淺析事業(yè)檔案管理信息化的實施

李宏麗

【摘要】可持續(xù)發(fā)展理念對社會各方面產(chǎn)生了深刻的影響，環(huán)保和節(jié)約自然資源理念日益深入人心，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作在信息時代背景下的缺陷逐漸凸顯出來，為順應(yīng)可持續(xù)發(fā)展理念，事業(yè)單位在積極運用科技手段提升檔案管理水平方面進(jìn)行了深入探索。本文論述了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題，以及信息化檔案管理實施過程中所面臨的一些困境，基于以上問題提出了針對性策略，為豐富事業(yè)檔案管理信息化理論和指導(dǎo)實踐工作作出有益嘗試。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 事業(yè)單位

前言：

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在諸多問題，包括資源浪費嚴(yán)重，污染環(huán)境、對保存環(huán)境要求干燥，同時還要防蟲防盜，所占用空間較大，且隨著時間的推移容易遺失。信息化時代為事業(yè)單位檔案管理提供了便利條件，不僅可以解決上述諸多問題，同時也實現(xiàn)了信息共享的方便快捷，是一次信息化技術(shù)革命帶給檔案管理的重大改革。信息化檔案管理實現(xiàn)了信息的壓縮存儲，而且保存時間更長，讀取查找更加方便，然而在實施過程中也面臨諸多困境。本文對其困境的具體表現(xiàn)做了闡述，并提出事業(yè)單位實施信息化檔案管理的策略建議。

一、傳統(tǒng)檔案管理缺陷和信息化檔案管理的困境

（一）傳統(tǒng)檔案管理缺陷

首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對自然資源的需求量較高，紙質(zhì)檔案對紙張的要求給自然資源造成更大浪費，而這將導(dǎo)致自然壓力增加，生態(tài)平衡遭到破壞，另一方面，紙質(zhì)檔案對存儲的條件要求較高，必須防潮、防蟲、防盜，隨著存儲檔案量的增加，對空間的需求越來越大， 龐大的檔案數(shù)據(jù)使得查找極為不便，隨著時間的流逝，一些檔案面臨紙張變質(zhì)，字跡模糊等問題，信息共享的效率也大大下降。

（二）信息化檔案管理實施的困境

1、信息整合措施不足

事業(yè)單位對檔案進(jìn)行信息化管理，一方面要解決存儲問題，另一方面是要實現(xiàn)信息整合，方便日后工作中檔案查找和調(diào)用的便利化。然而在實際的信息化檔案管理建設(shè)中，很多企業(yè)對檔案信息庫的建設(shè)力度不夠，不能實現(xiàn)對檔案資源的充分整合，因此無法保障檔案信息的全面完整性。

2、檔案管理面臨的安全風(fēng)險

檔案信息化管理較傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢明顯，然而由于信息共享和對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴，對信息的安全措施要求也更高。但是，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位安全意識不高，一些保密檔案調(diào)用程序不嚴(yán)密，導(dǎo)致檔案信息泄露，對單位甚至國家利益造成嚴(yán)重?fù)p害。一些機(jī)密文件是只對個別單位和個人開放的，需要進(jìn)行特殊處理，以免被懷有惡意企圖的人利用技術(shù)手段盜用，信息化檔案管理實施過程中，廣泛的網(wǎng)絡(luò)傳播環(huán)境對檔案信息安全造成巨大威脅，一些檔案加密措施不嚴(yán)密，導(dǎo)致檔案泄密的風(fēng)險增加。

3、管理人員素質(zhì)不高增加了泄密風(fēng)險

檔案管理人員的崗位流動，也是造成檔案信息安全隱患的重要因素，人員經(jīng)常調(diào)換崗位，再加上利益趨勢，一些人的職業(yè)操守在利益面前被擊潰，導(dǎo)致檔案泄密換取利益的事件時有發(fā)生，一些工作人員對工作不熟悉，信息化處理技能不高，導(dǎo)致加密不嚴(yán)密，同時工作交接次數(shù)的增加也增加了檔案泄露的風(fēng)險。

二、信息化檔案管理實施策略

（一）加大檔案信息化管理的建設(shè)實施力度

檔案信息化管理是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是信息社會對檔案管理工作的必然要求，也使信息管理的必然趨勢。因此，要全面實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，加大信息化建設(shè)投入力度，建立和規(guī)范檔案管理工作制度，制定檔案泄密處罰條例，以法律法規(guī)對檔案信息管理提供有力保障，通過規(guī)范的工作制度提高檔案管理人員的信息化管理意識。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全措施

全面實現(xiàn)辦公無紙化是一種理想的狀態(tài)，然而這是一個漫長的過程。事業(yè)單位檔案信息化管理工作當(dāng)中，一般都是半紙質(zhì)化和半信息化并用。因此，對于檔案安全管理也是兩手準(zhǔn)備，一方面實行對紙質(zhì)檔案的專人管理，另一方面加強(qiáng)信息化安全管理理念，加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度，完善對檔案信息化管理的監(jiān)督措施，全面保障信息化進(jìn)程的合法性和涉密檔案的安全性，通過建立專門的檔案管理平臺，使得檔案信息得以最大限度的整合，統(tǒng)一加強(qiáng)管理和防泄密工作。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

不論是紙質(zhì)檔案的管理還是信息化檔案的管理，都需要人來參與，因此，檔案管理人員的素質(zhì)就成為檔案管理水平的決定性因素。提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅利于提升檔案管理水平和調(diào)用效率，還能做到檔案的高度保密。首先要聘請專業(yè)的管理人員，組建高素質(zhì)的檔案管理隊伍，延長初學(xué)人員的實踐時間，以此形成工作人員的穩(wěn)定性。其次，加強(qiáng)思想教育工作，從正面樹立工作人員的高尚職業(yè)操守，反面來警醒檔案管理人員，加強(qiáng)監(jiān)督。

結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案信息化管理是一個漫長的過程，需要不斷的完善和推進(jìn)，而對于當(dāng)前半紙質(zhì)化和半信息化的檔案管理現(xiàn)狀，要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案和信息化檔案的安全風(fēng)險防范意識，注重對互聯(lián)網(wǎng)的安全建設(shè)，通過建設(shè)實用的檔案管理信息網(wǎng)站進(jìn)行信息整合，加強(qiáng)對工作人員的安全意識培養(yǎng)，不斷提高管理人員的職業(yè)操守，通過法律和工作制度為事業(yè)單位檔案信息化管理提供法律保障，通過工作制度的規(guī)范和監(jiān)督檔案管理人員的行為，全面提高檔案信息化管理水平，為事業(yè)單位檔案管理的實用提供便利和安全保障。

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