對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及分析

許樂

【摘 要】 辦公室行政事務(wù)管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)企業(yè)各相關(guān)工作的開展具有不可忽視的作用。辦公室不僅是企業(yè)內(nèi)部各部門之間溝通的一個(gè)橋梁與樞紐，也是企業(yè)對(duì)外的一個(gè)窗口，如果不能保證辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量與效率，就會(huì)給企業(yè)的日常工作帶來一定的負(fù)面影響。為此，文章就簡單探析了辦公室行政事務(wù)管理工作，希望可以為相關(guān)從業(yè)者提供一些參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】 辦公室 行政事務(wù) 管理工作 認(rèn)識(shí) 分析

引 言

在企業(yè)內(nèi)部，辦公室部門有著承上啟下的作用，對(duì)企業(yè)的決策有著很大的影響。所以，辦公室行政事務(wù)管理就顯得尤為重要，但是由于辦公室部門日常工作的繁雜，管理起來會(huì)比較困難，在實(shí)踐工作中需要結(jié)合自身的實(shí)際情況來選擇合適的管理方法，提升辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量與效率，進(jìn)而為企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作概述

1.內(nèi)涵。在企業(yè)的管理工作發(fā)展過程中，辦公室發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，尤其是企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展以及各項(xiàng)決策，都與辦公室行政事務(wù)管理的成效有著一定的聯(lián)系。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室已成為企業(yè)管理發(fā)展的重要機(jī)構(gòu)，是一個(gè)綜合性管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響。

2.特點(diǎn)。一是，服務(wù)性。辦公室行政管理是基于企業(yè)的發(fā)展而開展的一項(xiàng)工作。每天所要做到工作要比其他部門更加復(fù)雜，工作量也更大，在工作的過程中會(huì)涉及到較多的部門，所以在實(shí)際工作的過程中要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系;二是，雜亂性。由于辦公室在新時(shí)期的發(fā)展背景下已逐漸成為一個(gè)綜合性管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，所處理的工作也會(huì)比較繁雜;三是，困難性。由于辦公室行政事務(wù)管理工作的內(nèi)容多、復(fù)雜以及處理時(shí)間長等特點(diǎn)，使得其具有困難性的特點(diǎn)[1]。

3.智能。一是，助手智能。落實(shí)上級(jí)所部署的相關(guān)工作，以此來有效維護(hù)企業(yè)的正常經(jīng)營秩序;二是，輔助決策智能。在企業(yè)管理的發(fā)展中，辦公室行政管理是重中之重，有著輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的作用。由于辦公室每天所接觸的工作人員眾多，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的很多事務(wù)都會(huì)有更加清晰的了解，可以有效幫助領(lǐng)導(dǎo)緩解一定的工作壓力。同時(shí)，辦公室性質(zhì)事務(wù)管理也是企業(yè)內(nèi)部重要的交流與溝通平臺(tái)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要作用;三是，企業(yè)文化宣傳智能。在企業(yè)文化的宣傳過程中，辦公室行政事務(wù)管理部門是非常重要的一個(gè)窗口，同時(shí)也承擔(dān)著對(duì)外實(shí)踐的重要任務(wù)。

二、完善新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作的策略

從現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理工作的現(xiàn)狀來看，存在著管理理念陳舊、管理制度不完善、管理工作人員的綜合素質(zhì)能力不足等眾多問題，這些問題如果不能得到合理、有效解決，就會(huì)直接影響到辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量，使企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展受到一定的影響。對(duì)此，筆者針對(duì)完善新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作提出了以下幾點(diǎn)建議：

1.完善辦公室行政事務(wù)管理制度。辦公室行政事務(wù)管理工作對(duì)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，而要想充分發(fā)揮出辦公室行政事務(wù)管理工作的價(jià)值，就必須建立與完善辦公室行政事務(wù)管理制度，通過制度的約束來規(guī)范辦公室行政職務(wù)管理。為此，企業(yè)要結(jié)合當(dāng)前自身的實(shí)際情況以及發(fā)展方向，來建立與完善辦公室行政管理工作制度，將各項(xiàng)工作能夠劃分給每一名相應(yīng)的工作人員，明確所有人員的權(quán)責(zé)關(guān)系。另外，在制度的制定過程中要充分考慮到企業(yè)的發(fā)展以及員工的需求，堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，這樣才有利于員工對(duì)企業(yè)認(rèn)同感、歸宿感的增強(qiáng)[2]。

2.加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作人員的培訓(xùn)。一是，對(duì)現(xiàn)有辦公室行政事務(wù)管理工作人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，使其可以具備一定的素質(zhì)能力，了解最新的行政管理知識(shí)與方法，促使他們服務(wù)能力的提高;二是，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，企業(yè)可以建立一個(gè)動(dòng)態(tài)化的學(xué)習(xí)平臺(tái)，通過運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來引導(dǎo)工作人員的行為以及思想動(dòng)態(tài)，并結(jié)合他們的實(shí)際情況與需求來合理安排相應(yīng)的工作崗位，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置;三是，培養(yǎng)辦公室行政事務(wù)管理工作人員的發(fā)展性眼光。要保證他們可以在實(shí)際工作的過程中采用辯證分析的眼光去看待各類問題，提升工作預(yù)見的能力;四是，可以協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的人際關(guān)系，營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提升管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力與向心力，這樣才可以提升工作的有效性。

3.創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，人是重要的參與者，是影響企業(yè)管理發(fā)展的重要因素。所以，在辦公室行政事務(wù)管理的過程中，要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，堅(jiān)持“以人為本”的理念，通過科學(xué)、合理的管理來規(guī)范企業(yè)員工的行為以及思想狀態(tài)，使全體員工能夠保持工作熱情，提升他們的工作能力，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。同時(shí)，還需要通過管理模式的創(chuàng)新來提高行政事務(wù)管理人員的服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際工作中可以認(rèn)真對(duì)待，端正自己的態(tài)度，不斷加深對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過實(shí)踐工作的積累與摸索，來有效提升工作的效率與質(zhì)量[3]。

4.實(shí)現(xiàn)辦公室行政事務(wù)的信息化管理。現(xiàn)如今，效率是企業(yè)核心競(jìng)爭力的重要組成部分，對(duì)于辦公室行政事務(wù)的管理而言，提高自身的工作效率能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供重要支持，使辦公室行政事務(wù)管理能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。而這就需要首先辦公室行政事務(wù)的信息化管理，通過對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用提高各項(xiàng)工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)也可以為企業(yè)的各項(xiàng)決策提供全面、有效的信息，這在很大程度上保證了企業(yè)發(fā)展的社會(huì)適應(yīng)性。除此之外，辦公室行政事務(wù)管理部門要想提高工作的效率，還需要利用內(nèi)部管理制度的建立來實(shí)現(xiàn)對(duì)各分公司經(jīng)營發(fā)展情況的科學(xué)控制管控，減少了不必要的匯報(bào)環(huán)節(jié)。

結(jié)束語

在企業(yè)的發(fā)展過程中，辦公室行政管理工作是非常基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門工作的有序開展具有重要的影響。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與變化，新時(shí)期為了能夠更好地規(guī)范與推動(dòng)辦公室行政事務(wù)管理工作的發(fā)展，需要相關(guān)的工作人員可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，合理制定管理方法，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李威. 對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J]. 低碳世界， 2015（7）：298-299.

[2] 胡宏偉. 對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J]. 現(xiàn)代國企研究， 2015（14）.

[3] 余元春. 對(duì)辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)及體會(huì)[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用， 2016（29）.