如何成為一名合格的秘書

任正非

善解人意，通俗地說，就是人家想做啥，你就把這個事情準(zhǔn)備好;或者是人家說了這句話，你就把它整理成一個有條理的東西。在座的各位都是秘書，從事著秘書的工作。怎樣做一個合格、稱職的秘書，來適應(yīng)華為公司超大規(guī)模的發(fā)展，是我們這次學(xué)習(xí)的目的。

01 作為秘書，要主動服務(wù)

做一個秘書，首先要具備做一個基本文員的條件。如果你沒有達到做一個基本文員的標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為秘書是做不好的。

我們公司過去最好的秘書是張燕燕，她是公司最早的秘書。人們常常懷念張燕燕時代，就是她十分投入地服務(wù)，人們對她印象很深。

她的秘書工作做得相當(dāng)不錯，因為她個人，無論是在品德上、技能上、管理上都出類拔萃。譬如打字，當(dāng)年她打字是非常非常快的，好多人都比不過她。

她參加公司的管理，也做了大量的工作。雖然現(xiàn)在她在做公司的副總裁，但她依然刻苦鉆研業(yè)務(wù)，如進出口業(yè)務(wù)、物料采購等。

從秘書成長為公司的副總裁，張燕燕為公司的發(fā)展作出了她應(yīng)有的貢獻！你們以后也可以私下和張燕燕交流交流。

我們公司秘書的前途在哪兒呢？我認(rèn)為在你們手里。

華為公司要大規(guī)模地推行網(wǎng)絡(luò)化的管理、矩陣管理，推行計算機體系化管理，怎么個管法呢？

秘書在這里面起了很大的作用！

經(jīng)理們主要是對一些宏觀的、重要的、更需要平衡思維的方面進行決策，更多的事則由秘書在公司允許的一個誤差范圍內(nèi)來處理，因為日常的交流與管理，不一定非要經(jīng)理親自來做。

如果像公司這樣一個大的信息系統(tǒng)都由經(jīng)理來處理，你說他能有多大水平？

所以單就秘書工作而言，這是一個重要的崗位。可是現(xiàn)在有很多秘書，只會打字，我看就很有必要加以提高。

應(yīng)該說，我們?nèi)A為公司的秘書系統(tǒng)是比較龐大的，可能中國很少有這樣的公司，有一百四五十個秘書人員，而且文化素質(zhì)總體都是比較高的，基本都是本科以上，如果大家都能把握到發(fā)展的脈搏的話，那發(fā)展前途還是十分大的。

作為秘書，你要主動地服務(wù)。主動地服務(wù)，并不是要你成為一個中心，我們?nèi)径紴槟惴?wù)，這是不可能的。秘書的主動性，是一個很重要的因素。你要做一個合格的秘書，是不容易的。這是我說的第一點。

02 作為秘書，要理解領(lǐng)導(dǎo)要做什么

第二點，就是“善解人意”，這是秘書的一個最重要的原則。

善解人意，通俗地說，就是人家想做啥，你就把這個事情準(zhǔn)備好;或者是人家說了這句話，你就把它整理成一個有條理的東西。

當(dāng)然，要做到善解人意，你必須拓寬你的知識面。

如果你不精通天文地理，不通曉古往今來的歷史，不了解世界科技發(fā)展的現(xiàn)狀，你怎么可能善解人意？這是從大的方面講;從小的方面講，華為公司有什么重大決策，有什么樣的規(guī)劃、計劃……公司發(fā)了這么多的文件，你是否認(rèn)真去讀過、思考過？

另外，你還要努力尋找彼此間共同的語言，如何才能與經(jīng)理產(chǎn)生共同的語言，你琢磨過了嗎？這些都是你達到善解人意的前提條件。否則，你就不能善解人意。既然不能善解人意，那要你這個秘書又有何用呢？

你一定要理解你的領(lǐng)導(dǎo)要做什么？與周邊的關(guān)系需要你的領(lǐng)導(dǎo)來解決什么？你的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該向周圍擴散什么？公司的這個運行火車?yán)镱^有什么在運行？

你只有把握住了這個脈搏，才可能成為一個好秘書。

我記得張燕燕做秘書的時候，當(dāng)時石油部的領(lǐng)導(dǎo)對她有過很好的評價。他對我說：“你的這個秘書，特別能善解人意。你想做什么事，她在電話里就幫你處理了，但是你并沒有交代她做什么事。”

因此我認(rèn)為對一個秘書來說，不要僅僅滿足會打字，還要經(jīng)常閱讀公司的文件。

公司的很多文件發(fā)下去，首先是到你們手里，并沒有說不給你們看，那么你們不學(xué)習(xí)便是你們自己的問題了。

公司的文件要學(xué)習(xí)，古往今來的歷史要學(xué)習(xí)，天文地理要學(xué)習(xí)，世界科技發(fā)展的潮流要學(xué)習(xí)，我們客戶的投訴要學(xué)習(xí)……這些都是很重要的信息源。

你只有學(xué)通了這些東西，并加以掌握，才有可能善解人意。善解人意了，助手的工作不就做成了嗎？就可以起助手的作用了嘛！

03 作為秘書，要善于歸納

第三，秘書要善于歸納。

我覺得秘書的差距有時是很大的，其差距就在歸納上。

以前我講完話以后，我的秘書很快就能歸納成一篇文章。其實，文章里有些話我并不就是這么說的，而且在說話過程中，廢話一定也不少，這是口語嘛！所以，這就要求秘書善于歸納總結(jié)給我看。

如果我覺得需要改動的很少，那我就認(rèn)為這個秘書的水平高，她能夠理解、善解人意、善于歸納。

你們經(jīng)理的思維有很多可能是創(chuàng)造性的思維。他有時在會上只講一兩句，就不說了，因為在座的都是他比較了解的人，一句話、兩句話，就可以達到相互間的默契，就會達到相互間應(yīng)有的交流。

但是作為秘書，不能把他的兩個字、一句話簡單地寫上去，那樣很多人會讀不明白，這個會議的主題是什么都不清楚。

因此，要把這些關(guān)鍵、重點的字眼加以發(fā)揮，用文字準(zhǔn)確地表達出說話者或指示者本人的意思。說話者或指示者的意思錯了，那由他本人負(fù)責(zé)，但是作為秘書要把他本人的意思準(zhǔn)確地翻譯出來。

所以，對一個秘書而言，首先要博覽，然后要善于歸納。沒有歸納，就掌握不住重點，就沒有力量。我認(rèn)為這是一個很重要的因素。

04? 作為秘書，文檔工作要做好

第四，公司要重視文檔建設(shè)。

文檔建設(shè)很重要的工作是由秘書來完成的。

大家知道，開發(fā)部有些部門的文檔建設(shè)做得比較好，我就提出來了，每年我們愿意出幾千萬購買開發(fā)部的文檔！就是我們重視到這個程度，但是否我們所有的經(jīng)理都給予了相應(yīng)的重視呢？不一定的。

如果文檔未做好，對我們這樣的公司來說，是非常危險的。對一個發(fā)展非常快的公司，對一個人員結(jié)構(gòu)經(jīng)常變的公司，如果沒有大量的文檔建設(shè)的話，是非常危險的，甚至?xí)叩狡飘a(chǎn)的邊緣！

比如說我們的萬門機，如果我們沒有良好的文檔建設(shè)，沒有記錄下我們所走過的歷程，當(dāng)主持萬門機工作的同志們一升官，走掉了，或者調(diào)到其他部門，過幾個月請他回來說一說萬門機的情況，可能也說不清楚了。

在此情況下，我們只能重做萬門機的軟件。大家知道我們的200號就是重做了一次軟件的。因為許國平出了車禍，當(dāng)時文檔建設(shè)還不是很好，為了200號能夠出去，我們又相當(dāng)于重做了一次文檔。可見這個軟件的重要性有多大呀！

有了良好的文檔建設(shè)，我們就能跟著前人的腳印前進，去理解他們的思維，接收下他們的系統(tǒng)，從而增加產(chǎn)品系統(tǒng)的可繼承性。

你們知道，我們公司現(xiàn)在不僅僅是在賣一臺機器，而在有的地方賣支撐網(wǎng)了。

那么支撐網(wǎng)是什么東西呢？就是說我們一個一個大交換機要用一個網(wǎng)聯(lián)接起來，網(wǎng)的結(jié)構(gòu)有信令網(wǎng)、同步網(wǎng)、交換網(wǎng)。

可以想象，一旦這些支撐網(wǎng)停下來，就等于整個國民經(jīng)濟停下來！──火車不能走了，走了就要撞車了……──那么我們進入到這樣一個高的層次以后，越往后走，膽子就越來越小而不是越來越大。

膽子能否大起來，就取決于文檔建設(shè)。

美國紐約到新澤西州的7號信令網(wǎng)出了故障，癱瘓了7個小時。美國的AT&T、貝爾實驗室，這么大的公司，做了這么久的工作，也出了這樣的故障！不能說我們?nèi)A為公司就不會出故障。誰也沒有這個膽量拍這個胸口。

關(guān)鍵在，出了這個故障以后，我們公司有沒有能力在7個小時內(nèi)排除幾千公里的支撐網(wǎng)的技術(shù)故障，這里很重要的方面是查看檔案，在發(fā)現(xiàn)這個問題以后，盡快翻閱我們的歷史檔案，在這個問題上我們是怎么考慮的？當(dāng)時的考慮與今天運行的網(wǎng)是否有沖突？有，就盡快把這個軟件修改了，然后彌補。可見，文檔工作的重要。

（摘自“金和佬講閑談”）