大數據時代高校檔案管理體系構建研究

潘紅 林慕嬋

【摘要】高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內容，在大數據時代背景下，對現時各業務管理部門的業務管理系統中形成的大量電子文件加強管理，對提高檔案利用效率和規范高校電子文件管理工作具有重要意義。本研究是探討推進高校檔案管理規范化、服務利用社會化、檔案資源結構多元化和檔案工作信息化進程，促進建設高校數字檔案資源共享平臺，能完善檔案資源館藏豐富、管理規范、利用方便進行數字檔案資料信息共享。

【關鍵詞】大數據;檔案資源;體系構建

一、研究背景

近年來，對檔案信息化建設和電子文件管理進行研究的學者眾多，電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問題，而電子檔案集成系統建設是電子文件中心建設的關健技術之一。目前我國在對業務系統形成的電子數據歸檔和電子檔案集成共享平臺建設方面經常采用的有二種方式，一種是業務系統與檔案管理系統數據直接對接式，一種是采用中間文件批量數據遷移方式，而在建設方式上大多采用業務外包形式。

目前電子文件中心建設中普遍采用的業務外包，由專業公司實施，存在管理軟件揉性不夠、自適應程度不高的缺陷等問題，探索一種對前端系統中形成的電子文件元數據及全文進行格式規范，對歸檔電子文件進行批量遷移及由基層檔案管理部門對通用型檔案管理軟件進行二次開發建設電子檔案集成平臺的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統三種途徑實現歸檔電子文件異質異地備份的方式方法此電子文件集成管理方法方便快捷經濟實用，具有較好的推廣價值。

二、高校檔案管理具有的特點

（一）高校檔案管理具有明顯的規范化

高校的檔案工作要采取科學化的管理措施就需要加強對檔案以及檔案信息等的規范化和標準化管理，這也是檔案管理工作規范化已經成為高校檔案管理工作中最為重要的內容之一。對高校檔案工作的重要性需要進行明確的認知，檔案館的建立需要對檔案進行更加標準化和規范化的管理，而且高校購進先進的檔案管理設備，也是為了提高檔案管理工作規范化的硬件水平。對高校檔案工作的明確化和制度化有利于建立高校檔案的管理體系，從而能夠實現高校檔案在進行各項業務工作時更加規范，保證高效檔案館能夠發揮其應有的功能。

（二）高校檔案管理具有資源結構多元化的特點

高校檔案記錄著學校發展的真實歷史，記載著教師和學生的教學、科研和學習等方面的大量信息，也傳承著大學的文化和精神。高校檔案在高校的發展中發揮了巨大的作用，形成了獨具特色的管理模式和服務功能。然而，在網絡化、信息化的新時期，社會和高校都對檔案管理的服務功能提出了多元化需求。從創新服務形式、強化服務功能、加大開發力度、加快推進傳統載體檔案數字化和促進資源共享等多方面共同推動高校檔案資源的社會化使用進程。

（三）高校檔案管理具有工作信息化的特點

現代信息技術得到廣泛應用，各行各業都實現了現代信息資源的共享，充分利用現代信息資源，從發揮人的智力作用，使社會經濟發展更加高效、優質的歷史進程。檔案信息化就是以網絡技術、計算機技術為手段，以檔案管理學為理論指導，按照信息時代發展的要求，依托檔案管理工作，而開展的收集、整理、保管、開發和利用檔案資源的現代化管理過程。高校檔案信息化就是在高校檔案管理工作中，充分發揮現代信息技術的巨大作用，收集、整理和利用檔案資源的過程。高校檔案信息化建設的最終目標是提高高校檔案信息的管理與服務水平，實現高效當信息資源的有效利用。而且，不同的信息化建設階段具有不同的階段性建設目標。

（四）高校檔案管理具有服務利用社會化的特點

高校檔案管理社會化管理是承載著市場經濟與現代化的進程和發展，社會結構日益復雜，社會差異成分越來越多的情況下，建立的一種新的管理模式。它符合檔案制度的公共政策創新：必須沿著社會化的方向發展。也就是機構和服務對象的社會性，主要適用于流動人員人事檔案管理，這預示著更大范圍檔案管理的一種方向和發展趨勢，更有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案規范化、現代化以及網絡化管理，是適應市場經濟發展需求的必然產物。

三、大數據時代高校檔案管理體系構建

多年來，在對高校電子文件管理理論與實踐的不斷探索中，檔案界專家逐步達成了共識：信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。本研究從建立歸檔數據通用格式標準和對遷移數據的標準化規范化管理及提高通用型電子檔案集成系統功能，開發通用型開放式可擴展自適應檔案管理平臺的角度進行研究，是一種更適合基層檔案部門進行電子文件中心建設的方式。主要有：

（一）推進學校檔案管理規范化，建立大數據管理高校檔案。

對于檔案工作管理，由于專業術語較多，甚至一個術語在不同環境下有不同的含義，專業人員的不足使得檔案管理工作較為混亂，很多高校都是由非專業人員進行管理，這使得日常工作中出現的一些問題很難被發現，隨著問題的累積，使得高校檔案工作管理難度越來越大。為此，單純地依靠制度和條例并不能實現高校檔案工作的規范化和標準化管理。而以集成管理理念為指導，針對高校具體情況，提出電子文件中心建設應用方案，探索一種方便快捷經濟實用的電子文件集成平臺建設管理模式，為高校數字檔案館、電子文件中心建設提供較好參考。

（二）采用調研、分析、對比、試驗實踐和總結等方法來解決集成系統存在問題，形成電子文件的批量按年度導出目錄數據和全文歸檔來處理數據

在收集或者訪談了解集成系統中存在的問題后，采用調研、分析、對比、試驗實踐和總結等方法來分析解決，各類收發文件的數據結構及輸出格式，整理和優化為建設集成平臺的基本材料。結合實際，研究基于中間文件批量遷移的電子公文格式及歸檔數據交換標準：提出集成系統中形成的電子文件全文及歸檔目錄數據基于表格或者中間文件的通用數據格式及電子文件封裝樣式。其次是對現有的通用型檔案管理系統進行二次開發，在現有的主要針對庫藏實體檔案管理的平臺中增加集成系統的電子文件表，在檔案系統中定制好遷移數據表，在實踐過程中提出并完善通用型電子檔案集成平臺的功能模型。還要對將歸檔電子文件數據進行加實體分類號、檔號等初步處理后導入檔案管理系統進行管理，將集成系統中輸出電子文件文件批量掛接進集成平臺中的相應目錄下，而且電子文件上傳空間架設，并歸檔數據光盤管理。

（三）電子檔案集成系統建設外包和二次開發建設相結合，促進成高校檔案管理方法方便快捷經濟實用

電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問題，電子檔案集成系統建設是電子文件中心建設的關健技術之一，針對目前電子文件中心建設中普遍采用的業務外包，由專業公司實施，存在管理軟件揉性不夠、自適應程度不高的缺陷等問題，建立一種對前端系統中形成的電子文件元數據及全文進行格式規范，對歸檔電子文件進行批量遷移及由基層檔案管理部門對通用型檔案管理軟件進行二次開發建設電子檔案集成平臺的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統三種途徑實現歸檔電子文件異質異地備份的方式方法系統。更重要的是此電子文件集成管理方法方便快捷經濟實用，具有較好的推廣價值。

（四）遷級整合集成檔案管理系統，形成的電子檔案移交與接收的具體實施方法

規范前端各業務管理系統中處理及形成的數字檔案資源目錄數據庫結構與數據交換格式，探索在服務器上架設電子文件上傳空間以實現歸檔電子文件異質異地備份的方法，解決集成檔案管理系統及其他各類業務系統中形成的電子文件按年度批量歸檔問題，主要是遷級整合集成檔案管理系統，形成的電子檔案移交與接收的具體實施方法。這樣才能解決歸檔電子文件批量遷移進檔案管理系統中及其在檔案系統中的儲存與管理問題：也解決歸檔電子文件的異質異地備份問題。建設與檔案管理系統相聯的數字檔案信息發布利用系統，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為學校各部門和社會提供全方位的網絡檔案信息服務。

總之，高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內容，在數字化校園環境下，對現時各業務管理部門的業務管理系統中形成的大量電子文件加強管理，對提高檔案利用效率和規范高校電子文件管理工作具有重要意義。