基于RPA技術的財務機器人應用研究

田高良（博士生導師），陳 虎（博士），郭 奕，薛宇婷

一、引言

黨的十九大報告提出，要推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合。當前，在數字化變革的時代背景下，企業需要從龐大、混雜的數據中高效篩選出有效數據并利用數據去創造價值。財務是企業天然的大數據中心，是企業數字化變革的有利切入點，而在傳統財務工作模式中，數據獲取難度較大、數據處理效率較低，難以匹配企業經營發展、管理決策過程中的數據需求。財務機器人是企業順應數字化變革、更好地發揮財務大數據中心作用的有效工具，通過在財務工作中應用RPA（機器人流程自動化）技術，可保障企業業務發展和管理決策中的數據需求，為財務變革與轉型奠定數據基礎。根據《經濟學人》的估計，未來20年會計與審計人員被機器人取代的可能性為94%，僅次于電話營銷人員[1]。同時，財務機器人模擬人類操作和基于明確規則的判斷，能夠將財務人員從簡單重復的低附加值工作中解放出來，使得財務人員能夠轉型從事更具創造性、更有價值的工作，從而為財務變革與轉型提供組織基礎，為企業發展提供有效支撐。

二、RPA的內涵與外延

機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA），是通過使用用戶界面層中的技術，模擬并增強人與計算機的交互過程、執行基于一定規則的可重復任務的軟件解決方案。RPA也被稱為數字化勞動力（Digital Labor），是數字化的支持性智能軟件，能夠完成以往只有人類才能完成的工作，或者成為高強度工作的勞力補充。

1.RPA 的技術特點。根據市場研究公司Transparency Market Research[2]的研究，2017年，全球RPA 市場規模達到了 11 億美元，2018～2026年，預計可實現28.1%的年復合增長率。RPA 得以快速發展，一方面在于迫切的市場需求，企業渴望利用技術提升工作效率與質量，降低人工成本；另一方面在于RPA 的技術特點使得RPA 相較于傳統軟件具備開發周期短、設計簡單的技術優勢。具體來講，RPA的技術特點包括以下三個方面：

（1）機器處理。RPA 根據預先編寫的腳本進行重復、機械式的運動，用自動化處理代替人工任務處理。因此，RPA 可以7×24 小時不間斷地工作，提高工作效率。

（2）基于明確規則。RPA 主要是代替人工進行重復機械性操作，研發RPA需要基于明確規則去編寫腳本。因此，RPA適用的流程必須有明確的、可被數字化的觸發指令和輸入。

（3）模擬用戶操作與交互。RPA 主要模擬的是用戶手工操作，如復制、粘貼、鼠標點擊、鍵盤輸入等。例如，國內早期出現的“按鍵精靈”，其會錄制用戶界面的所有操作，記錄下鼠標點擊位置和鍵盤數據字符，然后形成腳本分配給機器人去操作，實現自動處理表格間數據的轉換、自動調整文檔格式、文章排版、自動收發郵件、自動打開檢驗網頁鏈接、文獻檢索、收集資料等重復操作。

2.RPA 的應用領域。RPA 助益多個職能領域，包括財務、采購、信息技術、稅務、供應鏈、人力資源和客戶服務等[3]。雖然RPA在不同的職能領域和不同行業有不同的應用，但是技術操作的本質是相同的，可歸納為以下兩種模式：

（1）對人類操作的模擬：基于手工的操作任務處理。RPA 能夠在電腦上記錄員工的操作，然后將這些操作處理成計算機可以理解的對象，計算機即可在一定的規則下執行這些操作。例如登錄企業內部應用、操作基本的文件、處理日常郵件、操作鼠標、操作鍵盤、填制表格、讀取數據等。

基于手工的操作任務處理，按照業務類型主要分為兩類：第一類為數據輸入等簡單固定流程業務，由于RPA是按照固定的腳本去執行命令，因此無法通過自我認知學習去執行復雜、變化性強的業務；第二類為非結構化的數據收集和分析業務，隨著辦公需求的擴大，RPA 也要處理諸多非結構化數據，例如文本、郵件、網頁、聲音、影像等。

（2）對人類判斷的模擬：基于規則的判斷任務處理?；谝巹t的判斷任務處理主要是指判斷、計算、OCR（Optical Character Recognition，光學字符識別）及處理、爬蟲數據處理、分析預測等人類判斷模擬。RPA 可以通過OCR 技術將圖片信息轉化成文字信息，利用爬蟲處理抓取萬維網的腳本和程序，從而間接性地完成人類判斷模擬動作。

在財務工作的應付結算環節，采購訂單、入庫單、采購發票需要完成匹配后確認應付款，RPA 能夠根據ERP中的入庫單和采購訂單信息，以及通過OCR 識別獲取的發票信息，完成三單匹配，形成應付款單并自動導入財務系統。

三、財務機器人：RPA的財務應用

財務機器人是RPA 技術在財務領域的具體應用，針對財務的業務內容和流程特點，以自動化替代財務手工操作，輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業務。企業可以將財務機器人視為組織中的虛擬勞動力，對于財務工作中基于明確規則的可重復性工作流程，財務機器人是能夠在特定流程節點代替傳統人工操作和判斷的財務自動化應用。

RPA通過對人類操作和人類判斷的模擬，能夠實現數據的收集和整理、驗證和分析、記錄、協調和管理、計算和決策、溝通、報告等一系列功能。RPA技術應用在財務領域并結合一系列認知技術，能夠代替傳統財務人工的數字化應用，實現財務流程的自動化，提高財務部門人員配置的合理性和有效性，達到人力資源和工作強度的“削峰填谷”。

基于RPA的技術特點和功能，可進一步將財務機器人的功能劃分為五大類，即：數據檢索與記錄、圖像識別與處理、平臺上傳與下載、數據加工與分析、信息監控與產出。在實際應用中，財務機器人往往承載以下多種功能的組合，從而實現某一流程節點的自動化。

1.數據檢索與記錄。數據檢索與記錄是財務機器人最基礎的功能，通過記錄傳統模式下財務人員的手工操作，設置計算機規則進行模擬，從而使財務機器人執行數據檢索、數據遷移、數據錄入的動作。財務機器人數據檢索與記錄功能如圖所示。

數據檢索。通過預設規則，財務機器人模擬財務人員手工檢索操作，自動訪問內部和外部安全站點，根據關鍵字段自動進行數據檢索，提取并存儲相關信息。相較于用傳統的編程方式來解決數據檢索問題，財務機器人對頁面元素獲取的靈活性更強，在頁面存在部分修改的情況下，無須對項目架構進行調整，節約了系統維護成本。

財務機器人數據檢索與記錄功能示意圖

數據遷移。對于跨系統的結構化數據，財務機器人可自動進行數據采集、邏輯轉化和數據遷移，并對數據完整性和準確性進行測試和校對。在跨系統數據遷移過程中，財務機器人不但能夠進行原始數據的采集，還能夠靈活處理數據邏輯轉化，適應數據或流程的變更；除了一對一的系統數據遷移與測試，財務機器人還適用于一對多、多對一、多對多的跨系統數據遷移與測試。對于多系統間的數據遷移，系統配適性更強，數據遷移成本更低。

數據錄入。對于需要錄入系統的數據信息，財務機器人識別紙質文件信息或接收電子文件信息后，模擬財務人員手工操作將預填充的數據自動錄入至對應系統，并對原始文件進行歸檔。例如，使用財務機器人在供應商管理系統設立并維護供應商數據信息，在開票系統錄入發票開票信息從而實現財務機器人自主開票，在銀行系統輸入付款數據從而為普通付款和批量付款自動生成會計分錄。

2.圖像識別與處理。圖像識別與處理功能是指財務機器人依托OCR 技術對圖像進行識別，提取圖像中的有用字段信息并輸出為能夠進行結構化處理的數據，從而進一步對數據進行審查與分析，并輸出為對管理、決策有用的信息。

OCR 識別。財務機器人利用OCR 技術對掃描所得圖像進行OCR 識別預處理，在此基礎上對文字圖像進行特征提取和降維，從而進行文字分類器設計、訓練和實際識別。在完成OCR 識別后，進一步對分類結果進行優化校正和格式化，最終將提取的圖片關鍵字段信息輸出為能夠進行結構化處理的數據，由此減少財務人員手工錄入的工作。OCR 技術目前主要應用于對發票信息的識別，財務人員可以從發票信息識別和錄入的機械操作中解放出來，轉變成財務機器人的管理者。

數據審查與分析?；贠CR 技術對圖像信息的識別，財務機器人根據預設的規則，模擬人類的判斷，進一步做出任務處理操作，對識別完成的文字按照預先設置的判斷要點、關鍵信息進行審查和分析，完成從圖片到信息的轉換與初加工。

3.平臺上傳與下載。上傳與下載的核心在于后臺對數據流的接收與輸出，財務機器人按照預先設計的路徑，登錄內部、外部系統平臺，進行數據的上傳與下載操作，完成數據流的自動接收與輸出。

平臺上傳。不同系統間往往需要進行數據及文件的傳遞，當系統間數據接口尚未打通、彼此間數據融通存在障礙時，就需要通過平臺上傳的方式進行數據同步、文件更新。財務機器人模擬人類手工進行系統上傳的操作，自動登錄多個異構系統，上傳指定數據、文件至特定系統/系統模塊。例如，財務機器人自動登錄客戶關系管理系統，批量勾選上傳客戶信息主文件。

平臺下載?；谙到y間數據同步、文件本地化存儲等需求，財務機器人可自動登錄多個異構系統，下載指定數據、文件，并按照預設路徑規則進行存儲，進一步根據規則進行平臺上傳或其他處理。例如，財務機器人自動收取并下載郵件、自動下載銀行賬戶清單，創建文件并儲存在合適的文件夾中。

4.數據加工與分析?；跈z索、下載的數據信息，財務機器人可進一步進行檢查、篩選、計算、整理以及基于明確規則的校驗和分析。

數據檢查。數據檢查是原始數據進一步加工處理的起點，財務機器人對獲取數據的準確性、完備性等進行自動化檢查，識別異常數據并做出預警。例如，財務機器人對從多口徑獲取的財務信息、業務信息進行初始數據的檢查核對，預警異常數據，進一步基于數據規則進行差異處理。

數據篩選。財務機器人按照預先設置的篩選規則，自動篩選數據，完成或推進數據預處理工作，鎖定進一步加工處理的數據范圍。例如，財務機器人在涵蓋多指標的報表中篩選核心指標以及需要進一步計算處理的基礎指標，基于篩選的數據進行數據計算、整理等后續處理。

數據計算。對于獲得的原始結構化數據，財務機器人可按照明確規則自動進行數據計算，從而得到滿足個性化管理需求的數據信息。例如，財務機器人基于下載的詳細銷售數據，按照傭金分配規則進行傭金計算。

數據整理。財務機器人能夠對提取的結構化數據和非結構化數據進行轉化和整理，并按照標準模板輸出文件，實現從數據收集到數據整理與輸出的全流程自動化。例如，財務機器人從不同的財務系統和報告中提取、識別數據，并自動進行數據整理。

數據校驗。在預先設置數據映射關系的前提下，財務機器人能夠對從指定路徑獲取的批量文件自動進行匹配驗證，并對例外事項進行簡單調查，對數據錯誤進行分析和識別。例如，調用財務機器人對核心的財務子系統賬戶余額進行對賬，對未成功對賬的案例進行簡單的調查，并對賬戶差異進行分析、生成對賬失敗報告，進一步創建日記賬分錄以處理差異。

5.信息監控與產出。信息監控與產出是指財務機器人模擬人類判斷，推進財務運行工作流程的一系列功能，包括工作流分配、標準報告出具、基于明確規則決策、自動信息通知。

工作流分配。財務機器人可按照預設的工作流程進行工作流分配和交接處理，實現工作流程和批復的自動推進。例如，對于數據校驗環節生成的對賬失敗報告，財務機器人會根據預設的對賬失敗處理流程發郵件至相應人員進行審核與批復。

標準報告出具。財務機器人將從內部、外部獲取的信息，按照標準的報告模板和數據、文字要求，模擬人類操作整合、輸出自然語言的報告。例如，財務機器人出具預測數據與實際數據的對比報告，基于收集和整理的數據自動生成監管報告，按照模板創建標準日記賬分錄、報告，預填制復雜報告中標準規范的部分。

基于明確規則決策。財務機器人基于明確的規則，通過自動化指令觸發，可進行分析、預測和決策。例如，利用過去的數據和市場數據進行自動化預測，根據歷史信用記錄進行信用審批，按照預先設置的規則自動處理標準的費用支出。

自動信息通知。在財務處理流程環節，對于需要向其他節點財務人員、員工、供應商、客戶等推送信息進行通知、跟催的事項，可調用財務機器人進行信息通知，財務機器人識別到涵蓋推送信息的關鍵字段，自動生成信息通知指令，并進行信息發送。例如，財務機器人識別到員工借款逾期未還的信息，自動向員工發送逾期提醒郵件。

四、財務機器人的適用性

財務機器人適用的業務特點是支持其處理不同流程和任務的運行環境，這是財務機器人高效運作的基礎，為財務機器人的應用提供了必要性和可行性?？傮w來講，財務機器人適用于模擬人類進行簡單重復的操作，處理量大易錯的業務，并且以7×24 小時不間斷的工作模式，在不改變原有信息系統架構的基礎上實現異構系統的貫通。

1.簡單重復操作。財務工作流程中，有些環節需要人工機械、重復地進行信息系統操作，在這些環節應用財務機器人，企業可以降低人力成本，提高工作效率，消除人為錯誤，提高財務處理質量和準確性[4]。這一類簡單重復操作的流程環節，通常具備以下特征：

（1）流程固定、規則明確。對于一些流程固定、處理規則明確的操作，只需要按部就班地點擊按鈕或進行其他機械操作即可完成，這類業務為財務機器人的應用提供了可能性。例如，月結的固定操作，自動結轉憑證、計提資產折舊、內部往來對賬、結匯、關賬、編報完成確認等可通過調用財務機器人實現自動化操作。

（2）重復性高、附加值低。對于企業來講，大量簡單重復的工作，其附加值往往較低，此類工作崗位或工作節點占用的人員多，產生的效益低；對于財務人員來講，重復、枯燥的工作不利于個人能力的發揮，崗位吸引力不足導致流動性較高。這類業務為財務機器人的應用提供了必要性。

2.量大易錯業務。采用財務機器人處理業務存在一定的開發周期和投資成本，適用的業務必使其自動化具備合理的投資產出比，因此，工作量大、易于出錯的業務更適合引入財務機器人。例如，在大量數據的計算、核對、整合、驗證的過程中，由于數據處理工作量大，需要投入較多的人力，導致人員占用多、人力成本高；同時，此類業務由人工操作往往容易出錯，而借助財務機器人，能夠批量處理數據，不僅數據處理速度快，而且能夠大大提高處理的準確性。同樣，這類業務也為財務機器人的應用提供了必要性。例如，系統主數據的添加及更新維護、跨系統數據的錄入及核對、發票登記及狀態維護。

3.7×24 小時工作模式。傳統人工工作模式下，人員工作時間有限，當企業財務工作量大時，財務人員正常工作時間難以滿足企業的需求，財務處理效率會大幅下降。例如，企業應付業務量龐大時，大量積壓的銀行回單和記賬憑證待匹配、進項發票待查驗認證；或者在某一時間段，工作量異常增大，隨時需要財務人員進行高強度工作。財務機器人是基于機器處理的程序，能夠不間斷、高效率地工作，并且可以彌補人工操作容忍度低、峰值處理能力差的缺點，適用于企業7×24小時的業務。

4.多個異構系統。財務機器人通過用戶界面或腳本語言與系統交互，完全模擬人類操作和判斷，將流程操作設計為獨立的自動化任務，交由財務機器人執行。對于多個異構系統間的數據流轉，使用財務機器人分別登錄多個系統自動執行數據的采集、遷移、錄入、校驗，以及上傳、下載和通知等操作，不會改變企業原有的信息系統架構。當數據交互的需求在原有多個異構系統的基礎上擴展至更多的系統時，財務機器人能夠以最小的自動化任務重新部署工作量，以最快的速度實現功能擴展。

五、財務機器人應用的優勢與局限性

1.財務機器人應用的優勢。

（1）效率提升。財務機器人能夠全天候不間斷地工作，工作容忍度高，峰值處理能力強，整體操作過程都是根據固定規則執行，不受人為因素的干擾。在信息系統升級的過程中，人工操作需要花費時間消除舊習慣去適應新的系統，但財務機器人作為虛擬勞動力只需要重新修改程序即可，減少了系統升級過程中的消耗成本。財務機器人完成流程的速度明顯快于人類。根據機器人流程自動化學會[5]的數據，機器人晝夜不停地工作，通?？梢猿袚?～5 人的工作量。

（2）質量保障。在傳統的財務模式下，人工操作容易導致較高的出錯率，而財務機器人操作的正確率接近100%，極大地保障了財務工作質量。再者，財務機器人的運作是基于規則化的流程和任務，這在一定程度上消除了輸出的不一致性。明確的規則也使操作無差別化，避免了人為主觀因素的干擾。此外，自動化處理的每一步操作都具有可追溯性，這使得系統錯誤可以被精準地發現，一旦出現問題，將更容易被解決。

（3）成本節約。在傳統財務模式下，大量簡單重復的工作往往需要投入較多的人力資源去處理，人員占用需要付出薪酬、福利、津貼等成本，而財務機器人上線后，企業將大幅度減少此類人力成本的投入。根據機器人流程自動化學會[5]的數據，RPA 可以節約25%～50%的成本。創建和維護機器人的平均成本僅為承擔相同工作的全職員工的三分之一。

（4）價值增值。在傳統財務模式下，財務部門會投入一半以上的精力用于基礎交易的處理，但是基礎交易處理工作卻不能為企業帶來更多的價值增值。財務機器人的應用能夠改變傳統財務部門的人員結構，釋放大量的基礎交易處理人員轉型去做高附加值的財務工作，財務人員積極性能得到有效調動，實現財務對業務的有力支撐以及財務部門的價值增值。

2.財務機器人應用的局限性。

（1）無法處理異常事件。由于財務機器人是基于固定規則進行操作的，當業務場景發生較大變化時，財務機器人無法判斷與規則不符的情況，無法處理異常事件，這就需要配備專門的人員監督財務機器人運行的過程，避免出現財務機器人無法處理的異常事件。一旦出現異常事件，就需要人工操作進行干預，這在一定程度上限制了財務機器人的應用。

（2）運營保障要求高。雖然財務機器人屬于ERP、CRM 等軟件之上的更高軟件層，不改變企業原有信息系統，但是其有效運營對系統平臺的穩定性有一定要求。當企業軟件升級或切換系統平臺時，財務機器人可能無法正常運作或迅速恢復運作，需要投入一定的時間成本和開發成本對其進行重新部署和優化。同時，財務機器人的日常運營維護需要企業財務人員對計算機知識有一定了解，對人員素質提出了更高的要求。

（3）需要跟蹤優化機制。流程固定、規則明確的流程特點，為財務機器人的應用提供了可能性。但企業的流程不是一成不變的，當企業進行業務流程優化時，就要對財務機器人重新進行部署和設計。為了保障財務機器人正常、有序地運行，快速、高質量地響應業務需求變化，企業需要針對財務機器人設計完整、詳細的跟蹤優化機制。