數字信息化在人事檔案管理中應用淺述

崔哲

基于對數字信息化應用在人事檔案管理中的研究，首先，闡述人事檔案數字信息化基本內容。然后，分析數字信息化應用在人事檔案管理中，具有保證檔案信息安全、實現資源合理配置的重要作用。最后，為使得數字信息化能夠在人事檔案管理中得到更好應用，給出創建電子人事檔案、加強安全防護工作等有效措施。

一、人事檔案數字信息化基本概述

在事業單位當中，實現人事檔案數字信息化主要是指在人事檔案管理工作當中，對計算機等先進技術進行充分利用，從而構建出多元化的數據庫技術。將信息網絡技術作為核心內容，不斷創新人事檔案管理的新模式。在人事檔案數字信息化的運行期間，需要與人事檔案管理的具體需求相結合，同時對數字信息當中的各類資源加以有效整合。與此同時，還需要將檔案工作所需要的形式以及所需要的題材等進行總結，接著進行相應的記錄與匯總，將最終的內容進行存儲。數字信息化功能較為全面，能夠對各類人事檔案信息進行有效管理，使得人事檔案中的內容可以得到合理利用。這樣可以在最大程度上保證事業單位內的人力資源得到科學合理配置，從而為事業單位的更好發展提供保障。

二、數字信息化在人事檔案管理中應用的重要作用

保證檔案信息安全：將數字信息化應用在人事檔案管理工作當中，可以在很大程度上保證檔案信息安全。因為數字信息化是對先進的計算機技術進行充分利用，這樣在對人事檔案信息進行管理時，可以通過數據庫、數據壓縮以及高速掃描等工作展開。這樣不僅可以在一定程度上避免紙質檔案管理帶來的難度，同時可以保證檔案信息的存儲以及使用過程中安全。

實現資源合理配置：上文說到人力資源是事業單位更好發展的前提保障，只有保證人力資源可以得到科學合理配置，在崗位當中充分發揮自身的專業特長與能力，才能促進事業單位的更好發展。通過將數字信息化應用在事業單位的人事檔案管理工作當中，可以對事業單位當中全部的人事檔案資料進行整理與管理。這樣事業單位的領導者與管理者可以對人事檔案中的信息進行充分利用，節省檔案信息的查閱時間。同時在人事檔案信息的保障之下，使得領導者與管理者能夠對各個工作人員的能力以及具體情況進行分析與了解。從而將各個工作人員安排在適合其發展的工作崗位當中，實現人力資源合理配置。

三、數字信息化應用在人事檔案管理中的措施

創建電子人事檔案：在將數字信息化在人事檔案管理工作當中應用，首先應該從構建電子人事檔案作為切入點。在構建電子人事檔案中，可以從以下幾點展開：第一，針對人事檔案中的相關數據信息，需要及時將其記錄到計算機當中，保證信息記錄的全面性。這樣對人事檔案信息的內容進行查找時，就可以在計算機當中進行。這樣不僅可以提升查找效率，同時可以為相關工作人員節省更多工作時間。第二，當電子信息檔案構建后，需要將檔案存儲在移動硬盤上或者存儲在電腦當中。這樣不僅可以為事業單位節省更多空間，同時可以在最大程度上保證檔案信息內容的安全性與保密性。第三，電子檔案人事檔案在構建完畢后，需要及時對其中的內容進行更新與完善。這樣才能保證人事檔案信息內容的全新性，這樣可以對人力資源調整以及干部人事的選拔提供便利條件。

加強安全防護工作：在如今社會快速發展背景下，科學技術在很大程度上得到創新。雖然將數字信息化應用在人事檔案管理當中，可以為人事檔案管理工作帶來許多便利。但是為使得檔案信息的安全得到保障，需要及時做好安全防護工作。防火墻技術從本質上而言屬于隔離技術，將未經授權的用戶隔離在計算機信息系統之外，這樣可以在很大程度上保證人事檔案信息內容的安全。數字加密技術就是對人事檔案以及計算機進行加密，如果想要對計算機當中的人事檔案信息進行訪問，那么需要輸入相應的密碼。除此之外，還需要定期對計算機進行殺毒，因為病毒會在一定程度上對人事檔案信息安全產生影響。因此，需要安排相應的工作人員，對計算機進行殺毒。這樣在保證人事檔案安全性的同時，促使人事檔案信息內容可以得到合理應用。

在人事檔案中數字信息化的管理工作一定要特別重視網絡人格化檔案管理的建立，進而通過網絡計算機實現計算機管理網絡的實施和建立，對局域網進行合理引用，并將不同的科室特點作為主要依據，展開相關的整理工作，借此來促進科室的發展。總而言之，信息化的快速發展，必須要與社會進行接軌，同時對人事檔案進行實施整合，并以此來提升人事檔案的應用率。那么，網絡人事信息檔案管理工作的建立和開展，可以更好的促進人力資源管理工作方面工作效率及工作質量的提升，同時，也能夠貧借其與時俱進的時代氣息，滿足現代化人事檔案管理工作的具體要求。

四、結語

綜上所述，如果事業單位想要實現自身更好發展，需要加強對人事檔案的管理。同時在對人事檔案進行管理時，需要加強數字信息化的應用。通過數字信息化的應用，可以對先進計算機技術進行充分利用，實現信息化管理。這樣也可以在很大程度上保證人事檔案信息安全，同時保證人事檔案內容的全面性，促使人事檔案當中的信息內容得到充分利用，從而實現事業單位的更好發展。（作者單位：沈丘縣城市管理局）