試論如何做好地方志檔案管理工作

王宏英

摘 要：現階段隨著我國現代化進程的深入開展，使得檔案管理也得到了良好發展，但是地方志檔案管理工作在新時期的標準規范和需求與以往不同，合理有效運用地方志檔案資源，并確保地方志檔案管理工作的順利進行，從而為社會可持續發展奠定堅實基礎。因此，主要從地方志檔案出發，對其管理工作有效推進進行探究和分析。

關鍵詞：地方志;檔案;管理

在編修地方志的過程中，使其中的圖表、照片以及文字資料等材料具有保存和利用價值，這一材料就是地方志檔案。地方志檔案不僅是所有編修地方志工作人員付出心血和努力的見證，并且也是國家和社會的寶貴財富。地方志檔案涉及大量資料，并且內容較為豐富，基本上可以說是其他類型檔案都沒辦法趕超的存在。

一、專業地方志檔案創建的實際意義

1.地方志這一著述本身就較為嚴謹、科學、詳實，不管是編修舊志還是新志，第一步都是收集并整理資料，需要具備分類細、內容廣、高要求等特點，且其任務就是廣征博采、存真求實。地方志的編修起源于國家七五計劃中的重要項目，在2000年就達到五十億的總字數，成為我國有史以來規模最大的文字工程。與此同時，各地區為了搜集豐富且詳細的資料用于編修地方志，就全面調查了當地的現狀和歷史，而在當地需要搜集文化、工業、衛生、教育、農業、科技等系統部門內的相關專業資料，還需要在志書的基礎上走訪并普查當地的方言、人物、民情風俗、姓氏等方面，并派遣專業人員到全國各地的檔案館和圖書館中搜集與當地有關的信息和資料。通過地方志檔案編修經驗可以得知，所搜集到著書的所有資料字數在志書的總體字數中的比例則為20：1，這也就是說對于一部百萬字縣志的編修就需要至少兩千萬字的資料，一旦全國所有志書加起來達到五十億字，就會需要一千億以上的資料，這就意味著所用資料內容的全面、范圍的廣泛，這一點是之前地方志檔案編修也無法相比較的，并且也不是任何一個檔案管理館都能有的實力。

2.在編修地方志時不可或缺的一部分就是地方志資料，且其也是編修基礎。

雖然認識到歷代修志者的重要性，但是卻因為修志服務的限制，使得在完成地方志之后無法系統整理歸類所征集到的大量資料，無法對這些資料進行有效保管，也不會充分考慮對地方志檔案創建的科學性和有效性。直到目前為止，各個地區普遍在修志單位資料時存在重用輕管的問題，因此出現資料丟失的現象，阻礙了后期對方志的順利復核，嚴重的還會出現還沒有使用資料就發生資料丟失的現象，這些都會嚴重影響編修志書的質量和進度。

3.現階段新編地方志檔案工作歷時已有多年，但是仍然有大部分的地方志

編修人員認為修志機構屬于臨時編湊部門，在修志行業已經如日中天時認為修志的完成時期就是部門的解散時間。因此在完成志書編修后就抱有一種在其位、謀其政的想法和心態看待數量較大沒有被編入志書中并具有一定價值的資料，使資料只會存在短期的保管和運用，最終致使大量資料出現散落丟失的問題，而這也加大了下批修志人員的難度，在修志之前需要對之前勞動成果運用大量的財力、物力及人力進行重復修整，從而造成勞民傷財的結果。

4.地方志檔案又可被稱為信息庫，這是因為其本身內容豐富、范圍廣闊的原因，也是其他專業學科都無法趕超的一點，并且地方志檔案的作用不僅僅局限于教化、資治和存史三個方面，其主要是將新的信息提供給各項科學研究。因為志書本身對于篇幅是有限制的，而與志書總體數量相比所需資料的字數有十幾二十倍，能夠確保信息的豐富和充實，是各項科學研究的有效依據。與此同時一旦不是修志所需要的資料，就不會對這一類資料進行廣泛搜集。部分存放在旮旯角落中罕為人知但卻較為珍貴的資料很有可能會永遠被閑置，因此對于各類科學研究以及編制工作，在實際工作中可以對現有的方志資料進行充分全面挖掘。

二、實施檔案管理的必要性

因為地方志檔案本身較為珍貴的保存價值的歷史記錄，使其在很多方面都具有極其重要的作用和價值，且我國想要實現對經濟、文化建設以及宣示主權都離不開檔案管理。現階段我國各個地區民間和官方都具有較為充足和豐富的檔案記錄，而我國在進行政策的改革與制定過程中這些檔案處于主要地位。我國的領土疆域在豐富和充足的檔案中都有所記錄，因此在解放后劃分我國領土這一環節中起到了極為重要的作用。我國在面對部分通過謊言編造方式想要占領我國南海、釣魚島等地區甚至部分反華勢力時，這些領土疆域的地方志檔案就成為有力的反擊武器。我國在發展三峽水電站等水利工程以及農業發展技術過程中，豐富的水文水利檔案資料則成為最為有效的資料和依據。在文學創造中檔案資料屬于較為重要的靈感源泉，這也是文學創作者在進行情節構建時所需要的重要依據。在現如今我國經濟迅猛發展的情況下，只有確保檔案管理工作的順利有效進行，才能對地方志檔案當地發展現狀以及具體成績進行全面反映，而當地發展與檔案的有機結構也能夠對其管理效率進行積極提高，并且當地企業的市場競爭力也得以有效提高。

三、地方志檔案管理存在的不足

1.過于忽視檔案管理

因為地方志檔案中所涉及的資料較為豐富，因此對這些資料進行合理運用能促進當地的健康良好發展。只有加強對地方志檔案的有效管理，才能夠確保編修地方志檔案的全過程不出現紕漏。但是很多地區卻較為忽視對地方志檔案的管理、宣傳和使用，使得人們并不清楚地方志檔案對國家發展的重要性，無法對檔案資料進行深入全面挖掘，進而使各類編制工作以及科學研究無法發揮檔案的實際價值。

2.設施不完善

隨著科技的普及以及社會的迅猛發展，使得地方志檔案管理與計算機信息技術得到有效結合，但是卻仍然有部分地區沒有明確了解檔案管理中運用信息技術的重要性和便利性，他們沒有采用計算機信息技術進行地方志檔案管理，仍是繼續沿用傳統的檔案收集和保存模式，這樣不僅不能提高對地方志檔案管理的效率，并且加大了人力投入，加大了管理難度，并對檔案的有效管理和開發造成不利影響，阻礙了檔案信息的傳遞和交流。

3.制度體系殘缺

很多地區并沒有建立一套適宜且完整的檔案管理體系，部分地區雖然創建了地方志檔案管理體系，但該體系卻并不完善，甚至存在很多不足，使得在進行實際管理時無法依據制度體系進行管理。例如檔案管理人員不具備較強的責任心，不能嚴格整理檔案，使得檔案被隨意放置，并堆積成山;在搜集檔案時沒有搜集到完整的信息資料，使檔案出現殘缺或者丟失的現象;而沒有及時記載已被借走的檔案，長久以往就會出現檔案丟失的問題;部分人員在借閱檔案時，被某些心思目的不純的人進行私自涂改，使檔案成為對自己有力的資料，破壞了檔案的真實性。

四、有效管理地方志檔案的幾點思考

1.加強管理意識

各個地區首先需要認識到管理檔案的必要性，確保檔案管理工作的順利進行，時刻謹記自身責任，加強管理人員對自身責任與義務的認知，創新思想、改變觀念、緊跟時代發展步伐，有效改進并加強檔案的管理工作，利用現代化技術打造齊全設備設施，完善服務質量，普及信息科學設備的全方位現代化管理體系。

2.運用信息化策略

因為地方志檔案中記錄了大量資料，匯聚了完善指標，使其成為信息資源有限傳播的媒介。但是因為檔案管理工作較為繁雜，且內容較多、強度較大，因此可以運用信息技術設備對檔案管理工作進行充分完善，從而加強管理效率。這就意味著管理人員需要具備扎實且過硬的專業知識和技能，以及良好的道德品質及責任感，并且需要有著細致周密的處事心態和樂于奉獻的精神，從科學技術著手掌握檔案管理先進技能。

3.健全管理體系

不斷加強地方檔案管理體系建設，需要對現有規章制度以及管理體系進行完善。隨著社會的發展需要對現有檔案管理制度體系進行提高和更新，從而實現對檔案管理體系的有效完善。檔案管理人員建立完善的制度體系，提高業務水平，第一步需要對管理體系進行完善和健全，例如考核、獎懲、考勤、評估等;第二步建立約束和鼓勵機制，這樣可以增強管理人員的危機意識，從而實現對知識的及時更新，如此方能提高檔案管理人員的專業能力和水平。

4.提高學習能力

檔案管理人員需要對傳統管理模式進行及時更新，僅埋頭苦干是不夠的，需不斷更新管理理念，再加上創新理念的引導，找到有效的工作途徑加強便利性，從而在改善觀念的基礎上實現對經濟效益的有效提高。

（1）加強業務能力。隨著現代化進程的加快，使得檔案管理人員在新型管理模式和技術受到了威脅和挑戰，以此提出更高的需求。這樣檔案管理人員就需要勇于實踐、勇于挑戰，從而形成新的發展局面，樹立新觀念，將創新與修志相結合，從而在管理方面取得一定成果。檔案管理人員需要全面掌握操作流程的各個環節以及各類管理的方法，從而在務實的前提下實現工作創新。

（2）建立不同檔案管理模式

隨著社會多樣性發展，呈現多樣化的檔案需求，在面對這些需求時則需要管理人員認識到檔案管理中的缺陷。檔案管理人員要依據資料進行信息的儲存，并有效結合不同的需求，在進行資源搜集時進行有目標、有重點的搜集，并不斷更新、分類、優化、集成檔案管理的各類資源，實現檔案管理的規范、完整及有序，進而提高服務水平。

五、結束語

總而言之，通過對地方志檔案的有效分析，在明確其重要性的基礎上，通過增強管理意識，提高管理人員的專業能力，再加上應用信息化設備等有效對策在檔案管理中的全面實施，實現對檔案管理質量的有效提高。

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