現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

杜蕾

摘要：隨著時代的不斷發展，人們更加重視個人信息的管理，因此，廣大群眾的信息管理工作就顯得尤為重要，人事檔案是事業單位在招聘人員時需要了解的基本信息，同時也具備保密性。檔案機密就是事業單位機密重要的部分之一。本文通過現階段事業單位人事檔案存在的各種問題，探究現代人事檔案管理問題的解決對策。

關鍵詞：現代人事檔案；管理；問題；對策

事業單位的人事檔案具有絕對的保密性質，它是在服務人民群眾的過程中形成的，主要包括個人經歷、個人身份、政治背景、學歷等等。另外，人事檔案是中國管理制度的一種特色，與人們的社保、家庭、工資待遇等因素息息相關，具有公正性。由此可以看出，人事檔案對每個人的重要性，我們在社會的生活離不開人事檔案，所以對人事檔案的管理工作就顯得十分必要。

1現代人事檔案管理存在的問題

1.1管理制度缺乏完善性

隨著時代不斷的發展，我國對各方面的管理制度都進行了改革，但是還有許多事業單位的人事管理采用較為傳統的管理模式，雖然傳統管理模式曾經對事業單位的人事檔案管理工作有著積極的因素，但由于事業單位人事管理規模的不斷發展壯大，導致傳統模式難以滿足事業單位的需求，同時人事管理人員大多是在事業單位內部選舉的，不具備管理的專業知識，會使人事檔案管理的保密工作不完善，充滿漏洞，給其他事業單位可乘之機，這兩點問題會在事業單位面臨挑戰和機遇時，阻礙其發展，嚴重還會導致事業單位的破產。

1.2管理人員不足

許多事業單位在人才的選拔上會按照國家的政策選出相應的檔案管理人才。但是大多數事業單位存在“上有政策，下有對策”的方案，使一個檔案管理人員管理數不清的人員檔案，同時還存在雇傭臨時工的情況出現。這些人員一般不具備管理的專業知識，并且沒有接受過相關的培訓，因此，更不會將檔案管理人員的職責，結合事業單位的現狀對其進行管理。使事業單位無法合理的運用相關資源，來提升事業單位在行業中的地位。另外，管理人員數量不足，事業單位人員數量較多，會導致管理工作無法按照規定的時間完成，降低了人事檔案管理的水平。

1.3檔案管理落后

許多事業單位在人事檔案管理工作中，存在扣留檔案的現象存在，這是違法的行為。人事檔案具有法律效應，它具備公正性、可變革性、必須遵循性，是一種社會規范，也是一種契約精神。現階段隨著時代的日新月異，導致人才流動性很大，使檔案管理動作難以進行，從而導致許多應屆畢業生喜歡在對檔案要求不高或是不需要查看檔案的地方工作，是檔案管理工作逐漸落后與時代的發展水平。

由于時代的發展，使經濟體制發生了一定程度的改變，從而導致事業單位的各個崗位之間任務劃分更加精細，對管理的要求不斷加強，如果采用傳統的管理模式無法滿足其要求，還會導致重要文件遺失或者被竊取，增大管理的難度。事業單位已經認識到檔案管理方式與社會的進程不一致，為響應社會的發展，事業單位應該在網絡安全的條件下，采用數字信息化的模式將大量的人員檔案進行數字化，增強信息的保密性，也有利于資料的查找。

1.4檔案意識淡薄

人事檔案管理工作相較事業單位的其他類型的管理工作不同，它的目的是能夠在某一特定的時期對其高效的利用，與事業單位的發展也息息相關。由于檔案管理工作是一個純文本的工作，沒有為事業單位帶來明顯的利益，因此事業單位容易對其忽略，難以明白檔案管理工作對事業單位的重要性。另外，事業單位的人事管理受到傳統管理模式的影響，認為只有保證信息不泄露、檔案不被竊取就是檔案管理人員的工作，這種思維方式限制了檔案管理工作的展開，同時，也會使事業單位停滯不前。

2現代人事檔案管理問題的解決對策

目前，隨著時代的進步，各行各業進入了一個持續發展的階段，但是為促進其更好的發展，應該更新相關單位的檔案管理工作。當然，新模式的檔案管理工作也會面臨許多問題，以下就是各種問題的解決對策。

2.1完善檔案管理工作制度

在檔案管理過程中，由于事業單位的人員組成數量較大、管理工作十分枯燥無味，所以容易出現各種各樣的問題，為避免問題的出現，建立了人事檔案管理制度。這項制度的建立有利于檔案管理人員按照相應的規則對人事檔案進行總結、歸納，方便資料的查閱。同時，制度的建立增強了對管理人員的約束性，使管理人員能夠懂得不泄露事業單位的機密，增強了公司人員對法律知識的認識，也可以引導相關人員直知法、懂法、卻不犯法。

人事檔案管理制度的內容主要是材料歸檔、檢查核對、轉移傳遞、保衛保密、統計。建立完善的檔案管理工作制度是對事業單位的人事檔案進行有效保管的重要因素。

2.2提高檔案管理人員素質

人事檔案管理人員需要在事業單位的發展基礎上結合時代的變革對其工作進行不斷創新，增強自身的工作能力。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員學會應用互聯網對事業單位的人事進行管理，使人事方面的資料能夠在短時間內整理出來，并能得到有效的利用。這需要檔案管理人員跟隨科技的進步，熟練掌握新型的管理技術。另外，由于檔案工作具有一定的機密性和政治性，因此，對檔案管理人員的要求也逐漸增強，要求具備秘而不宣、遵守國家機密的政治特征，同時，檔案工作人員還需要具備良好的為人民服務的精神。大多數的事業單位的檔案管理人員不具備管理的專業知識，為了事業單位的前景，需要對其進行管理工作的培訓，以此來提升檔案管理人員的綜合素質水平。

2.3建立現代化人事檔案管理系統

隨著時代的日益進步，增強人們對管理的經驗，因此，事業單位建立了較為科學性的現代化人事檔案管理系統，這項系統的建立能夠符合事業單位的發展趨勢，使檔案的管理工作更加便利，同時，也減少了各種管理問題的出現，為管理人員減輕了負擔。它利用了信息化的模式，將紙質的人事檔案變為數字化，有利于檔案的查閱指導、監督，也能夠防止檔案的泄密和丟失，能夠滿足市場的需求，使事業單位快速的發展。

2.4增強流動人員檔案管理

由于事業單位面臨的項目較多，在人手不足的情況下，會招聘一些臨時工幫助事業單位完成相關事務，事業單位稱他們為流動人員。在人事檔案管理過程中，流動人員檔案的確定成為了檔案管理人員的難點，由于流動人員具存在不確定性的因素，因此，人事檔案管理人員必須在短時間內完成這類人員的檔案收集、歸納工作，使其在有效的時間內能夠為相關單位提供優質的服務。在流動人員離開相關單位之后，不得透露該人員的個人信息，不得扣押該人員的檔案。國家針對流動人員檔案的整理工作提出了“集中統一、歸口管理”的體制，為流動人員提供了保障，使相關單位不敢再扣壓流動人員的檔案。

3結語

隨著我國科技實力的增強，相關單位面臨著巨大的競爭力，如果想在面臨著巨大的挑戰的情況下，依舊保持平穩發展，應該改變相關單位傳統的人事管理模式，摒棄傳統思維模式帶給我們的只要保證檔案的機密性，檔案管理人員的工作就完成的現象。應該采用現代化人事檔案管理系統對相關單位的人才進行系統化、科學性的管理，使每個人的資料能夠更加便捷的查閱，同時，也保障了檔案的保密性。

參考文獻：

[1]郭婷婷.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方事業單位文化，2015（23）.

（作者單位：重慶市健康教育所）