信息化背景下高校財務檔案管理分析

張焱

[摘? ? 要] 在當前高校的實際建設以及發展中涉及的經濟方面的業務狀況中，能夠對其做出最為真實有效反應的基礎就是高校的財務檔案。也正因此，高校中的財務檔案管理工作在高校整體的日常管理工作中占據著十分重要的地位，與此同時也能夠為高校的持續健康發展提供相應的信息數據以及決策支持。本文先從高校財務檔案管理工作開展信息化建設的必要意義剖析入手，并對當前高校中財務檔案管理方面信息化建設工作中的問題所在進行深入分析，并在文后提出一些在高校財務檔案管理方面開展信息化建設工作具有一定實踐意義的具體舉措。

[關鍵詞] 高校財務檔案;管理;信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 018

[中圖分類號] F232? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0041- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著近代信息技術的誕生以及崛起，當前各行各業都與信息技術進行了融合，信息化的廣泛應用為我們的生活帶來了很多的便利，當然高校中的財務檔案管理也不例外，信息技術對其工作的效率以及質量的提升都有著明顯的促進作用。高校中的財務檔案管理工作對高校的持續健康發展起到非常重要的作用，對其進行合理的信息化管理具有重要的意義。

1? ? ? 高校開展財務檔案管理信息化建設工作的必要性與意義

在當前我國高等教育不斷發展的前提下，我國高校的規模與教學質量都在不斷擴大和提升，在發展之中涉及的經濟往來也就相應變得更為頻繁，這就直接導致高校中的財務檔案數量呈現出一種高速增長的趨勢，在檔案數量的不斷提升、數據的查閱次數也隨之增長的情形下，傳統的高校財務檔案管理模式也就不再適用于這種情況的發展。此外，隨著信息技術的誕生以及發展，已經開始與社會中的各行各業進行了相應的融合，并且都對行業的發展起到了十分顯著的推動作用，也正是因為此類原因，高校紛紛認識到信息技術對于自己財務檔案管理將會起到的作用，也就紛紛開始注重這方面的信息化建設。信息技術在高校財務檔案管理中能夠將工作的質量以及效率得到最大化的提升，同時能夠對數據進行妥善安全的保存，在很大程度上減少了因為人為失誤造成檔案數據丟失情況的發生。

2? ? ? 高校實際開展財務檔案管理信息化建設工作中的問題所在

2.1? ?對財務檔案管理存在一定的思想偏差

財務檔案方面的管理工作作為財務管理工作中最后的也是最重要的環節，對于整體財務管理工作質量提升有著極為重要的作用。但許多高校卻將財務檔案的管理工作視為不重要的工作，從一個角度上來看，這也對當前的財務檔案管理工作質量的提升有著比較明顯的提升作用。對這部分工作上不重視的根源就是源自高校中的領導層面以及相關的財務管理人員在思想上沒有形成一定的認知。將財務檔案的管理工作片面地認成是單純的資料方面的存放以及保管，并認為這項工作并沒有涉及多少的技術含量，這樣一來，在與之相關的制度建立健全、工作團隊建設工作上都沒有進行相應的精力投入，直接導致高校在財務當管理方面并沒有形成一定的規章制度，導致工作中缺乏指導，工作混亂并且效率低下。

2.2? ?在相應的財務檔案管理方面的水平較為低下

當前在推廣高校財務檔案管理中的信息建設過程中，大多數高校卻依然在延續最為傳統的紙質檔案管理，傳統的紙質檔案管理存在很多弊端，容易丟失，不易查詢、書寫不規范等，并且在實際的管理工作中缺少足夠的投入，人員不足，設施不全。部分高校并未完全認識到財務檔案管理的重要性，很多這方面的工作人員是一人身兼多職，工作煩瑣，只能是先是處理緊急的事情，時間久了就有很多遺留問題。具體的體現就是缺少足夠的這方面的專業管理人員，在人手缺失的情形下，在資料的收集中就存在著工作粗糙、檔案類型未細化等等問題，直接導致財務檔案中信息的利用價值被動降低。

2.3? ?檔案管理中的資料分類缺少合理性

在《會計檔案制度》的實際要求之下，各所高校每一年都會定期完成會計以及文書檔案等資料的裝訂工作。但在這個過程中卻依然存在著資料分類缺乏合理性的情況。此外，在搭建更加系統體系簡明的搜索系統的過程中，會給相應的高校財務信息查詢工作帶來一定程度上的難度。如若長時間不予清理，在資料數量逐漸增多的情形下，在資料進行銷毀工作之時，因為資料分類的不合理，很容易造成重要資料的銷毀，對于整體工作中資料安全性有著最為明顯的影響。

2.4? ?高校財務檔案管理方面的工作人員綜合素質相對較低

想要更好地完成高校財務檔案管理方面的信息化建設，就更加需要相關具有檔案管理以及信息技術專業素質的人才來開展工作，但就目前的情況來看，高校中這類人才的數量并不足以支撐這方面工作的開展，具體原因如下：第一點就是領導層面對于此項工作的認知不足，將其單純認作是簡單的資料保管，沒有得到正確的認識。第二點就是高校中的財務檔案管理人員并未系統接受過這方面的培訓，缺少相應的專業技術以及素質。第三點就是這方面專業人員的數量配置不足，大部分都是行政人員予以兼職。

3? ? ? 解決高校財務檔案管理中信息化建設問題的實際舉措

3.1? ?建立健全相應的財務檔案管理制度

想要更好地實現高校財務檔案管理的信息化建設，首先需要做到的工作就是建立健全相應的財務檔案管理方面的相關制度，形成一個完善合理的制度體系，并進行嚴格的制度化管理，借此來為這方面的信息化建設提供保障。站在財務檔案管理的整體視角上來看，需要建立健全如下的相關制度：第一個就是資料對應存檔管理制度，財務檔案管理方面的相關人員需要立足于財務實際的收支上，對于各種資料進行分類歸檔保存。第二個就是檔案資料的保存管理制度，為了顯著的提升資料的檢索速度，相關工作人員需要進行能夠各個類別信息的檢索工具。第三個就是檔案資料的安全管理制度，對于檔案管理的信息平臺予以監管，并對重要資料進行備份工作。

3.2? ?完善信息化管理系統中的基礎設施建設

在當前高校財務檔案管理與信息技術融合程度逐漸加深的情形下，對財務檔案的相關管理工作全部需要通過一些設備來完成，因此完善信息化管理系統中的基礎設施建設就顯得尤為重要。在整體的管理過程中會涉及的基礎設施基本上包括儲存用設施、中央服務器、數據庫以及相對應的操作系統等等。如若想要確保自身的財務管理信息化系統可以擁有一個穩定以及安全的平臺，就需對這部分的基礎設施予以相對良好的安裝。

3.3? ?財務檔案信息依據價值性進行相應數據的數字以及網絡化

想要對財務檔案中的信息立足于價值的角度上予以數字化，首先需要確保的一點就是財務檔案信息自身具有極高的完整以及精準程度，在進行各方面財務檔案的資料收集之時需要依據相應的制度規范來開展工作，在對資料開展數字化轉化的過程中，需要先對資料進行合理的分類，并將其中經過分析具有實用價值的數據予以數字化轉化，這樣一來就可以為信息化管理財務檔案數據提供最全面的數據支撐。

在數字化流程完成之后，需要進行的技術數據的網絡化工作，針對數據的網絡化工作在信息化管理財務檔案管理中占據著十分重要的地位，同樣也是保障實現數據共享的關鍵流程。在開展這部分數據的網絡化之前，需要建立起一個全面且有效的數據庫，將信息完整錄入到數據庫之中，而且還需要保障數據的可識別以及可讀取性。隨后就可以對前端的網頁進行相應的設計以及完善，保障信息瀏覽以及查詢的效率。為了保障這個系統可以滿足日常的管理需求，需要站在自身的財務檔案信息實際需求的角度上，征詢相關人員的意見，保障系統的穩定運行。

3.4? ?重視相關財務檔案管理工作人員自身專業綜合素質的提升

為了能夠有效地保障高校財務管理工作上的信息化建設，高校需要重視在檔案管理以及信息技術方面有著較高專業綜合素質的人才的引入以及培育。在傳統的高校財務檔案管理工作中，在相關的財務檔案管理人員方面存在著諸如行政人員兼職、不具備任何相關素養、沒有經過系統培訓等等問題。這樣的工作人員很難有效地完成財務檔案管理工作，也就很難為高校的持續發展提供準確的數據支撐。高校在進行人員的招聘之時，需要將對工作人員的要求予以明確，確保招聘的工作人員能夠真正地為信息化管理財務檔案做出相應的貢獻。此外，對于校內原有的工作人員，校方需要定期組織學習與考核，保障其專業素質不斷提升，真正完成信息化管理檔案信息的任務。

4? ? ? 總? ? 結

高校在規模以及教學質量方面上在逐漸地擴大以及提升，涉及的經濟來往就會越加頻繁，財務檔案管理工作的重要性也就不言而喻。在當前信息技術加持下，高校也開始注重信息技術與財務檔案管理工作的結合。本文先從高校財務檔案管理工作開展信息化建設的必要意義剖析入手，并對當前高校中財務檔案管理方面信息化建設工作中的問題所在進行深入分析，并在文后提出一些在高校財務檔案管理方面開展信息化建設工作具有一定實踐意義的具體舉措。以期能夠對今后高校在財務檔案管理方面的信息化建設提供一定的幫助。

主要參考文獻

[1]侯瀟.信息化背景下的高校財務檔案管理工作探析[J].現代經濟信息，2018（10）：191-192.

[2]李玉明，和萍.信息化背景下高校管理存在的問題和對策[J].時代經貿，2018（15）：44-45.

[3]劉愷蓉.數字信息化背景下高校檔案管理的創新分析[J].科教導刊：下旬，2017（9）：12-13.

[4]莫振琳.信息化背景下加強高校財務檔案管理研究[J].現代經濟信息，2014（10）：129.

[5]李鐵衡.信息化背景下高校財務檔案管理對策研究[J].中國管理信息化，2013，16（6）：25-26.