企業檔案管理信息化策略初探

李旸

【摘 要】 檔案管理是企業管理的重要內容。推動檔案管理信息化進程是提升檔案管理水平的重要途徑。本文重點闡述了企業檔案管理信息化的重要意義，明確了檔案管理信息化工作的主要內容和方法策略。

【關鍵詞】 企業 檔案管理 信息化 策略

企業檔案是指企業在生產經營、科技創新、安全生產、各項綜合管理工作及經營活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。企業檔案信息化是將當今計算機技術靈活應用在在檔案管理工作中，把傳統的紙介質的檔案信息通過電子計算機將其轉換成數字信息進行管理。

一、企業檔案管理信息化的重要意義

企業檔案管理信息化是適應經濟社會發展的必然要求，是推進企業高質量的現實需要，是提升企業管理能力的有力保障，具有十分深遠的意義。

（一）檔案信息化有利于保護原始檔案。檔案管理信息化、數字化的一個重要內容，就是將紙介質檔案信息轉化為數字化信息。以電子文件的形式分類、管理及保存，大大減少了接觸原始檔案的幾率，避免了在查閱、借閱、使用過程中對原始檔案的損壞，減低了檔案丟失風險。

（二）檔案信息化有利于提高檔案利用效率。檔案信息化的核心是建立以檔案管理信息系統為平臺的管理體系。信息化主要提升了兩個方面的效率：一是提升借閱效率。以往的檔案借閱和查閱，需要履行繁雜的審批手續，而且需要使用人在本單位（部門）、檔案管理部門及檔案室之間來回跑，有時還需要領導審批。推行信息化管理后，可以根據審批權限，在辦公計算機上實現足不出戶查閱檔案的目的。二是提高檢索效率。以往的檢索方式，主要依靠檔案管理員制定的目錄進行檢索，查詢檔案費時費力。在檔案管理崗位人員變動時，對檢索目錄還存在熟悉適應的問題。推進信息化管理后，利用管理信息系統可進行模糊搜索、關鍵詞搜索等多種查詢方式，更加迅速也更加準確。

（三）檔案信息化有利于檔案文件的歸集整理。以往的檔案文件整理方式，需要檔案管理員通過人工方式來整理檔案和制作目錄，不僅工作效率不高、耗時長，往往還容易出現差錯。推進檔案管理信息化，利用檔案管理信息系統，對絕大數文書檔案可實現一鍵歸檔和自動分類，大大提高了工作效率和準確性。

二、企業檔案管理信息化的主要內容

企業檔案管理信息化的內容可以概括為以下四個方面：

（一）紙質檔案數字化。基本途徑是通過掃描儀或高拍儀將現有傳統紙質檔案通過掃描拍照，分類整理轉化為數字檔案形式。另外，也可通過檔案管理信息系統與辦公自動化系統的對接，直接將需歸檔的文件資料接受為數字形式。

（二）檔案管理網絡化。傳統的檔案借閱查閱方式，是檔案使用者在履行審批手續后，到檔案室實施檢索、查閱、借閱等工作。推行信息化后，以辦公網絡為依托，借閱者可以通過網絡提交申請，按照審批權限由各級檔案管理相關人員批準后，直接在網上將需要查閱的檔案數字版提供給使用人，也可通過系統賦予相應的打印權限，方便檔案利用。

（三）檔案檢索自動化。傳統的手工檢索系統是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統，使用方便，成本較低，工作效率不高。檔案管理信息系統充分利用數字檔案數據庫，依據使用者不同的特定要求，實現網絡自動化檢索，大大挺高了檢索效率和速度。

（四）檔案分析智能化。以往的檔案分析，主要依靠人工歸集整理數據，再進行分類分析，不僅耗費了大量的人力時間，而且準確性不高。數字檔案的智能化存儲和查詢，可以提供便利的信息分析和數據整合，并形成適用不同范圍的分類數據庫，方便隨時在網絡上調取使用，具有耗時短、準確率高等優點。

三、推進企業檔案管理信息化的方法策略

推進企業檔案管理信息化必須充分考慮企業經營管理特點，貫穿《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）等檔案法規要求，多部門聯合協作，相關配套措施同步落實。

（一）夯實檔案管理設施基礎。要加快推進檔案管理信息化進程，就要配置與信息化相適應的軟硬件設施。企業檔案管理部門要在軟件建設上下功夫。要加強組織領導，明確工作責任，完善管理制度，指定部門、人員，必要依靠科研外協單位力量，研發開發出適合企業實際的檔案管理信息系統。要在硬件建設上舍得投入。按需配備計算機軟硬件基礎環境和輔助設備，包括內部局域網和交換器、路由器、高性能服務器等。

（二）提高檔案管理隊伍素質。推進信息化進程離不開高素質的檔案管理人才。不僅要加強對企業檔案管理人員的教育培訓，建立一支具有專業素養、符合信息化要求的檔案人才隊伍，還要吸納一批信息處理、數據庫維護、計算機軟件開發人才。檔案管理信息系統的開發和運維需要專業計算機工程人才支撐。

（三）整合檔案管理信息資源。從檔案類型劃分，企業檔案可分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、干部人事檔案、音像檔案等。推進檔案管理信息化，不僅要將歷史檔案轉化為數字化檔案，還要有效整合各類檔案信息資源，實現統一管理、統一規劃、統一利用。要搭建檔案管理信息系統，對各類檔案的配置、管理和利用協調控制，實現從靜態管理向動態利用的轉變，發揮檔案管理在企業生產經營和科研管理中的作用。

（四）創新檔案管理手段方式。首先，要推動觀念創新。要確立企業檔案是無形資產的觀念。很多檔案涉及企業知識產權和品牌價值，具有很強的社會效益和經濟效益。其次，要推動機制創新。要對過去單一的檔案管理室轉型升級，打造集成科技、信息、資料、記錄、統計的企業檔案管理信息中心。第三，要推動管理創新。要完善創新檔案管理制度，加強對檔案管理工作的督查考核。要加強對基層單位兼職檔案管理員的教育培訓，全面掌握檔案管理基礎知識和數字化檔案新技能，不斷提高檔案管理隊伍綜合素質。

【參考文獻】

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