基于信息化平臺的醫學院校科研消耗品的管理實踐

張 偉 王 晶

科研消耗品作為醫學院校教學科研的必要條件,其管理愈來愈受到重視.因此,積極貫徹國家"放管服"改革,深入推進"互聯網+政務服務",使更多的事項能在網上辦理,力爭做到"只進一扇門""最多跑一次".因此,建立信息化的管理平臺,規范科研消耗品的管理流程勢在必行[1].本研究從科研、管理和財務相關業務入手,積極推動科研、管理與財務協同,創新線上科研經費使用管理模式,探索"科研+財務"橫向協同的信息化解決方案.

1 醫學高校科研消耗品管理現狀分析

傳統的科研消耗品管理中,其采購、入庫、領用、出庫及盤存等環節嚴重滯后,采用的庫房領用管理模式,需供應部門預先購置,經庫房人員入庫,科研人員根據需要到庫房挑選,之后進行出庫領取.

首都醫科大學近年來科研消耗品經費達到6000余萬元,涉及3000余個品目,多達10余萬件[2].科研消耗品中,專項科研消耗品等低值易耗物品,具有類別品種多、標準不統一、型號規格復雜、價格高低懸殊、質量良莠不齊、需求量大、流動性強、購置分散且頻繁、消耗快以及采購周期長短不一且隨機性強等特點,因而致使管理和服務水平效率不高[3].

隨著學校辦學規模和質量的不斷提升,相應科研消耗品的數量和種類也日趨擴大,此管理模式逐漸顯現出一些弊端,掣肘了學校的發展.首先是由于缺乏統計分析,管理部門對科研消耗品的庫存及消耗情況無法追溯,無法為全成本核算實時提供完整、準確的物資成本數據.庫存信息只掌握在庫房管理員手中,無庫存預警制度,導致采購人員不能及時根據庫存進行補充,使用人員不能及時領用所需,或庫存過量及庫存不必要物資.此外,庫存量不透明,采購存在盲目性,人工挑選領用耗費使用人員的時間與精力;領用物資無審批機制,時常造成不必要的流失與浪費,無法全程、高效地追蹤采購-入庫-領用-結算的過程信息,不利于科研經費的使用和管理[4].

2 基于信息化的科研消耗品管理新模式

2.1 規范工作渠道

根據《科技部辦公廳 財政部辦公廳關于開展解決科研經費"報銷繁"有關工作的通知》(國科辦資〔2018〕122號)、《教育部辦公廳關于開展解決科研經費"報銷繁"有關工作的通知》(教財廳函[2019]8號)文件要求,樹立服務科研人員理念,充分利用信息化手段,不斷完善管理制度,提供高效便捷服務.

學校科研消耗品采用"集中采購,分散領取"的管理方式.每年度依據《政府采購法》,委托招標中介機構按政府招標工作流程,組織公開招標遴選資質合格的供應商作為科研消耗品定點供應商.該過程透明公開、公正公平,通過對供應商進行資質審查,嚴控進貨渠道,保證優質廉價、采購便捷和配送及時[5-6].

2.2 搭建信息化管理平臺

2.2.1 平臺流程分析

根據學校特點及需要,以校園網絡為基礎,在學校數據中心平臺上搭建科研消耗品管理平臺,利用信息化手段建立科研消耗品全流程規范化管理,完成實時動態的數據架構平臺.

信息化科研消耗品管理平臺集合了庫房管理、訂購管理、領用管理、結算管理和用戶管理等5個系統模塊.所有使用人員均可根據學校統一身份認證登錄賬號和密碼進入科研消耗品管理系統.管理人員可通過庫房管理模塊實時查看庫存情況,通過庫存預警綜合科研消耗品領用量以及使用人員個性化需求,向定點供應商發起供貨需求.待供應商備貨送貨,庫房管理人員驗收后方可入庫.使用人員可在科研消耗品供應系統網頁瀏覽商品信息,根據個人需求把領用物資加入購物車,選購即可.當庫房系統接收到使用人員的訂單信息時,由庫房管理人員打印訂單并按照訂單明細進行配貨,配貨完畢使用人員可根據選擇的配送方式到庫領取或接受送貨服務[5].使用人員簽收后訂單自動進入結算管理模塊由老師進行訂單結算,管理人員到財務部門辦理內部轉賬即可[7].

2.2.2 平臺系統功能描述

科研消耗品管理平臺基于ASP.NET MVC4框架,主要包括庫房管理、訂購管理、領用管理、結算管理和用戶管理五大功能模塊(圖1).

圖1 系統平臺功能模塊

(1)庫房管理模塊.庫管人員根據定點供應商送貨清單,將商品名稱、規格型號、單價、數量及商品圖片等信息錄入到系統中,系統自動生成入庫單,待審核后即完成入庫并更新系統中的庫存信息.

(2)訂購管理模塊.使用人員用自己的登錄賬號和密碼登錄系統,根據科研消耗品供應系統網頁上瀏覽到的物資信息選擇自己所需,加入購物車提交訂單,項目負責人審核通過訂單后進入配貨系統.

(3)領用管理模塊.庫房揀貨人員接收訂單后打印訂單并根據訂單明細在庫房中揀貨,當揀配完成后系統會自動發送短信提醒用戶取貨或等待配送.

(4)結算管理模塊.使用人員領取物資簽收完訂單后可在系統中自行生成內部轉賬單.使用人員只需打印轉賬單,簽字后交至管理部門,由管理部門去財務部門辦理報銷業務.

(5)用戶管理模塊.可實時追蹤查詢入庫、庫存、訂單及結算等信息,供統計分析.

3 科研消耗品信息化管理應用效果

科研消耗品信息化管理平臺上線后,學校科研消耗品管理完全實現了全網絡化和信息化,具有良好的人機交互,便捷的操作方式,實現"即需、即購、即供"的目標,取得了良好效果[8].

3.1 樹立服務理念

樹立服務科研人員理念,充分利用信息化手段,不斷完善管理制度,提供高效便捷服務.科研人員不用離開工作崗位,即可隨時利用電腦在科研消耗品管理系統中瀏覽物資信息和訂單物流狀態,完成領用,并享受物資供應部門提供的短信提醒和送貨服務,有效節約了使用人員的時間和精力[9].

3.2 優化管理流程

認真梳理學校相關內部控制制度和管理層級,依法依規簡化工作程序,取消不必要的環節和要求,提升管理效率[10].通過與庫房系統的交互,采購人員可根據庫存預警及時訂貨,不僅防止采購時購入過量或不必要的物資,避免大量發放不出去的商品積壓庫房,保障科研消耗品供應的時效性.

3.3 強化信息化建設

科研消耗品的信息化管理實現了全過程管理的信息化建設,可促進項目管理、經費管理、網上審核、財務報銷及信息查詢等管理一體化,推進一站式服務,提高服務水平[11].科研消耗品從入庫、訂購、審核、配貨、配送、簽收和結算,全流程電子化記錄,信息規范透明可追溯,方便統計查詢,實現了科學嚴謹的業務管理,從而進一步促進業務完善.信息化科研消耗品管理平臺通過使用人員的自助結算,保證資金及時有效的支付[12];可根據庫存信息,定期進行庫存盤點,確保電子庫存與實物庫存相符,及時進行成本核算,使物資去向明確,財經數據準確.

4 結語

基于信息化科研消耗品管理平臺的科研消耗品信息化管理,使學校科研人員辦理科研消耗品業務,只需跑一次.通過新平臺的建立和新模式的探索,轉變粗放的傳統模式,實現工作流程化、流程信息化、管理規范化以及過程及數據的透明化.為提高服務水平、提升科研管理效率和經費使用效益、加強科研消耗品的有效監督提供強有力的信息技術支撐和管理平臺保障.