檔案保密技術防范問題與對策研究

陳艷艷 何秋英

摘 要：在社會信息化加速推進，大數據快速發展的背景下，在檔案共享開放利用的同時，檔案保密安全也面臨嚴峻的挑戰。對當前廣州地鐵檔案管理現狀、安全管理問題進行深入的剖析，提出加強保密技術防范的必要性及應對策略，從建立規范性的檔案保密管理體系、建立差別性檔案保密防護技術措施、建立系統性的檔案保密技術防范機制等方面闡述檔案保密技術對策。

關鍵詞：檔案保密;檔案信息;技術防范

一、廣州地鐵檔案現狀及安全問題

廣州地鐵檔案管理實行 “一體化”管理模式，遵循“統一領導、集中管理”的原則。廣州地鐵建立了一體化的檔案管理架構，設立了檔案管理工作機構，配備了專兼職檔案人員，建立檔案管理制度體系。廣州地鐵檔案在標準化、專業化做到了行業的先進水平，但在保密技術防范方面的措施偏向于傳統的安全保護方式，作為致力于打造標桿的檔案管理，廣州地鐵在積極探索檔案安全的風險管控，并以檔案管理同步規劃、同步建設、同步發展。

1.廣州地鐵檔案現狀。廣州地鐵檔案資源豐富，數字化程度高，建立了檔案信息化平臺，結合檔案安全管理，廣州地鐵檔案目前的現狀主要表現為以下三個方面。

（1）檔案資源豐富，數字化程度高。開展檔案資源建設，增量檔案100%數字化，檔案資源數字化水平較高，館藏量大26余萬卷，館藏電子文件達185萬份，容量達5400GB，檔案庫房面積達5000平方米。

（2）檔案信息化平臺提高服務水平。目前廣州地鐵建立了檔案管理系統、預歸檔整理平臺兩個檔案信息系統，對服務生產一線及歸檔發揮重要的作用，提升電子檔案資源開放共享力度，提供檔案信息遠程服務，提高了檔案的利用價值和服務水平。

（3）檔案安全監督機制防控安全風險。為防范失泄密，建立了檔案安全管理機制，并定期對檔案資料進行安全保密檢查，開展專項安全保密自查，及時發現和排除隱患，嚴防泄密事件發生。

2.廣州地鐵檔案的安全問題。經過多年的實踐，廣州地鐵在檔案標準化下做足功夫，比如，自創檔案管理各流程環節的標準模板達200多個，有效地提高了檔案的工作效率及服務水平。廣州地鐵檔案管理工作充分利用數字化、信息化等方式提高檔案的利用價值，從服務的角度出發構建智慧檔案，大大提高檔案的使用效率。隨著廣州地鐵業務的發展，廣州地鐵檔案規模也逐漸增大，傳統檔案管理模式難于適應信息化時代的需求，借助信息化手段促進檔案管理發展勢在必行。在檔案安全方面著重于傳統的保護方式，比如建立相關進出庫房的登記制度、檢查制度等。但在檔案管理進入信息化時代的情況下，檔案安全管理更加傾向于對檔案信息的保護，而恰恰在檔案安全管理方面特別是保密技術防范方面的研究相對較少，這其實是整個行業都面臨的普遍性問題。檔案數字化、信息化的進程中給檔案管理帶來了很多新的安全隱患，給檔案信息保護帶來了難題，檔案失泄密風險明顯增大，加上泄密載體由以紙質為主發展到聲、光、電、磁等多種形式并存，檔案信息面臨泄露、檔案內容被篡改，檔案加密失效等危險。廣州地鐵十分重視檔案安全防護問題，各項檔案安全防護措施在管理標準體系中都有闡述，然而結合檔案管理實際情況，把保密技術防范措施落到各個檔案管理環節，促使保密工作與檔案業務工作齊頭并進，必須制定相應的管控策略。

二、檔案保密技術防范的對策

1.建立規范性的檔案保密管理體系。檔案保密技術防范必須與檔案管理緊密相聯，在檔案形成、保管、利用等環節都要通過嚴格的管理確保安全，因此按照涉密檔案標準建立健全各項管理制度。各項檔案保管、利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

強化檔案的形成環節的管理，檔案形成環節參與方眾多，稍有不慎就有可能導致泄密，由于檔案形成過程引入了社會力量，確保密檔案的實體安全和信息安全就變得尤為重要，除了對合作方要進行嚴格的資質審查外，還要針對合作方建立管理制度和業務標準，并對合作方的人員進行安全保密培訓，對合作方簽訂合作保密協議，對其人員簽訂保密承諾書，起到約束作用。

嚴格檔案日常管理制度。按照檔案保密技術防范管理要求，加強專兼職檔案管理員保密教育，嚴格履行查詢、借閱管理手續辦理，認真履行登記、審批簽字手續，未經審批嚴禁擅自查詢及借閱。借閱手續可附加保密協議書或保密承諾書，檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密新問題，應及時查明原因，進行補救。在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完整無缺。

加強對檔案管理系統的使用和維護。建立檔案系統加密制度，使用者權限、身份信息、授權信息、操作信息增設訪問控制、身份認證。從訪問權限、身份認證方面做好電子檔案保密工作。檔案管理系統的技術維護應考慮具備涉密資質的企業進行維保，加強對維保人員的保密教育，并簽定保密協議或保密承諾書。

嚴格對使用移動存儲介質的使用管理。存儲檔案信息的光盤、優盤、移動硬盤等移動存儲介質應當按照涉密載體管理，嚴禁在互聯網網盤、云盤、電子郵箱、即時通信工具（如微信、QQ）等存儲、處理、傳輸檔案信息，嚴禁在基于互聯網上的移動辦公系統傳輸檔案信息，嚴禁在互聯網各類網絡傳媒的制作和播放中涉及檔案信息。

2.建立差別性檔案保密防護技術措施。隨著廣州地鐵業務的發展，檔案資料越來越多，若全部都采取最嚴格的保密防范措施，就需要投入更多的人力、物力、財力，從管理成本及檔案服務兩方面來看是不現實的，那么建立差別性的檔案保密管理顯得十分重要。建立差別性的檔案管理，繼而采取有差別的防護措施，這樣才能做到重點管控和一般管控分開，有利于保護企業的核心及重要信息。

對檔案信息進行分類和篩選。企業檔案信息一般包括企業的生產、管理、經營、技術等檔案信息，但這些信息要經過分類及篩選，把涉密的、核心的、重要的企業檔案信息納入重點管控的范圍，可采用編碼方式對重要檔案信息進行管理，在檔案信息的形成、保管、利用方面進行差別性的全鏈條管理，可研究金字塔型的分級保密防護技術措施，按級別要求建立對應的保密防護技術措施。

對重要的檔案信息進行防護管理。一是建立有差別保管方式，重點管控的檔案信息要建立完善的保密防護標準，對管理的場所、匹配的裝備、管理員身份級別、保密技術要求等都要進行專業的審核，與一般性的檔案信息防護區分開來;二是建立有差別的檔案利用方式，對于涉密的、核心的、重要的企業檔案信息要嚴格把控，了解檔案信息使用的去向，明確使用的范圍及禁止性的要求，履行檔案信息使用審查機制，最大限度地減少失泄密風險。

對重要檔案信息進行全程監控。對于企業重要檔案信息，在檔案的形成、保管、利用等過程建立檔案專員管理，從檔案安全風險作為突破口，建立相關的保密防護監督檢查制度，確保對重要檔案信息進行跟蹤及監控。

3.建立系統性的檔案保密技術防范機制。廣州地鐵檔案管理在信息化推進過程中同時考慮建立系統性的檔案保密技術防范機制，但檔案保密防護技術并不是單一的、孤立的，檔案保密技術更加強調整體性、系統性，建立周密的防泄密防失密計劃，

及時升級檔案保存硬件設施。檔案存放的環境要符合保密的要求，除了檔案庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防蟲等設施等這些基本性要求外，還要采取必要的預防措施和設置必要設備，特別是安裝紅外線監控進行全方位的監控，引進加密設備進行全方面的防護，確保檔案存放的環境安全，并能進行實時監控。

推行全面綜合的檔案保密技術，實現檔案全生命周期的管理，在檔案形成、保管、利用等環節進行有效的保密防范，其中，特別要做好利用這個環節，因為檔案利用涉及信息化更多，而在信息化過程中容易造成失密泄密隱患，因此采用當今先進的保密技術措施對檔案進行防護顯得十分必要，一方面要了解相關的保密技術措施，并結合企業自身的情況加以選擇;另一方面要充分學習保密技術措施的操作規程，掌握保密技術的操作技能。這樣用最新的保密技術對檔案信息進行防護，確保密檔案信息安全可控。

加強檔案保密技術防護和檢查。主要是指對檔案進行保密防護，使之不被竊取或丟失。比如防復印復制技術、防丟報警技術、應用于計算機信息系統的保密技術，要防止檔案信息在計算機或網絡中被泄露或竊取。加強信息安全管理，防止計算機病毒、不法黑客的侵入，特別在傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效的措施，嚴防篡改、丟失、外泄，在技術上進行有效防護。

4.強化對檔案保密技術的運用

檔案保密技術防護始終是以檔案安全為中心，把保密技術應用于管理的各個環節，需要檔案管理者增強保密意識觀念，積極主動地運用新的保密技術對檔案進行防范;加強與保密技術服務機構的溝通，及時了解最新技術;加強對保密技術的學習，采用跟班式、仿真實訓等方式進行學習，切實提高保密技術防范水平。

檔案保密技術防范與研究應扣緊檔案管理的各個重要開關口，并在檔案管理的全過程運用科學的保密技術，建立規范性、差別性、系統性的保密技術防范措施，切實加強檔案信息的監控管理，提升檔案的保密綜合防范能力，筑牢檔案保密防線，努力為新時代檔案保密工作轉型升級保駕護航。

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[2]趙屹.數字時代的文件與檔案管理.[M].中國出版社，2013：11

[3]杜 虹，保密技術概論.[M].金城出版社，2013：6

作者簡介：陳艷艷，工作單位：廣州地鐵集團有限公司，職稱職務：檔案館員，董事會秘書、辦公室主任;何秋英，工作單位：廣州地鐵集團有限公司，職稱職務：保密管理。