電子信息檔案在事業單位中的應用風險及其規避

賈佳 閆效鳳

摘 要：隨著我國社會的不斷發展，信息技術水平在逐步提升并廣泛被應用，促使事業單位在進行檔案管理工作時開始實施電子信息檔案管理工作。檔案管理是對事業單位極為重要的工作，并在時代發展和信息技術不斷應用的背景下，開始進行管理方式的轉變，從傳統的紙質檔案向電子信息化轉型，進而提升檔案管理的工作效率和質量。同時也要對其存在的風險足夠重視，電子信息檔案管理模式雖然操作簡單、應用便捷，但其安全性較難把控，在應用這種管理模式時要注意對安全風險的預防，對信息檔案進行有效保護和科學管理，進而規避電子信息檔案在應用中的風險。

關鍵詞：電子信息檔案;事業單位;應用風險;規避措施

伴隨著我國信息技術的發展，促使事業單位檔案管理工作的方式進行創新轉型，由紙質檔案管理向信息化管理轉變。這種轉變為事業單位的管理工作帶來了新的活力，使檔案管理工作更加便捷，規避掉傳統檔案管理方式中的文件遺失、保存不便等問題，并在工作中提升工作效率，減輕管理人員工作壓力。但這種管理方式存在一定的安全風險，因此事業單位要在操作使用中采取有效技術措施，將風險控制到最低。

一、電子信息檔案概述

電子信息檔案是一種數字虛擬檔案，通過計算機將紙質檔案中的真實信息準確輸入進電腦，并以文字、數字、符號、圖像等形式進行信息記錄。電子信息檔案是與紙質檔案相對應的一種檔案管理方式，并且是事業單位和個人進行信息檔案管理的首選方式。

二、電子信息檔案的應用優勢

在時代發展的推動下，事業單位必須積極進行檔案管理方式的轉變。而電子信息技術的應用，可以有效提升檔案管理工作水平，提升事業單位的工作質量。因此，事業單位要意識到電子信息檔案的優勢。

1.提高檔案管理的工作效率

事業單位在沒有進行電子信息檔案管理時，在檔案管理中依然是傳統的紙質檔案管理。傳統的紙質檔案管理在工作中基本是人工進行操作，不僅耗費大量的時間，并且在工作中容易出現信息收集遺漏、字跡模糊以及材料缺失的問題。而電子信息檔案管理功能較強，在信息收集保存上較全面，對數據信息的運算較迅速，更不存在因為字跡模糊而使信息失真的情況，并有效解決傳統信息檔案中信息檔案管理延誤的現象。

2.檔案信息保管完整，傳遞方式更加快捷

傳統的紙質檔案在保存過程中，由于長時間的保存或者保存的地方不合理，以及管理人員也沒有采用科學的保存方式，致使紙質檔案出現潮濕、泛黃、蟲蛀等現象，檔案信息的完整性受到破壞，也就降低檔案信息的使用價值。并且紙質檔案在進行運輸傳遞過程中，會受到人為因素以及自然因素的影響，造成紙質檔案出現丟失、破損的問題，后果很難挽回，致使檔案管理的安全性降低。相反，電子信息檔案不會出現信息失真不完整的現象，檔案管理也極其便利，不會出現文件破損的問題，在電子信息檔案保管過程中可以節約紙質資源并使信息保存更完整。并且電子信息檔案在進行信息傳遞時，只要不出現網絡故障的問題，就不會出現檔案歸檔整理、保存不及時或檔案丟失的問題。

3.檔案信息資源共享

在各單位以及各部門進行檔案信息交流共享時，傳統的文件在單位或部門之間傳輸時，需要較長的時間，也因為文件傳輸不便，造成許多文書檔案材料一直被擱置，并沒有進行利用，其作用也就得不到發揮。而在運用計算機進行電子信息檔案管理時，信息傳遞速度快，獲取信息便捷且文件信息較完整，通過計算機也可縮短信息傳遞的時間，使信息交流及時。同時促使各單位、各部門信息交互及時，彼此的業務聯系增加，信息資源利用率極大提升。

三、電子信息檔案存在的應用風險

目前，我國事業單位應用電子信息技術進行檔案管理工作，效果較明顯，為事業單位的檔案管理工作提供極大的便利，并有效提升工作效率。但同時在應用過程中還存在一定的應用風險。

1.檔案信息數據存在安全隱患

電子信息檔案是通過光盤或者磁盤進行數據信息保存，在儲存過程中可能會出現信息丟失或者信息被篡改的問題，并且這些信息數據也會遇到網絡病毒攻擊或者電腦故障、停電等突發情況，這些狀況都會對電子信息造成極大的不利影響，導致信息數據丟失和泄露，甚至出現電子檔案被盜用的情況。這種電子信息安全風險的危害是極大的，也是電子信息檔案應用中危害最大的風險。

2.電子信息檔案管理體系不健全

我國事業單位應用電子信息檔案的時間并不長，對其運用操作還存在一些問題。畢竟這種管理方式與傳統管理方式存在極大的差異，其存儲操作過程也不同，傳統的管理體系與當前的電子信息管理體系并不匹配，因此要進行新管理體系的建立和完善。目前的電子信息檔案在應用中并沒有相應的管理體系或者系統的理論作為依據，因此在進行檔案管理工作時還存在諸多缺陷和不足，也就會帶來一定的風險。另外事業單位的檔案管理人員的專業技能和操作技能不足，并且他們對于安全風險的認知和評估能力也較薄弱，進而會增加檔案信息的安全風險。

四、電子信息檔案應用風險的規避措施

1.應用新技術，確保電子檔案儲存安全

運用電子信息技術進行檔案管理工作時，要及時進行計算機的技術更新，運用最新的加密機制進行管理工作，并針對計算機病毒木馬的攻擊進行有效防護，也要對電子檔案進行有效保護，同時建立相應的防護機制，定期進行計算機病毒掃描，以及設置網絡安全預警，保證計算機的系統安全;另外，為了確保數據安全，檔案管理人員首先明確檔案信息的安全性，并對計算機進行防火墻設置，避免黑客進行信息盜用，并對保密性以及保護等級都較高的檔案信息運用不同的儲存方式進行多個備份，避免出現信息丟失后無法挽回的情況。

2.提升檔案管理者的職業素養

事業單位正在普遍應用計算機技術進行檔案管理工作，這就要求檔案管理工作人員掌握計算機的操作以及工作原理，并具有規范操作技能，也要具備一定的檔案管理安全意識，這些都對電子信息檔案管理的安全性有直接影響。因此，事業單位在進行管理人員崗位任職時，要全面考核管理人員的職業技能和素養，確保其具備任職資格，在入崗前必須進行崗位培訓，合格上崗后也要定期進行培訓學習，以鞏固和更新其專業知識和職業技能，保證檔案管理工作人員能夠隨時掌握最新檔案管理技術，跟隨信息技術更新的步伐，靈活地應對在工作中出現的應用風險。

3.制定并完善相關工作制度

事業單位的檔案管理工作，對事業單位的正常運轉有重要作用。在應用電子信息技術進行檔案管理工作時，必須確保其安全穩定才能對事業單位有所幫助。而信息檔案管理工作需要依據相關的工作制度，完善電子信息檔案管理工作模式和相關規章制度，才能更有效提升檔案管理的工作效率。因此，事業單位首先要重視電子信息檔案管理工作的安全性，然后制定相應的檔案管理工作的規章制度，或者由檔案管理部門根據實際工作情況進行制度的制定。例如，只有檔案管理工作的專職人員才可以對檔案進行修改、查詢等權限，并且僅限于本人操作，其他人員只能通過管理人員的操作進行資料的查看，并對進入檔案管理系統的權限進行嚴格設置，無關人員無操作系統的權限。而且管理人員也要進行權限等級劃分，每項工作由相應的管理人員負責并具有相應的權限，其他管理人員沒有進入該項管理工作的權限。這樣也利于領導對檔案管理工作人員進行監督，促使員工之間相互約束，極大降低違規越限的操作行為，充分發揮管理制度的重要作用。

4.及時消除風險并做好預防和保護

檔案管理人員需要具備對風險的預估判斷技能，當發現潛在風險時，要及時進行風險預防并對檔案信息進行保護。當電腦出現故障需要維修時，電子信息檔案就會面臨安全風險，如果數據信息丟失或受損將會造成極大危害。因此，當發現可能存在風險時事業單位要及時采取相應的防護措施，但因為計算機網絡極其復雜，在進行風險控制時并不容易，這就要求檔案管理工作人員憑著實踐中的工作經驗以及較強的專業技能全面分析風險，迅速采取相應的措施進行風險控制。另外，事業單位對于出現過的風險要及時進行分析和總結，對處理風險的過程中存在的不足進行完善，并對處理方式進行分析，為以后的風險防控工作奠定基礎。同時在檔案管理工作中要加強對風險的預防意識，并對檔案信息進行及時保護，有效的預防更有利于保證信息數據的安全。

五、結束語

總而言之，電子信息檔案管理工作對于事業部門極為重要，并且要對其足夠重視。確保在計算機技術應用過程中，信息數據能夠安全完整地進行儲存。事業單位要制定相應的規章制度，管理人員更要具備極強的專業技能，這樣針對電子信息檔案管理的安全工作可以進行有效的應對，并對應用風險進行及時防護，促使檔案管理工作質量不斷提高。

參考文獻：

[1]趙晶.事業單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經貿實踐，2017（24）：184.

[2]于麗.電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].民營科技，2017（1）：132-132.

[3]朱允彤.淺談電子信息檔案管理的風控方法[J].辦公室業務，2018（3）.

[4]董航.淺析電子信息時代檔案管理風險的控制方法[J].農家參謀，2017（24）：246-246.