國有企業辦公用品的內部控制研究

吳晉花

摘 要 隨著近幾年來中國經濟的飛速發展，經濟體制和現代企業制度也在不斷改革完善，企業的運營機制和運營方式也隨之發生變化。企業想要實現與時俱進，就必須增強自身的核心競爭力，而國有企業作為中國經濟發展的支柱，在長時間的發展中也暴露出了很多的問題，國有企業辦公用品內控工作中的問題尤為顯著。本文主要對國有企業辦公用品的內部控制進行研究，希望能夠促進其更好地發展。

關鍵詞 國有企業 辦公用品 內部控制

一、引言

辦公用品是企業經營的必需品，雖然產生的辦公費占企業的整體成本比較小，但是辦公用品象征這一個企業的企業文化以及企業的治理狀況，對于辦公用品的節儉，在一定程度上能夠體現出員工的優良品質和企業的治理水平，而辦公用品的浪費不僅會對企業自身的發展產生影響，也會對國有企業的內部控制形成制約。

二、國有企業辦公用品的內控現狀

內部控制主要是指在特定的環境中，單位為了提高經營效率，充分利用資源達到管理目標而設定的各種制約或者調節辦法和組織等，但是國有企業辦公用品的內部控制中，還存在很多問題，如下：

（一）相關工作人員的不重視

相關數據顯示，很多國有企業都存在極大的辦公用品浪費現象，各種辦公用品的使用非常混亂，造成這種現象的主要原因是相關工作人員的不關心態度，這在本質上導致了辦公用品的浪費現象。通過調查，我們還發現年齡較大的工作人員對于辦公用品的管理和使用方面漠不關心，反而是一些大學剛畢業的工作人員由于接受了大量的培訓，反而更加注重在辦公用品方面的節約。

（二）辦公用品的采購機制不完善

在辦公用品管理中，采購也是很重要的方面，很多企業產生浪費的原因是在使用辦公用品時沒有進行詳細的登記，導致在采購時出現采購重復或者數量過多的情況，這在一定程度上會加劇辦公用品的浪費現象。

（三）領用與保管機制不完善

在進行辦公用品登記管理的時候，應該明確責任，將記錄與保管分開，防止信息混亂造成財產損失。應該對辦公用品的管理程序進行授權，領取使用的時候應該有專人簽字，避免出現盜取或者誤取現象，在進行信息傳遞時，應該設置系統性強的進貨、領取以及使用保存程序。在保存的時候也應該進行及時的統計盤點，保證庫存物品與登記數據保持一致。在對相關企業進行調查的時候，如果企業中只有少數人填寫物品領取單，超過一半的人在使用的時候沒有經過領導的批準，就說明該企業在授權管理方面還存在很大的問題。

三、辦公用品內部控制的目標及范圍

辦公用品的內部控制主要是促進辦公用品的合理使用，杜絕浪費現象，樹立環保理念。在管理的時候，應明確辦公用品的使用權屬，保障賬務和實物一致，促進公司活動的正常開展。實行辦公用品的內部控制，能夠在一定程度上使辦公用品的采購、入庫以及領用、保管等符合國家的相關政策規定。

辦公用品的內部控制主要是指辦公用品的需求申報、采購、維護（入庫、登記保管）發放、回收等。

四、辦公用品的內部控制實施措施

第一，做好公費的預算，在進行內部控制的時候，應該在上年度末就結合企業目標和業務進行年度預算，結合實際的發展情況進行調整，在一定時間內對預算分部門進行考核，這樣可以反映出其是否勤儉節約以及對資源的再利用情況。

第二，在采購方面應該成立一個部門進行統一采購，這樣能夠在數量方面形成優勢，買到質量高、價格便宜的用品，也能夠方便管理，實現對預算的嚴格執行。在采購的時候還應該先申請后購買，在預算內的由分管領導審批，但是一旦超出預算，就應該按照規定的流程進行，通過審批之后再進行統一的采購。

第三，建立完整的登記驗收和入庫機制，企業應該建立專門的驗收部門，驗收部門主要由采購和監管部門組成，在采購完成之后對物品的數量、質量以及實用性等方面進行驗收，驗收完成之后在采購單上簽字，這樣采購部門就能夠根據驗收單來進行采購申請和采購工作。

第四，建立完整的出庫領用登記制度，在單位中應該成立專業的保管部門，設置辦公用品臺賬，在領用和出庫的時候按照類別登記。相關負責人員要在臺賬上說明物品的規格型號、數量、審批人、領用人、日期以及剩余數量等，保障臺賬的精確度。

第五，對貴重物品進行詳細登記，對于貴重的辦公用品，在使用的時候應該進行詳細的登記，包括使用人、使用地點以及貴重物品的現狀。在使用人調離崗位時，要進行手續交接，并且，交接手續應該作為人力部門進行調離手續辦理的主要依據。

第六，制定績效考核制度，企業內審部門以及其他相關部門在年終的時候應該對辦公用品的采購及驗收、入庫等程序進行績效考核，對現有程序的實用性進行評價和監督，判斷采購辦公用品的價格是否合理，檢查是否存在人為損壞或者丟失現象。

五、結語

目前，我國國有企業辦公用品的內部控制還存在很多不足，針對這些問題，我們應該及時改進，在保證國有企業辦公用品管理質量和管理效率的基礎上，盡可能保障資源的合理配置和利用，并始終堅持可持續發展理念。

參考文獻

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