新時期高校檔案管理面臨的挑戰研究

摘 要：新時期，信息化革命為進一步優化高校檔案管理模式，有效提升其工作效率及質量帶來了莫大機遇，但同時其本身的創新性，亦對高校檔案管理工作開展提出了諸多挑戰，有效應對挑戰是當下高校檔案管理必須深度思考的問題。在這樣的環境背景下，有關高校檔案管理方面的研究備受關注和熱議。基于對新時期高校檔案管理面臨挑戰的概述分析，著重探究其發展相關問題。

關鍵詞：高校;檔案管理;挑戰;發展

大數據時代，信息數據已然成為人類生產資料和社會資源中的重要構成部分，并為人類各項活動的開展提供了廣泛的信息支持。在這樣的環境生態下，我國檔案局專門成立了領導小組，負責數字化檔案管理工作。對此，高校檔案管理亦需緊跟時代發展潮流，實時動態關注現代科技創新，主動迎接挑戰，砥礪前行，推進檔案管理工作的深化變革，從而提升工作效率及質量。事實上，很多高校已逐步推廣信息化技術在檔案管理體系中的植入，并取得了顯著成效，但某些方面仍有不足，面臨著諸多挑戰。

一、新時期高校檔案管理面臨的挑戰

檔案本身作為高校重要的資源承載，包括人事檔案、學生檔案、教學檔案等多種類型，為高校系列活動開展提供了必要的信息支持，同時亦是高校管理工作體系的有機構成部分，歷來受到高度重視，事實上也取得了顯著成效。但是，在新時期，受多重因素影響，現階段的高校檔案管理面臨著重重挑戰，其發展由此邁入了一個新的征程。具體而言，近年來，隨著高等教育的普及化、大眾化，在國家擴招政策的導向下，高校辦學規模不斷擴張，生源數量亦是同步增長，加之各項配套的逐步完善，聚集了海量信息資源，使得高校檔案管理面臨著空前壓力。在這樣的環境生態下，信息化技術在高校檔案管理中的應用植入，為之帶來了巨大發展機遇，但同時亦提出了二重挑戰。具體而言，大數據時代，高校檔案的應用價值不斷被挖掘，相關信息構成更是趨于多樣化、復雜化，傳統管理模式下，其功能定位局限于被動提供查閱服務，并且紙質承載方式，導致其服務效率大大降低，無法滿足師生實際需求。雖然部分高校檔案管理信息化建設已取得一定成效，但整體水平不高，利用率偏低，該方面的挑戰仍舊客觀存在。同時，在高度開放、自由化的互聯網空間內，高校檔案管理逐漸信息化，實現了部分信息資源共享，方便了師生使用，但亦暴露在相對復雜的安全環境下，信息安全問題日益突出，嚴重損害高校及全體師生利益的問題。除此之外，在宏觀信息化建設趨勢下，人依舊是高校檔案管理的主體，其本身業務能力及職業素養亦面臨著嚴峻挑戰。

二、高校檔案管理發展建議

面對高等教育發展新趨勢，加之信息化變革導向，高校檔案管理應主動迎接挑戰，提高綜合工作水平。因此，基于上述分析，結合實際情況，針對性地提出了以下幾種高校檔案管理發展建議，以供參考和借鑒。

1.強化思想認知

思想認知是行為實踐的根源，該方面的建設對高校檔案管理工作發展至關重要。新時期，高校檔案管理工作的完美蛻變，始終離不開校領導及相關管理人員的支持。在以往的工作模式下，高校檔案管理的價值未充分體現出來，導致其存在感不斷降低，人們的重視程度亦然逐步削弱。對此，高校及全體工作人員應從充分重視檔案管理工作開始，無論從思想建設還是行動上都要做出適時的轉變。與此同時，信息化變革環境下，還需樹立高度的大數據意識，充分借助網絡推動檔案管理工作理念及方向的轉變，主動提升服務水平。基于此，高校檔案管理信息化建設，還需物力、財力以及技術的多重支持，如此才能最大限度地發揮其應有價值。對此，高校需結合自身實際情況，協調好各項建設投入，適度加大對檔案管理工作的資源投入，改善其運行環境，并緊密關注相關行業發展動態，及時導入先進科技，加強與其他院校的互動交流，共享有效實踐經驗，構建自身完善的檔案管理運行機制體系，為后續系列活動開展奠定扎實的基礎。

2.構建大數據庫

傳統高校檔案管理模式，以紙質記載為主，信息丟失現象尤為普遍，并且服務效率極低，很大程度上降低了檔案信息的利用率。隨著高等教育普及化，辦學規模、生源數量、師資力量、教學研究等諸多方面的發展，匯聚了龐大的檔案信息數據，一定程度上加大了檔案管理難度。而信息化技術在高校檔案管理中的應用植入，則使得上述問題迎刃而解。對此，高校應加緊大數據庫建設與開發，根據檔案管理工作需求，合理設定相關功能板塊，在實際踐行過程中，還需嚴格執行國家相關標準，保證足夠的人力、物力投入，依托現代科技，生成不同層級的數據庫。在此基礎之上，明確檔案管理的核心價值及任務目標，制定科學的運行機制，引導相關工作人員緊密關注學校各項活動發展，并做好相關記錄工作，生成真實、可靠的數據信息，及時錄入到檔案數據管理系統中，同時注重做好分類、整理等工作，以便于更好地服務師生需求，提高工作效率及質量。前期來看，檔案大數據庫建設可能需要較大的資源、人力投入，但長遠上卻效益非凡。

3.優化管理平臺

綜合來講，高校檔案管理所輻射到的工作內容極其寬泛，既包括學生檔案管理，又有教師檔案管理等，對于不同目標人群而言，其性質亦存在較大的差異。為了進一步提升高校檔案信息的利用價值，在當下的信息化環境下，應結合實際情況具體分析，制定一套滿足目標用戶需求的大數據分析工具。以學生檔案管理為例，高校在充分發揮自身人才培育主陣地優勢的同時，加強與相關企業的合作，實現資金、人力、物力等優質資源的高度融入，進一步挖掘和利用學生數字檔案資源作用，為系列教學活動開展提供導向支持之余，創新企業聘任服務。除此之外，如上分析所述，高校檔案管理涉及到很多私密信息，一旦泄露可能會給師生造成不必要的困擾，甚至是經濟、名譽等損失。正是由于高校檔案豐富的價值，加之高度開放的互聯網環境，使之日漸成為信息犯罪的高發地。新時期，高校檔案管理必須重視和加強信息安全方面的建設，定期更新防火墻、病毒查殺等軟件，并設置用戶身份認證系統，實現“平安校園建設”目標。

4.提升服務水平

大數據時代，高校檔案管理不應僅局限于記錄保存，其關鍵和要點則在于應用，只有如此才能最大限度地釋放該項工作價值，從而獲得相關參與要素的支持和幫助。信息化時代，網絡最突出的特點是資源共享。對此，高校應進一步完善檔案管理工作平臺建設，實現線上線下服務一體化發展，在充分確保安全的環境下，促進海量檔案信息共享，提高其利用率。在此過程中，要著力加強對訪問權的分配及把控，避免保密信息泄露，給校園安全造成不必要的影響。除此之外，基于大數據分析技術，高校檔案實施分類管理，通過對各類電子數據資源的收集和整合，確保系列工作及時到位，并提升信息的準確定和專業性，幫助用戶更加精準、快速地查找所需信息。例如，區別各個學科的優劣所在，可通過制圖表的方式一目了然。某種維度上講，高校檔案管理作為一項系統化服務工程，除了共享建設之外，相關管理人員還需全方位考察收錄信息的準確性、實用性以及真實性、及時性等，針對性地查找不足予以改善，并主動提供服務，提高檔案資源利用率。

5.重視人才隊伍建設

知識經濟時代，人才是推動社會發展的恒動力，亦是高校檔案管理有效應對新時期挑戰的核心資本。信息化時代，先進科技在高校檔案管理中的植入，形成了新的工作模式格局，同時多重方面的挑戰，亦對相關從業人員提出諸多要求。事實上，人才業務素質方面的挑戰是高校檔案管理工作發展的關鍵，包括知識結構、能力組成、實踐經驗等。因此，新時期，高校必須提高對人才戰略地位的重視，了解現代檔案管理工作挑戰的本質與核心，重視專業化人才發展，充分發揮自身人才培育主陣地優勢的同時，適度加大該方面的建設投入。基于此，高校定期或不定期組織多樣化的培訓教研活動，及時更新檔案管理工作人員思想理念，強化其服務意識，宣導先進科技，廣泛邀請學術大家、行業領袖參與，共享行業發展經驗，提高他們的綜合能力素質，從而為高校檔案管理發展提供必要的智力支持。同時，對于高校檔案管理工作人員個體而言，其本身亦需關注新時期所面臨的挑戰，不斷加強自主學習，了解大數據科技發展，關注檔案管理最新發展動態，充實自身學識涵養，更好地應用于工作實踐中。

三、結語

總而言之，新時期，高校檔案管理面臨著諸多挑戰，要實現最大效益產出，應重視先進科技導入，依托大數據技術支持，不斷創新工作模式，同時注重轉變思想認知，提高重視程度，加強管理建設、服務建設以及人才建設。綜合來講，高校檔案管理作為一項系統化工程，其在未來的發展還有很長一段路，希望學術界大家持續關注此課題研究，結合實際情況，全方位解析高校檔案管理所面臨著的各項挑戰，并依托現代科技，針對性地提出更多有效發展策略，不斷優化其服務結構，最大限度地實現其價值產出，從而推動高等教育持續發展。

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作者簡介：楊柳（1983-），女，山西壽陽，本科，晉中師范高等專科學校館員，研究方向：檔案管理。