淺析中小型醫院的檔案管理

劉云潔

摘 要：隨著國家醫療制度的改革，尤其實行全民醫保、新農合、推進分級診療制度使優質醫療資源下沉等惠民政策之后，解決了百姓看病難就醫難等問題的同時，中小型醫院也有了更大的生存空間。在實際工作中，檔案管理是醫院管理的重要組成，直接影響著醫院的整體發展水平。但對于中小型醫院，由于醫院本身規模小，人員緊張，一般沒有專門的檔案管理專業人員管理醫院檔案，且往往一人身兼數職，因此，必須及時對醫院檔案管理問題進行妥善的解決。。因此針對現階段情況進行梳理，并提出具有可行性的改善對策。

關鍵詞：醫院;檔案管理

一、醫院檔案管理工作的現狀

1.對檔案管理的重要性認識不足

在現在這個信息大爆炸的時代，檔案管理工作顯得尤為重要。在實際工作中，檔案管理是醫院管理的重要組成，是醫院資料的匯集處;是醫院工作開展的憑據，是醫學研究的基礎，通過檔案資料分析開展醫療教育管理工作，促使其發展的科學性、合理性，直接影響著醫院的整體水平。只有真正抓好醫院的檔案管理工作，才能為醫院的醫療、科研、管理及教學等方面做出新貢獻。然而，長期以來，不少醫院領導甚至檔案管理工作者本人都沒有真正意識到這項工作的重要意義，一度認為醫院的檔案管理工作無足輕重，再加上中小型醫院本身規模小，人員緊張，優先保證醫療一線的人員配備，重視醫療技術建設，而忽視醫院檔案管理已經成為普遍狀況，一般沒有專門的檔案管理專業人員管理醫院檔案，且往往一人身兼數職，。這與檔案管理的直接輸出的效益有關，由于其不能直接創造價值，由此在檔案管理工作上缺乏積極性，從而導致醫院檔案無專人管理，兼職人員工作態度消極、效率低下，檔案分類混亂、文件缺頁丟失、紅頭文件發錯文號等現象時有發生，背離了應有的發展軌道。檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。如果不能充分認識到這一點，則難以挖掘檔案管理的使用價值，也就不能真正為醫院的發展提供助力。

2.檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫院管理中，醫院制度的制定通常要結合醫院的實際管理情況，適合本院的行政管理、認識管理和制度安排，但是在檔案管理上制度不健全，落實不到位。健全檔案管理其所涉及到的內容繁多，包括檔案的收集、歸類、保存、借閱等。就目前來說，雖然很多醫院建立了檔案管理制度，但是由于缺乏科學、統一、規范的檔案管理模式，各個醫院的檔案管理工作遠未達到應有的標準。尤其中小型醫院由于管理制度的不健全，很多重要的材料信息得不到重視和收集整理，造成檔案收集效率低下，檔案不齊全，而檔案資料的匱乏進一步制約了檔案的使用，失去了檔案管理的完整性。

3.檔案管理隊伍不穩定，檔案管理專業人員素質參差不齊

目前，在中小型醫院的檔案管理中，很多管理人員身兼多職，并不是專職進行檔案分管，其不僅缺乏專業性，也缺乏工作時間的有效、合理分配，更多人員則是借調各個科室的行政人員，缺乏專業的檔案管理素養，知識面窄，知識結構不合理，管理理念及管理水平相對滯后，與當今時代發展的要求差距較大，難以適應新形勢下檔案事業的發展。

以往的醫院檔案管理以收集工作為主，隨后進行整理歸類和存儲。在新的環境下，科學技術更迭，在檔案管理上也有了更為嚴格的要求，即從業人員需要具有綜合分析能力、協調溝通能力和歸納總結能力，不僅要具備一定的醫學知識，也要具備熟練操作電腦設備技能。而現階段的情況則是缺乏高層次、專業對口的醫學檔案管理人員。在人員招聘上要么為醫學專業畢業生、要么為檔案管理專業畢業生，缺乏兩者的結合人員，因此，在醫院檔案資料的管理上需要耗費更多的時間進行普及教育，這對于現代化管理進程的推進造成了一定的障礙。有時隨著醫院崗位的調整，管理檔案的人員也會隨之變動，檔案管理隊伍的不穩定也給醫院檔案管理帶來一定的難度。

4.檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

在一些中小型醫院中，不僅沒有專人管理檔案，且沒有專門的檔案室，醫院各種檔案分散在各個科室，由于各科室人員對檔案工作重要性認識不足，許多檔案資料處于長期堆放狀態，得不到及時的整理歸檔，不便于綜合利用。各科室分散管理，往往造成檔案的重復保存，同時造成人力、物力和空間的浪費。各科室檔案往往存放在各辦公室，很難做到防火、防潮、防塵、防蟲等，不利于檔案的完整和安全。因為檔案的保存不僅要安全，而且對于環境的溫濕度也有很高的要求，一般辦公室很難達到。

5.對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明

現在國家雖然出臺了《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局也出臺了一系列檔案管理辦法和管理條例，但是到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。各大醫院有自己的一整套檔案管理人員，根據自己的理解和實踐形成自己的管理標準和模式。但在中小型醫院中，檔案管理不僅人員兼職，而且也沒有形成相應規范的檔案管理制度，以至對檔案內容界定不清，在管理范圍上缺乏明確的要求。隨著我國科學信息技術的進步，社會的變革與發展，在檔案管理的內容上也發生了內外部的改變。但是對于醫院制度發展本身欠缺，對于中小醫院，其檔案管理制度更是“紙上談兵”，難以落實，更談不上制度的更新，結果會使許多檔案沒有納入管理。

二、加強醫院檔案管理的措施及對策

醫院檔案管理存在著諸多亟待解決的弊病，應采取有力的措施加以改善。

1.突出檔案管理的重要性，增強檔案管理意識

在中小型醫院中，無論身兼多少職位，平時有多忙，作為合格的檔案管理者都需要做好檔案知識的宣傳工作，讓更多的同事、領導認識到檔案管理工作的重要性。當醫院領導認識到檔案管理的重要性后，則會更關注其內部發展，更好地聽詢如何改善檔案管理制度的建議，將其納入重要的議事工作中。而醫院員工認識到檔案管理工作的重要性后，則可以與日常工作的需求相聯系，更好地進行歸檔準備，做最好基礎數據的支持工作。無論是病患資料，還是科研資料，這些都是醫院發展中的寶貴財富。作為醫院檔案管理人員，在進行信息收集、歸納、整理的工作之外，還應充分發揮其利用價值，積極為各個科室部門提供查詢、借閱、工作指導等服務，為醫院的醫療、護理、科研教學等發展起到推動的作用。同時，還應積極為醫院檔案管理工作提供建設性的建議，及時向領導匯報工作內容和實際問題，并加深院領導對檔案管理工作的了解，提出具有建設性的建議。

2.健全檔案管理制度

建立科學的檔案管理體系，做好檔案管理制度的建設是關鍵性問題，只有這樣才可以促使檔案管理行為具有規范性，保證管理工作的開展具有目標性和計劃性。醫院檔案管理工作的性質不同于其他檔案，其材料構成復雜，所涉及的數據則為臨床結果，涉及到患者隱私等。從類別上看，也涉及到科研成果、特殊病例、醫院職能、醫療器械和治療方案等。而對于中小型醫院，其不能照搬大醫院的管理制度，需要結合自身發展做好規劃。首先，在檔案管理制度建設上，要加強網絡安全保障、歸檔管理、借閱制度等，其次，做好檔案的分類和編號，促使其與工作掛鉤，能及時調閱不同年限、不同科室所開展的相關醫療活動的資料。在編制上也需要有一定的邏輯、次序，而不是將資料隨意堆放。最后，則是進行網絡檔案管理工作的開展與落實，堅持與時俱進，并爭取得到更多資金的支持。

3.提高檔案管理隊伍素質

由于檔案管理人員素質將直接影響檔案管理水平，醫院檔案管理人員除要熟悉檔案工作法律法規及相應的檔案工作程序外，還應掌握一些現代化科學技術和管理技巧，努力學習掌握和了解醫院醫療業務、基礎建設、行政管理等各方面的專業知識，不斷提高業務水平。這主要可以通過以下幾個方面來實現：一是加強學習，提高檔案管理人員素質;二是引進高素質的檔案管理專業人才，其可以通過院內人員選拔、社會招聘、校園招聘等形式選擇對口專業人才;三是對檔案人員進行專業的培訓，一方面是技能培訓，另一方面則是醫院檔案管理中的基礎醫療知識培訓，更好地促使檔案管理人員了解工作的內容，適應醫院管理模式;四是提高醫院社會群體的檔案意識，即檔案管理人員要認識到工作的重要性，其所涉及到的企業利益、經濟利益和社會價值，從而提升工作的準確性、專業性和自覺性。

4.實行醫院檔案管理信息化

國家信息化建設和檔案事業發展要求醫院檔案建設信息化，醫院檔案管理現代化也是當今信息社會發展的必然趨勢。隨著信息技術的迅速發展，醫院檔案數字化的建設已成為當務之急。一方面醫院檔案信息化可以拓展醫療科技檔案及臨床檔案的服務領域;另一方面醫院檔案信息化建設能使檔案業務工作變得方便、快捷、高效，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

5.檔案只能集中統一管理，不能分散管理

醫院的檔案管理應當具有統一性，其表現在操作、制度、保管等多個方面，要貫徹落實檔案管理規范，并能夠做好組織、監督工作，進一步加強檔案的收集和利用的全面性，更好地解決經費、人員、設備之間的矛盾，并加強醫院檔案的存儲安全性、完整性，為后續的檔案使用提供保障。在院內管理上可以由院長進行分管，由科室主任負責執行和監督，并設立檔案專職管理員，完善三級管理模式。

總之，一項工作開展得好壞與領導的重視是分不開的，得到領導的支持是院內工作開展的必要前提。在醫院檔案信息管理工作中，要加強內部體制改革，并傳達領導決策，將業務的開展推進到各個部門的日常工作中，加強管理手段的革新。而這些都需要醫院管理者的支持，在高度統一下、全力支持下，能夠盡可能地發揮人力、物理資源，促使檔案管理工作具有特色化發展道路，促使信息資源得到廣泛的應用。

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