔案 質(zhì)量

辦公室檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營過程中產(chǎn)生的圖、文、聲像資料集合，涉及內(nèi)容多、涵蓋范圍廣，對企事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展、管理優(yōu)化等均能夠產(chǎn)生非常積極的影響。為了確保辦公室檔案更好的服務(wù)于企事業(yè)單位的各項工作，相關(guān)部門應(yīng)該基于辦公室檔案管理的現(xiàn)狀積極構(gòu)建分類管理模式，切實提高辦公市檔案管理水平，保證檔案管理充分發(fā)揮其效力。

一、辦公室檔案特點分析

辦公室檔案屬于企事業(yè)檔案的重要組成，與其他檔案相比，既具備相似性，也具備差異性。想要提高企事業(yè)單位的辦公室檔案管理質(zhì)量，相關(guān)者需全面了解辦公室檔案的特點：

（一）專業(yè)性和機密性

企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種資料能夠真實的反應(yīng)企事業(yè)單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和業(yè)務(wù)操作的具體方法，這部分資料屬于企事業(yè)單位的核心信息，能夠客觀的反映企事業(yè)單位的綜合實力，因而具備較強的機密性和專業(yè)性，必須被妥善保管，且不得隨意私傳。

（二）系統(tǒng)性

企事業(yè)單位的辦公室檔案資料伴隨企業(yè)各項經(jīng)營管理活動同步形成，囊括了企業(yè)管理活動始末每一個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。正因為此，辦公室檔案必須具備較強的系統(tǒng)性，如此才能夠形成具備系統(tǒng)性的資料，方便后續(xù)的使用和查閱。

二、現(xiàn)階段企事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

（一）重視度有待加強

雖然近年來我國人民的思想認識不斷提高，企事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重視度不斷提高，然后在過去很長一段時間內(nèi)，我國人民普遍未能正確認識檔案管理的重要性和必要性，這使得檔案管理工作一直被停留在抄寫、保管等事務(wù)性工作層面，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)階級對檔案管理工作不夠重視，相關(guān)人員在落實辦公室檔案管理時不求有功只求不過，歷史性問題導(dǎo)致當前的企事業(yè)單位辦公室檔案存在眾多問題，很難適應(yīng)當前的辦公室檔案管理需求。

（二）設(shè)施、環(huán)境不達標

分類管理模式是提高辦公室檔案管理質(zhì)量的有效措施，分類管理模式需要有相應(yīng)的設(shè)施環(huán)境作為支撐，然而就當前階段的實際情況而言，部分企事業(yè)單位仍然存在六防設(shè)備不配套、檔案室環(huán)境狹窄潮濕、相關(guān)軟硬件設(shè)施不齊全等問題，這嚴重的阻礙了分類管理模式的施行，也影響了辦公室檔案管理的整體水平。

（三）管理質(zhì)量整體不高

由于很多企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室檔案管理人員均為非專業(yè)的檔案管理人員，這部分人缺乏專業(yè)的檔案管理知識，檔案管理思想不端正，這使得先進的管理手段難以被及時應(yīng)用進管理過程，檔案管理的質(zhì)量和水平因此難以盡如人意。與此同時，部分企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員數(shù)量不足，檔案管理工作者身兼數(shù)職問題嚴重，這必然會影響檔案工作的創(chuàng)新，也會對檔案材料的整理、搜集等產(chǎn)生不利影響。

三、在辦公室檔案管理中應(yīng)用分類管理模式的策略

（一）構(gòu)建完善的檔案資料分類管理體系

企事業(yè)單位應(yīng)充分的考慮自身工作的性質(zhì)和內(nèi)容，要對企業(yè)工作進行詳細分類，對于不同的工作項目應(yīng)當制定與之對應(yīng)的檔案資料管理細則，并要求檔案管理人員嚴格遵循相關(guān)的管理細則落實檔案管理。對于整理好的文檔應(yīng)進行獨立存檔，并最終與其他文檔合并成統(tǒng)一的文檔系統(tǒng)，以方便辦公室檔案的后續(xù)使用。

（二）及時完善檔案相關(guān)資料

為了保證辦公室檔案能夠真實的反映其事業(yè)單位的正常經(jīng)營狀況，企事業(yè)單位應(yīng)積極構(gòu)建相應(yīng)的管理部門，在開展各項工作之前，組織相關(guān)機構(gòu)及時進行信息搜集、建檔整理等，要及時準確的搜集一手資料，并盡可能保證將所獲資料科學(xué)、準確全部歸檔保存，以便為企事業(yè)單位隨后開展相應(yīng)項目提供參考資料。

（三）全面提高檔案管理人員素質(zhì)

首先企事業(yè)單位應(yīng)該加大對現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，要提高其專業(yè)技能、豐富其專業(yè)知識，使之具備較高的檔案管理素質(zhì)，能夠在檔案管理過程中合理應(yīng)用分類檔案管理模式以及其他先進的檔案管理手段。與此同時，企事業(yè)單位應(yīng)該加大對優(yōu)質(zhì)檔案管理人員的聘入力度，活化檔案管理團隊，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理能夠為企事業(yè)單位提供重要的經(jīng)營資料，推動企事業(yè)單位檔案管理科學(xué)、規(guī)范、現(xiàn)代化發(fā)展，健全并完善企事業(yè)單位的檔案管理體系是當前階段的重要任務(wù)。辦公室檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成，企事業(yè)單位方面需要善用分類管理模式解決當前的辦公室檔案管理問題，要善用構(gòu)建檔案資料分類管理體系、完善檔案資料等策略全面提高辦公室檔案管理的質(zhì)量和效率，以確保辦公室檔案管理真正發(fā)揮日常管理功效，推動企事業(yè)單位檔案管理整體發(fā)展。

參考文獻

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