淺議新常態下現代文秘與檔案管理工作的創新舉措

劉燕

摘要：作為大中型國有建筑企業機關的文秘檔案管理，本人在14年來的工作中，幾乎天天都與文秘檔案流程打交道，見證了現代文秘與檔案管理工作的發展，變革歷程，可以說對文秘與檔案管理工作獨有情鐘。那么，如何找到現代文秘與檔案管理工作的有效結合點，完成檔案管理賦予新的使命，提升新常態下文秘與檔案管理工作的業務技術素質與操作技巧，商討與增訂新常態下現代文秘與檔案管理工作的創新舉措，這乃是本文提出磋商研討的初衷與出發點。

關鍵詞：檔案管理；文秘；創新舉措

1打開眼界，縱觀新常態下檔案工作所面臨的新機遇

1.1文秘檔案管理與提升本行業在市場經濟競爭力中的新機遇

文秘檔案管理工作對國企現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。其目的是立足于國企現代化管理的現狀，吸收和借鑒優秀的文秘檔案管理工作研究成果，不斷適應文秘檔案管理工作的新形勢，指導國企的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大文秘檔案管理人員工作熱情之目的。

1.2數字化、網絡化的深入發展與文秘檔案管理發生質變的新機遇

隨著數字化、網絡化的不斷深入，文秘檔案本身也發生了質變。檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。

1.3檔案管理由微機加軟件的老辦法與適應檔案網絡化發展需要的新機遇

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是目前的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。

2開拓思路，分析文秘檔案工作需要解決的疑難雜癥

2.1要在服務觀念上拓寬視野

檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。就檔案服務來說，一是要真正樹立市場經濟意識，特別是知識經濟的意識。二是要全面認識檔案的利用價值。不斷豐富館藏，提供給利用者為現實服務。三是重視和加強對利用者的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求。

2.2要在服務范圍上增添辦法

隨著檔案工作的發展，檔案服務范圍和內容不斷擴大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經濟合同、刑事犯罪案件等，作用越來越大，應用的范圍越來越廣。要在檔案服務的范圍上想辦法，特別是要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。

2.3要在服務機制上放開手足

檔案工作服務機制只有放開手足，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢，任務的變化發展得到不斷提高。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，我們的服務方式也應隨著形勢的變化不斷創新，要在服務機制上放開手足，才能使檔案服務真正走進社會，走近群眾。

3注重調研，增訂新常態下檔案管理工作主要創新措施

3.1抓調研，在工作思路上創新

調查研究是謀事之基、成事之道，是一個檔案部門領導者應具備的基本功。檔案工作要創新，就要大興調查研究之風，調研出思路，調研出對策，調研出成果。通過調研開拓視野、掌握實情，通過調研形成科學的認識，并在實踐中大膽實驗，形成創新的成果，以達到加強和促進文秘檔案管理工作發展的目的。

3.2抓服務，在服務意識上創新

增強服務意識，檔案工作就有了市場，收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動收集”，如“一事一案”要形成制度，同時要從分公司等基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬戶的積極性。整理工作要改變過去先收后整為邊收邊整，并重點放在基層檔案室進行，使檔案歸檔工作從源頭抓起。查閱利用工作要改變過去“等客上門”為“主動送信息上門”。

3.3抓隊伍建設，在知識技能上創新

作為信息產業組成部分的檔案工作，急需高素質人才。就目前情況來看，檔案部門引進人才的能力不強，還必須走“自我提高、自我發展”的道路，通過各種培訓和研討活動，采取“請進來”“走出去”的辦法，開闊眼界，擴展視野，更新知識，提高技能，盡快培養一支新型的高素質檔案干部隊伍，以適應新形勢的需要。

3.4抓特色，在館（室）藏結構上創新

客觀地說各部門、各分公司工作業務千差萬別，所形成的檔案也各具特色。建立各具特色的檔案結構體系，應該是完全可能的。就目前情況來看，豐富檔案內容應從機關文書檔案為主體的基礎上加強專門檔案的建設，加強專業檔案建設及“聲像檔案、電子檔案”等不同載體的檔案建設。

（作者單位：四川省第六建筑有限公司）