信息時代做好企業檔案安全管理工作的思考

李雪梅

【摘 要】信息時代企業檔案管理工作面臨諸多方面的挑戰，特別實在安全管理方面，其不僅要承擔來自網絡方面的威脅，還對檔案管理工作提出更高的要求。下面文章主要對信息時代企業檔案管理問題進行分析，并探討具體的安全管理措施。

【關鍵詞】企業檔案;檔案管理;信息化;安全管理

企業檔案是企業各種形式活動的縮影，以真實信息的記錄模式存在，用文字、圖表等形式表現，能夠為企業管理、上層決策、人事變動、周轉資金和改進技術等方面提供信息參考。目前，企業對檔案的需求不再是一種傳統模式，已由過去的檔案、現行文件、圖紙、實物等模式轉換為一種綜合檢索模式，新的現代信息化管理模式將替代傳統的檔案管理模式，能夠滿足檔案使用者快捷、精確、高效、實用的需求。

一、檔案信息化建設的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實地記錄歷史，對社會實踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準確地把握社會實踐基礎上的真實記錄，做好資源數據整合，將一些重要的規律性內容進行歸檔留存，并通過現代化的技術手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設下的電子檔案是時代發展趨勢，實現了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過便捷的方法實現檔案信息資源整合。同時信息化建設對檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質兩種不同載體間的轉換、不斷完善計算機網絡硬軟件條件，電子檔案的優勢是顯而易見并可行的[1]。

二、檔案信息化管理模式存在的問題

（一）信息化建設緩慢，存在網絡安全隱患

檔案信息化依托于信息系統加工與計算機網絡的傳輸，我國信息化建設尚處于發展階段，數據標準沒有達到統一，許多技術性問題尚待解決，對信息化水平的發展起到了較大的制約作用。首先檔案信息過于冗雜繁多，且信息的行業來源較為復雜，很難做好兼容檔案管理系統的兼容工作，另一方面則是信息化檔案技術水平較低，對于新興計算機技術的應用力度不足，單位內部科技研發進展較為緩慢，過于依賴國外的軟硬件技術，也是制約國內信息化檔案管理的重要因素。除此之外，網絡安全建設也有待加強。

（二）缺乏信息化專業人才

要實現檔案信息化，首先要有精通網絡信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時具備較高的文化水平和先進專業技術水平，不僅限滿足于一般的計算機操作。從目前看，大多檔案部門普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計算機軟件管理的綜合型人才。檔案部門待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產生經濟效益，導致檔案工作不受領導重視，晉升機會少，優秀人才都不愿意來，進來后又難以留住。

（三）未構建完善的檔案信息管理安全保障體系

紙質檔案管理系統，管理層簽字以及單位蓋章是必不可少的環節，目的是維護檔案的合法性與可靠性。同時，紙質檔案在復制拷貝方面約束性強，有效維護了檔案的安全性，降低了被盜用的可能性。但是，電子檔案的最大風險是拷貝的隨意性，同時，有一些黑客通過遠程控制對檔案信息管理系統進行破壞，信息系統安全性遭受威脅，很難維護檔案的完整性與可靠性。

三、信息時代電子檔案的安全管理策略

（一）在實踐中不斷完善電子檔案監督機制

信息化背景下的檔案管理逐漸過渡到向社會、向單位部門及員工服務的職能，電子檔案安全問題至關重要。應進一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監督機制。首先就要實現對電子檔案的密級劃分，結合不同的等級情況操作，在確保數據信息安全的前提下，才能達到電子信息檔案管理規范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據檔案內容設置不同的安全等級保護程序，積極有效地實現監控，保證操作上合法合規，注重結合檔案保密登記，實現系統規范化管理，這樣才能進一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

（二）加強檔案安全管理

在企業發展過程中，檔案的作用不可小覷，在信息化技術的強大推動下，為檔案管理工作的開展提供了極大的便利性，但是也極容易引發安全問題。因此，必須要做到以下幾點：首先，在檔案信息化管理過程中，必須要提高對檔案安全問題的高度重視，加強防護檔案管理系統，確保高度的安全性，并且也要對防病毒軟件、防黑客攻擊技術等進行靈活運用。其次，相關人員要及時更新和備份存檔文件，避免檔案文件丟失現象的出現。對于技術人員來說，要對網絡防火墻和身份驗證等方式進行應用，不斷提高檔案管理的安全水平，實現電子文件的順利傳輸，將保密性優勢充分體現出來，防止電子文件被非法竊取。最后，企業還要為檔案管理人員開展一系列的教育培訓，將檔案管理工作落實到位，避免不良行為的出現，一旦查處，要予以嚴懲，從而將檔案資源安全問題的出現概率降至最低。

（三）強化業務學習和創新，推進隊伍建設專業化

一是要培養一支高素質的專職檔案管理隊伍，引進專業人才，強化業務技能培訓和網絡技術培訓，樹立先進的管理思想，學習科學化的檔案管理理論，積極改進服務方法，完善服務手段，拓寬服務領域，全面提高檔案工作人員的綜合素質，為檔案室管理從傳統模式向現代化管理轉變奠定堅實的基礎。二要在不斷探索創新基礎上，及時總結好的經驗做法，積極尋找檔案管理中的創新點和閃光點，并進行匯總、整理、優化，努力探索出一套適合本企業工作實際的現代化檔案管理機制[2]。

（四）重視建立檔案信息管理安全保障系統

首先，對檔案信息管理流程與程序進行優化，由專業人員進行程序的編寫，強化安全的根本保障。其次，要重視防病毒軟件的安裝、升級和掃描，降低系統感染病毒的幾率。另外，要建立責任管理體系，增強責任意識，保障安全責任到崗到人。最后，落實電子檔案與紙質檔案的雙重管理手段，在借鑒紙質檔案管理優勢的同時，實現二者的高效結合，強化整合優勢，切實提升管理效率，推動新時期檔案管理工作的順利開展。

（五）創新檔案管理和服務技術

首先，在檔案管理方面，更新了檔案收集、存儲形式等，所以對于檔案管理部門來說，要對檔案管理工作的軟硬件設備進行實時更新，實現檔案管理技術的創新目標，避免浪費較多的人力和物力等，進而確保檔案管理工作效率的穩步提升。其次，在檔案服務方面，通過應用信息化技術，可以有效提高檔案服務工作效率，而且在認知和需求等方面的影響下，對檔案服務提出的要求也越來越高，必須要不斷對檔案服務手段進行創新，爭取與社會需求相符合。比如在檔案服務網絡系統中，加強大數據技術的應用，可以對用戶查詢檔案的特點進行收集和整理，不斷創新服務系統，在檔案歸類和存檔等方面，結合用戶的偏好，進行相應的修改和完善，進而為用戶查詢、提取檔案信息等創造便利性條件，從而確保良好的服務效果[3]。

四、結語

綜上所述，企業要立足現代社會，就需要對檔案信息化管理的價值進行準確分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發揮多種安全技術的作用，為信息技術作用的發揮營造優質的環境，推動檔案管理工作的順利開展。

【參考文獻】

[1]董建峰.轉變和更新觀念，強化檔案信息化管理建設[J].信息記錄材料，2018，19（04）：151-152.

[2]李莎.檔案信息化管理的優勢及安全問題分析[J].智庫時代，2018（19）：127-128.

[3]錢小燕.淺談信息化管理背景下檔案管理安全問題與措施[J].辦公室業務，2018（01）：96.