企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合分析與研究

于英輝

摘要：本文對檔案信息化發(fā)展的特征、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密過程進(jìn)行分析，通過強(qiáng)化專業(yè)管理隊(duì)伍的保密觀念、嚴(yán)格遵守基本保密思想等方面對提升檔案信息化發(fā)展與企業(yè)檔案保密融合效率的措施做以深入探討，希望能為相關(guān)人士提供有效參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案保密；監(jiān)控手段

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，要保證企業(yè)的檔案安全性，必須加強(qiáng)對其的管理，為了迎合時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)著重提升其信息化的進(jìn)步。加強(qiáng)檔案數(shù)字化的普及，轉(zhuǎn)變原有的檔案記錄方式，實(shí)現(xiàn)電子化的運(yùn)行，不僅能夠有效的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，還會為檔案管理工作提供一份安全保障。

1檔案信息化發(fā)展的特征

檔案信息化發(fā)展通常是指利用當(dāng)前的數(shù)字化技術(shù)幫助企業(yè)提升檔案管理工作的效率，保證能夠契合時(shí)代的發(fā)展，并加強(qiáng)其現(xiàn)代化的工作水準(zhǔn)，通過在企業(yè)中建設(shè)專業(yè)辦公區(qū)域，采用先進(jìn)科學(xué)設(shè)備以及局域網(wǎng)的連接，實(shí)現(xiàn)在檔案管理以及服務(wù)系統(tǒng)之間建立一個(gè)高級的網(wǎng)絡(luò)框架，并以此為最基本的應(yīng)用方法，從而能夠?qū)⒃械臋n案管理形式轉(zhuǎn)變成信息化檔案進(jìn)行存儲。不僅能夠提升企業(yè)運(yùn)行的效率，還會因?yàn)闇p少人員的參與，從而降低人為失誤率，保證整體服務(wù)的高質(zhì)量和高效率。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理的過程中能夠幫助企業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備幫助其進(jìn)行信息的傳送以及接收工作，有利于實(shí)現(xiàn)存儲和共享的集中化管理。在檔案公開并且在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享化的過程中還可以幫助檔案的信息化全面的發(fā)展，借助檔案場館中的數(shù)字化、多種電子信息的管理以及多媒體設(shè)備的利用，可以為企業(yè)帶來足夠的便利性，加快了信息在企業(yè)的流通速度。

2檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密管理過程

企業(yè)檔案會由專門的存儲部門對整個(gè)公司的檔案進(jìn)行管理和存儲，并接受公司內(nèi)部上交的所有文件和檔案，根據(jù)實(shí)際的需求，經(jīng)過整理之后的檔案再由專業(yè)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的共享化管理，但是由于檔案內(nèi)部所記載的資料影響著公司的整體發(fā)展，公司有必要加強(qiáng)對檔案的保密工作，從而維護(hù)企業(yè)的正常發(fā)展。現(xiàn)階段國內(nèi)部分公司都已經(jīng)在上世紀(jì)后期將檔案的管理工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，制定專業(yè)的管理計(jì)劃，以確保檔案管理的信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全面運(yùn)用。由于時(shí)代的發(fā)展，公司內(nèi)部的檔案管理以及辦公流程得到了專業(yè)的調(diào)整和升級，能夠?qū)n案管理從傳統(tǒng)的方式過渡到現(xiàn)有的信息化管理，將公司大量的信息予以公開化處理，內(nèi)部員工可以根據(jù)實(shí)際的工作需求對其加以利用，切實(shí)的提升專業(yè)管理人員工作效率和質(zhì)量，加強(qiáng)信息管理化向自動化管理系統(tǒng)的過渡，從而帶動了企業(yè)的發(fā)展。在企業(yè)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)將其保密管理工作作為主要任務(wù)，可以采用現(xiàn)代的技術(shù)，利用全息信息化管理的方式，將內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和外部的區(qū)域網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，并分設(shè)專人對其進(jìn)行管理，設(shè)立專業(yè)的權(quán)限訪問，強(qiáng)化對于電子信息下載操作的監(jiān)管，增強(qiáng)企業(yè)信息化管理的可靠性和保密程度。

3提升檔案信息化發(fā)展與企業(yè)檔案保密融合效率的措施

3.1統(tǒng)籌管控保障庫藏檔案數(shù)字化過程中的信息保密安全

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案的管理一直都是最重要的工作之一，不僅是對企業(yè)發(fā)展歷史的完整記錄方式，還是能夠沿襲企業(yè)發(fā)展的一種可靠力量，方便實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)當(dāng)前發(fā)展過程中所遇到的狀況進(jìn)行及時(shí)的分析，有利于企業(yè)更好的解決企業(yè)發(fā)展所面臨的檔案問題。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)化的信息檔案管理方式期間，不斷向現(xiàn)代化的信息管理過渡，在此過程中，推動了企業(yè)對于信息的管理，還增強(qiáng)了日常工作的效率和質(zhì)量。公司在開展信息化管理的過程中，會對存儲時(shí)間較長的檔案進(jìn)行掃描，并利用大量數(shù)字化加工技術(shù)對其予以整理，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化，將其上傳到網(wǎng)絡(luò)存儲管理中。檔案的信息化管理過程不僅是儲存過程的一種創(chuàng)新，同時(shí)也是考驗(yàn)公司的信息保密工作。在企業(yè)的前期規(guī)劃期間，通常會實(shí)施全面的信息化管理工作，并針對統(tǒng)一化的管理原則對其進(jìn)行專業(yè)化的保密管理。在此過程中，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)的核對專業(yè)數(shù)字化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和資歷，并制定合同協(xié)議，使整個(gè)保密工作能夠有可靠的依據(jù)作為支撐。只有嚴(yán)格的控制整個(gè)數(shù)字化檔案管理的過程才會加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作。

3.2加強(qiáng)檔案信息化與檔案保密的協(xié)調(diào)管理

企業(yè)的檔案管理工作通常會將檔案利用專門的渠道進(jìn)行傳輸，并會在此過程中設(shè)立專門的簽收、登記和管理工作，經(jīng)過專業(yè)人員的檢驗(yàn)才會在轉(zhuǎn)交流程上簽字。此檔案的保密工作會進(jìn)行保密管理，經(jīng)過專業(yè)的信息化管理之后，根據(jù)有關(guān)的政策以及標(biāo)準(zhǔn)，將其信息以及所屬內(nèi)容予以劃分，并根據(jù)其中的信息文件和內(nèi)容嚴(yán)格的輸入到與之對稱的管理系統(tǒng)中，只有專門的密碼和檢索渠道才會進(jìn)行訪問，設(shè)立檢驗(yàn)整體流程的審批流程，在此過程中能夠保證信息的保密性。在企業(yè)的檔案保密工作，通常會根據(jù)公司的實(shí)際發(fā)展將其劃分為商業(yè)性質(zhì)、日常工作流程等方面，在內(nèi)部系統(tǒng)的設(shè)立中建立多種商業(yè)秘密渠道，將其按照關(guān)鍵等級進(jìn)行劃分。公司通常會建立文件整體化管理的流程，大量的信息會被放置到內(nèi)部的管理區(qū)域中，有效將公司低級的信息進(jìn)行公開化，方便工作人員在工作中對企業(yè)資料的訪問。企業(yè)在發(fā)展的過程中，經(jīng)常會對部門的項(xiàng)目進(jìn)行加密處理，整理之后的加密保護(hù)能夠提升公司安全管理的安全性，有利于將公司的核心材料予以有效保管，防止在行業(yè)內(nèi)部的泄漏。

3.3強(qiáng)化專業(yè)管理隊(duì)伍的保密觀念

企業(yè)檔案工作通常會經(jīng)由專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，與此同時(shí)也會對公司的整體資料有一個(gè)全面的了解，并且通常會比公司部分員工所知的時(shí)間早、所涉及的范圍較廣、核心內(nèi)容了解程度較為集中等優(yōu)勢，所以公司的管理層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案管理工作及其人員的重視程度，提升其對工作崗位的重視程度，強(qiáng)化在工作中的責(zé)任感，有利于維護(hù)企業(yè)的利益。檔案工作的精細(xì)程度關(guān)系到管理人員的素質(zhì)以及對待工作的態(tài)度，應(yīng)當(dāng)具備一定的責(zé)任心，有充足的管理意識，明確相關(guān)的檔案管理準(zhǔn)則，切實(shí)了解公司保密體系，熟讀相關(guān)的管理流程，防止檔案資料的意外泄漏。例如，公司為了培養(yǎng)專業(yè)的管理人才意識，定期組織專業(yè)工作教育，保證檔案的管理職工可以及時(shí)掌握有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定，在不斷的改進(jìn)工作水平的同時(shí)還會加強(qiáng)人員專業(yè)知識的存儲程度，定期更新所掌握的知識，有利于跟隨時(shí)代的總體發(fā)展。另外，還需要公司重視對于保密工作的培訓(xùn)，防止員工對保密工作認(rèn)知的不到位，意外的泄漏企業(yè)的檔案材料。

3.4實(shí)行監(jiān)控手段

為保證檔案保密工作的有效進(jìn)行，需要對其監(jiān)管手段進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)整，可以應(yīng)用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢對其予以隔離，從而提升檔案的管理工作。目前檔案整理工作已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)了信息化，利用網(wǎng)絡(luò)平臺對其進(jìn)行全面的信息化傳輸。采用專業(yè)的保密項(xiàng)目予以實(shí)時(shí)的管理工作，經(jīng)過專業(yè)渠道的上傳和收發(fā)等一系列的工作能夠保障與企業(yè)有項(xiàng)目合作的客戶可以借助此系統(tǒng)的幫助了解公司內(nèi)部資料，通過設(shè)立專業(yè)的訪問權(quán)限，對外來人員采取有效的隔離。另外，在公司向下級進(jìn)行文件轉(zhuǎn)交的過程中，需要借助專業(yè)的設(shè)備對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的導(dǎo)出，并上傳到管理中心，然后利用本地用戶的權(quán)限對下載進(jìn)行監(jiān)控，防止信息的大量流出。加強(qiáng)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的流程，保證公司的上層可以借助此種監(jiān)控渠道實(shí)現(xiàn)對檔案工作的有效管控。

4結(jié)論

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案的保密工作能夠影響企業(yè)并促進(jìn)其穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)當(dāng)推行檔案信息化管理工作，并將其與現(xiàn)代化的檔案管理工作相融合，才會保證企業(yè)能夠在同行業(yè)內(nèi)可持續(xù)的發(fā)展。

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（作者單位：中交一航局第三工程有限公司）