論提高辦公室檔案管理工作效率

李彥民 王小杏

【摘 要】在檔案管理中，辦公室檔案是重要的組成部分，要重視網絡信息技術的應用，強化管理，充分發揮網絡信息在辦公室檔案管理中的功能。

【關鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率

一、對辦公室檔案管理工作的概述

隨著社會的不斷發展，網絡信息技術發展迅速，成為時代的顯著特征，在各個領域彰顯重要作用。因此，在辦公室檔案管理中，要充分發揮電子信息化管理的優勢，適應時代發展的要求，積極進行策略的調整，對服務系統進行不斷創新，促進辦公室檔案管理運行的有序進行。對于辦公室檔案管理，要實現檔案的全面性和完整性，以保證檢索的快速性，發揮檔案的最大機制。同時，要做好檔案的保密工作，維護檔案管理的合理使用，這也是對辦公室檔案管理人員提出了的最基本的要求。隨著信息社會的發展，電子技術得到推廣和普及，計算機管理軟件應用更加廣泛，電子檔案能夠更好地滿足檔案管理的需要，較大地提升了便捷程度。因此，對于當前的辦公室檔案管理，電子化成為發展趨勢和方向。鑒于這種方式的便捷性，被社會所廣泛接受和運用。

二、強化辦公室檔案管理工作的意義

對于辦公室的檔案管理工作，其在內容和性質上各不相同，重要程度也存在差異，甚至有效內容屬于機密性文件，與檔案主體工作的開展。作為管理人員，要重視檔案管理的保密性工作，即使對于機密性不強的文件，也要進行妥善的處理，設定相應的保密級別，避免檔案資料出現丟失或者泄露，給檔案主體的工作造成不便和阻力。另外，一些辦公室的文件檔案，能夠有效發揮對各項工作的指導作用，是工作方法和思路的設定。為了方便后期檔案的查閱，要將網絡技術應用在辦公室檔案管理領域，一旦需要對某項內容進行查閱，使用檢索，達到方便快速地查閱。另外，在執行網絡電子信息化檔案管理的時候，進行權限的設置，設定對檔案使用和閱讀的級別，實現層次化的管理。這種方式，既能夠實現對檔案資料的有效調用，又有效保護了辦公室檔案資料。

三、對當前辦公室檔案管理工作不足的分析

1.缺乏較強的管理觀念。在當前的辦公室檔案管理中，人員的管理觀念不強，直接影響了工作的效率。很多辦公室檔案管理人員不是專業出身，缺乏相關培訓，很難準確認識到檔案管理的重要性。

2.工作人員的素質不高。當前，很多檔案主體的領導沒有充分認識到檔案管理的重要性，直接導致人員的重視度不高。很多檔案管理人員不是專業的管理人員，使得諸多材料處于堆放的狀態，沒有進行有效的整理，無法實現檔案資料自身的真正價值。另外，素質的不高直接引發人員態度不端正。

3.辦公室檔案管理在規范性與合理性方面不到位。隨著時代的不斷發展，信息化程度增強，數字技術在辦公室中得到較大范圍的推廣，在一定程度上提供了檔案管理的規范性與合理性，但是，很多檔案主體卻缺乏先進的管理模式，很難與時代發展相適應。

四、如何提供辦公室檔案管理效率

1.對辦公室檔案管理制度進行不斷健全和完善。更好地進行辦公室檔案管理工作，需要檔案主體的領導者要增強重視程度，有效推動檔案管理機制的完善，強化辦公室檔案管理制度的建設。做好各類收發文登記，要根據需要，設立專門的檔案資料室，對檔案進行有序分類，保證其有序地存儲，同時，要進行標注，以方便后期進行查閱。在進行存放的時候，不讓將其存儲在安全性不高的低樓層，要對門窗進行加固，安裝護欄，監控設備，防蟲、防鼠保證存放的安全性。對于內部關鍵性文件，要進行單獨保管，對保密期限進行及時更新。隨著存放時間的久遠，要進行檔案機密程度的調整，根據需要升高或者降低保密級別。對于一些不具有保密性質的文件，要進行及時處理，進行重新存放和標注。對于這些工作，為了強化監督，要兩個以上的人員同時在場，達到良好的互相監督。

2.促進辦公室檔案管理人員的專業素養的提升。對于辦公室檔案管理人員而言，要緊跟時代步伐，積極開展相關職業培訓，深化對檔案管理及保密性的認識，增強思想觀念，在一定程度上提升檔案管理的水平。對于管理人員，要重視針對保密的法制教育，同時，也要帶動企業人員增強對檔案管理的重要性的認識，認清其工作的復雜性和艱巨性，對檔案管理起到積極的協助和支持的作用。在培訓和教育的作用下，增強人員的法律意識和責任意識，在具體的培訓中，重視人員專業性的培養，保證管理人員都能夠獨立開展檔案管理工作，明確工作的核心，掌握操作技能。

3.發揮網絡電子信息技術在辦公室檔案管理工作中的作用。在辦公室檔案管理中，要充分發揮網絡電子信息技術的功能，采用電子化的處理手段，強化對檔案文件的管理。在這種模式的推動下，能夠實現對檔案資料的分類處理，同時，提高對復雜檔案資料的管理效率，有效對辦公室的檔案資料進行補充，避免長期無效堆積，提高了檔案管理的效率，同時，能夠加強資料整理的及時性，方便資料的檢索，對于新文件的插入，變得更加方便和迅速。與傳統的紙質文件檔案管理，網絡電子信息化大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增強，同時，強化了辦公室檔案管理工作的精準性。

4.增強辦公室檔案管理工作的責任感。對于檔案管理中的保密工作，需要將責任落實到人。領導要重視檔案管理工作，員工要認清自身的責任，增強保密人員的責任意識。在日常檔案保密工作中，要制定合理的獎懲機制，對于工作中的失誤，要進行相應的懲處。對于工作優秀的員工，要給予一定的獎勵，不斷提升工作人員的工作熱情和積極性，發揮工作人員的潛力，保證檔案管理工作的有序進行。