試論國有企業檔案信息化建設的“五強化”

厲紅英

【摘 要】在信息化技術不斷發展的今天，信息化建設已經成為當代社會發展的重要主題，國有企業也需要積極落實檔案信息化建設工作。就當前而言，國有企業在檔案信息化建設方面還存在不少問題，導致實際建設與預期效果存在較大偏差，應當不斷推動檔案信息化建設的“五強化”發展。文章簡要分析了國有企業檔案信息化建設的現狀與問題，并就“五強化”建設展開探討。

【關健詞】國有企業;檔案信息化建設;“五強化”

一、引言

針對當前國有企業在檔案信息化建設方面存在的不足，應當采取“五強化”發展策略，從重視程度、制度、設備、人員素質及安全等五大方面加以全面強化。這對全面推動國有企業檔案信息化建設工作的高質、高效推進，在新的歷史時期中促進檔案信息化管理水平的不斷提升有著積極意義。

二、國有企業檔案信息化建設的現狀與問題

（一）檔案信息化建設重視程度不夠

雖說在信息化背景下，檔案信息化建設與管理已是必然趨勢，但國有企業在這方面的重視程度依舊較低，導致信息化發展受到了嚴重限制。一方面，國有企業領導思想較為守舊，對信息化發展的內涵及意義了解不足，沒有充分意識到信息化建設的重要性，從而沒有制定一系列政策及投入大量資源來推動檔案信息化建設。另一方面，國有企業在信息化發展整體方面顯得較為滯后。雖然有部分員工意識到了信息化建設的重要意義，但所有員工的信息化意識還較為落后，難以支持和有效推進檔案的信息化建設工作。

（二）制度建設在檔案信息化管理中顯得很不足

國有企業檔案管理在信息化方面迫切需要有健全的信息化制度加以規范，從而提供標準，確保信息化管理的有序、有效實現。然而國有企業在進行檔案信息化改革時，只對檔案資料的信息化加以重視，沒有落實信息化管理及信息化建設制度的構建工作，導致信息化管理陷入混亂，嚴重阻礙了信息化發展。

（三）檔案信息化建設設備欠缺

檔案的信息化管理需要大量信息化的設備支持。然而受限于領導重視程度及投資資金，國有企業的硬件及軟件都較為缺乏，無法有效落實信息化建設工作。此外國有企業還存在軟、硬件落后的情況，設備長時間未更新，與現今日新月異的信息化技術脫節，無法支持國有企業在檔案信息化工作中的正常開展。

（四）檔案管理人員信息化建設水平不高

對于檔案管理中的信息化建設需要大量信息技術素養高的人才做基礎。一方面，國企的信息化專業人才較少，導致信息化管理系統的建設、運行、管理和維護難以有效進行;另一方面，國企檔案管理團隊整體信息素養偏低，部分管理人員甚至缺乏最基礎的信息技能，導致檔案管理工作難以在信息化環境下有效的全面展開。

（五）檔案信息化建設安全缺乏

在信息化安全體系不健全、安全投入資金缺乏、信息化專業人才匱乏等多方面原因的限制下，國有企業檔案信息化建設安全缺乏，存在較為嚴重的檔案安全問題。一方面，國企內部安全機制存在缺陷，可能會出現員工外泄或篡改檔案資料、員工拷貝文件時將木馬病毒帶到信息系統中等情況。另一方面，國企信息系統的網絡安全防護能力較差，容易被黑客攻擊、病毒感染，輕則導致檔案信息被泄露或篡改，重則導致整個系統癱瘓，存在極大的安全隱患。

三、檔案信息化建設“五強化”

（一）強化各級重視是關健性的關鍵

要想有效落實檔案信息化建設工作，應當從思想觀念著手，提高領導和各級員工對信息化管理的重視程度，從而確保所有人積極支持信息化建設和發展，并投入更多人力、財力、物力。一是國有企業領導應當緊跟信息化發展浪潮，對檔案信息化建設有更加正確而深入的認知，充分了解信息化的重要性。在此基礎上，領導應當發揮自身帶頭作用，號召所有員工重視信息化建設，由上及下地推廣信息化發展理念，同時制定一系列規程、投入足夠資源以支持信息化發展。二是各級管理人員和基層職工應當響應領導號召，扭轉傳統管理觀念，深入了解信息化發展對檔案管理的重要意義，積極配合企業做好信息化建設工作。

（二）強化制度建設是檔案信息化建設的根本保證

檔案管理的信息化發展，意味著管理制度也必須融合，與信息化發展需求深度貼合，這樣才能有效的防止檔案管理制度與實際管理工作脫節。因此，國企應當高度重視檔案信息化制度建設工作。首先，國企需要明確信息化管理背景下的檔案標準規范，即信息化檔案的內容、格式等都需要依照標準進行增刪和更改。其次，規范國企檔案信息化管理的程序，檔案信息化管理與傳統的檔案管理不同，要求時效性和準確性更高，同時管理流程也存在一定差異，國企必須對信息化檔案的建檔、更改、存儲、檢索、交接、整理、鑒定等工作流程進行明確規范，要求管理人員嚴格依照規范進行操作。最后，國有企業還應當不斷完善信息化管理制度建設。構建檔案信息化制度建設，是規范國企信息化管理的需要，是國企檔案信息化建設的根本保證，從而不斷提高檔案信息化管理的系統性、科學性和規范性。

（三）強化設備建設是保障檔案信息化建設的物質條件

檔案的設備建設是檔案信息化建設的物質保障，國企必須對此加以重視，并且做好規劃，投入足夠資金與資源，支持設備建設。信息化設備建設主要從硬件與軟件兩方面展開。一方面，國企應當根據自身信息化發展規劃，購置大量高質量的硬件設備，如計算機、服務器等。另一方面，國企需要積極完善軟件，及時更新系統和軟件，使用最新的軟件，保障相關功能的完善，實現管理質量的有效提升。

（四）強化人員素質建設是做好檔案信息化建設的質量基礎

在信息化背景下，國有企業應當全面強化檔案信息化人員素質建設工作。首先，國企應當引入或培養大量檔案信息化專業人才。當前國企極為缺乏這類人才，導致檔案信息化建設工作的開展缺少足夠的人才支持，很容易出現管理系統升級及維護的困難，必須在短時間內擴充信息化專業人才隊伍并從技術層面支持信息化建設。其次，國企應當全面提高檔案管理人員信息化素質。針對檔案人員信息化素質普遍較低的情況，應當加強學習考核、做好規劃、落實培訓，確保檔案人員隊伍在培訓后能夠完全適應信息化管理的需求。

（五）強化信息安全是檔案信息化建設的必要措施

信息安全是檔案信息化建設的必要措施，是保證檔案信息化建設的關鍵。檔案的信息化管理雖然避免了傳統檔案管理的紙質文件損毀問題，但也帶來了全新的網絡安全問題。對此，國企應當積極落實檔案安全管理機制的建設及完善工作。首先，國企需要構建完善的檔案信息化安全管理制度，在內部設置權限，對擁有權限的人員的檢索、使用檔案等行為進行嚴格規范，尤其要禁止內部員工使用移動硬盤等工具拷貝國企檔案，以免信息系統因此感染病毒。其次，國有企業應當積極加強網絡安全防護，設置好網絡訪問權限與防火墻，及時更新木馬病毒查殺軟件，做好檔案資料備份管理工作，避免網絡安全問題引起的檔案泄露、篡改甚至系統癱瘓等問題。

四、結語

綜合上述分析，檔案信息化建設是新時代背景下國有企業檔案管理工作中的重要任務。但是由于多方面因素的影響，目前國企檔案信息化建設還存在較多問題，嚴重影響了建設效果。對此，國有企業應當通過全面強化重視、強化制度建設、強化設備建設、強化人員素質建設及強化安全建設等措施，針對性地落實“五強化”策略，促進檔案信息化建設的高效進行，提高檔案信息化管理水平。

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