信息時代高校人事檔案管理的研究

摘要：隨著網絡信息技術的發展，我國檔案管理已經發展成信息化的管理，在完善檔案系統的整體功能上具有重要的作用。在新形勢下，高校的人事檔案管理需要不斷創新才能促進檔案管理事業的發展，進行信息化的轉變才能滿足高校發展的需求。本文對當前高校人事檔案管理的現狀做了簡單的分析，探究了信息化管理對高校人事檔案工作的重要意義，并提出了一些有關檔案管理的實施策略。以期不斷的完善高校人事檔案管理的工作，推動管理技術和理念的不斷革新，為高校的改革和發展提供充足的條件。

關鍵詞：信息時代;高校;人事檔案管理

高校的人事檔案掌握著高校各工作人員的全面信息，是高校進行一系列評價、管理、人事調動等工作的重要基礎，也是推動高校改革和發展的基礎條件。它是高校人才信息的主要來源，反應高校內部所有工作人員的能力、素質、政治面貌等各種信息。人事檔案管理的質量是評價高校內部整體管理水平的重要標準，也代表著高校的發展進程。在當前信息化的時代，高校必須進行檔案管理的信息化改革，跟上時代的步伐，才能更好的提高檔案管理的效率，發揮檔案的重要價值。

一、當前高校人事檔案管理存在的問題分析

1.管理意識不足，管理方式單一。很多高校在人事檔案管理工作上明顯存在認識不足的現象， 特別是有一些高校并沒有設置專門的人事檔案管理部門，檔案管理的工作大多都是由其他工作人員或者教職工代為管理。這說明，高校管理層并沒有充分的認識到檔案的重要性，對如何進行檔案管理也沒有專業的知識。這種落后的理念也導致檔案管理工作的落后，所以在很多高校，人事的檔案并沒有發揮其應有的價值，信息和數據不能及時的更新和處理，管理人員也無法從檔案中得到有效的信息，這對于高校在開展很多活動時是非常不利的。另外，在管理方式上也沒有及時的更新改革，沒有意識到信息化時代的到來已經為檔案管理帶來了更多的機遇，仍然延續傳統的紙質檔案，使得檔案管理工作變得復雜和繁瑣。

2.管理人員缺乏專業素質，管理系統落后。檔案管理專業人才的缺乏是我國的一個普遍現象，一是由于在這方面的專業教育還沒有普及和成熟;二是因為大多數人對該工作的認識程度不夠，認為其枯燥乏味而且沒有發展優勢，導致沒有人才專門的從事這個行業的研究。不光是高校，很多企業也難以找到專業的人才來進行檔案管理。而很多代為管理的人員，由于缺乏專業的技能和素質，在管理工作上還是會出現很多漏洞。另外，高校的人事檔案管理的系統建設由于受到一些條件的限制，存在系統比較落后的現象，比如機制不完善、技術不先進、管理工作沒有落實等問題。

3.管理體制落后。高校人事檔案管理工作具有比較完整的系統性，所以需要健全的管理制度來約束，才能使得每項工作都有規則可循。但是由于認識不足、專業人才缺乏等原因，高校的人事檔案在記錄、保存、整理等工作的方式方法上存在隨機、散亂以及沒有系統性操作規則等問題，這很容易導致信息的錯亂和遺漏，大大降低了檔案信息的價值。高校的人事檔案包括領導、教職工和學生等群體的各種信息，是高校在進行相關工作開展過程中需要利用和查閱的數據，關系到高校的多項工作。但是，很多高校并沒有清晰的認識到人事檔案管理工作的性質，將其劃分給了人事處、教務處等其他部門，因此在管理機制上就存在很多的漏洞，比如，檔案可以被隨意的借閱，檔案管理沒有程序化，不具備規范化，所以使用起來也有很大的難度。隨著高校人事檔案的不斷增加，工作上還是延續人為記錄和保存的狀態，管理工作的混亂造成大量人力、財力的浪費，效率和質量也得不到有效的提升。這主要是由于管理體制的落后，使得檔案信息無法發揮其有用的價值。

4.沒有強烈的服務意識。高校的人事檔案管理主要為管理人員提供重要的信息，幫助其對高校的各種活動和工作進行準確的決策，是一項服務性比較強的工作。但是很多高校管理者并沒有認識到檔案信息的服務性功能，沒有正確的利用其信息資源，所以在很大的程度上，人事檔案管理只存在表面的形式上，而沒有發揮其真正的價值。隨著世界信息化進程的不斷推進，信息可以說就是財富，是人們進行精準活動的重要依據。但是高校的檔案管理工作卻只停留在對信息的記錄和保存上，而沒有通過先進的技術手段來發揮這些信息的作用。隨著人事的變動和個人的能力、水平以及素質的變化，檔案信息也要及時的更新，保持高效的、準確的服務信息，才有利于高校的工作建設。

二、高校人事檔案信息化管理的重要意義

1.有利于適應新時代的發展。社會信息化已經成為了一個國家或者地區發展狀況的重要檢驗條件，而檔案是一個單位或者企業進行各種職能活動必需的材料和信息，有著重要的管理價值。隨著信息化建設越來越重要，國家檔案局也開始重視檔案的信息化管理，對檔案管理提出了更多、更高的新要求，實現檔案管理的信息化是當前國家對所有檔案管理單位的必然要求。所以，高校的人事檔案管理要想順應時代發展，保持穩定長久的進步，就要發展信息化的檔案管理。

2.有利于人事檔案管理的自身發展。信息化的檔案管理與傳統的管理方式相比，在工作效率、服務質量等方面都有了很大的提升。其充分利用了計算機網絡系統、新技術來對各種信息進行記錄、處理、整理、保存和傳遞，在數據的應用上大大提高了準確率。不但節省了更多的人工和時間，還避免了人工操作容易造成的各種失誤，導致數據不完整、不精確的現象。當前電子檔案和各種電子系統的發展，給高校的人事檔案管理造成了巨大的沖擊，同時也帶來了更多的機遇。傳統的管理方式不得不被信息化的形式代替，才能適應經濟市場和社會發展的需求，才能實現檔案管理的全面發展，才能更好的發揮檔案的價值，為高校的各種活動做好優質的服務。

3.人事檔案管理改革的發展方向。人事檔案是高校活動和管理的一個重要部分，也是國家檔案管理部門的重要的信息組成部分，它不僅為高校的全體教職工服務，也為國家的人事檔案局的各種工作開展服務。所以其發展和建設對于全國的檔案信息化建設具有重要的意義。同時，高校的人事檔案對于高校全體的人員的自身利益和相關的權益有著重要的意義，在一定程度上發揮著相應的法律效應，是員工在進行各種評價和調動工作時的重要依據。因此，人事檔案的管理必須經過改革，才能更好的發展，而信息化建設是時代的趨勢，更是檔案管理改革的重要方向。

三、推進信息時代高校人事檔案管理的策略

1.加強信息建設的投入。首先，高校領導者和管理者應該對人事檔案管理的發展趨勢有一個清晰的認知，要建立信息化和智能化的發展目標，重視檔案信息化管理的作用。然后，要對人事檔案管理的相關知識和技術進行學習，提高自己的專業性，正確的認知檔案管理工作的各個方面和環節的重要性，了解本校管理的實際情況，并對其進行有效的分析。其次，根據本校人事檔案管理的現狀，結合本校的管理特征，建立完善的檔案管理信息化建設機制，有效的利用本校的各種資源，將信息化建設貫穿到校園的基礎活動中，合理的加大信息化建設的相關投入，包括管理理念、技術手段、相關設備等，完善校園內部的網絡建設，實現信息傳遞和共享的高效性。要加大信息化建設的投入，就要了解當前檔案管理的級別和現狀，制定科學合理的建設方案，采購有效的資源，提高資源的利用率。最后，可以尋求相關的企業進行長期的合作，在人力資源管理上得到更多的發展機會和資源，實現信息的共通，促進雙方共同的發展。

2.促進人事檔案信息的有效利用。當前，信息已經成為了促進人類發展和社會進步的重要條件，高校的人事檔案管理也要充分的認識到信息的重要性，利用本校的人事檔案信息的資源，實現自身的改革和發展，促進校園更好的建設。所以，高校需要對管理制度進行科學合理的改革。第一，要成立專門的檔案管理部門，特別是人事檔案具有一定的機密性，需要專門的小組進行記錄、保存、更改、調用、利用和傳遞等各項工作，還要不斷地完善人事檔案信息，為高校的人才發展收集各種全面的資料，為高校的建設提供有用的數據;第二，要完善人事檔案材料的報送機制，目的就是要提升人事檔案的完整、全面和準確性，從而才能發揮其應有的價值。因此檔案管理部門必須明確各崗位的責任，實行責權利的管理機制，提高工作人員的責任意識，促進報送工作規范及時的進行。

3.加強專業人才的建設。人事檔案管理的信息化建設一定離不開人才的管理，只有專業的人才才能有效的開展檔案管理工作，促進其信息化建設的不斷發展。所以，高校需要重視對相關人才的培養，從高校的發展戰略上來審查人力資源管理這項工作，從而能夠制定科學的人才發展計劃。首先，高校要提高工作人員整體對人事檔案管理的重視程度，特別是管理層的領導，需要培養其信息化建設和管理的意識，把握時代的特征和前進的步伐，時刻掌握最新的時代信息，清晰地認識到信息化發展的重要趨勢。同時，要加強對人事檔案管理人員的專業技能和綜合素質的培訓，可以進行定期的考核和長期的繼續教育，加強對管理人員的評價，針對性的制定培訓計劃。另外，還可以邀請具有專業知識和經驗的人才來進行技能的交流和講座，完善評價和考核機制，促進從業人員的技能提升，加強其服務意識。最后，要制定科學合理的獎懲機制，促進人員間良性競爭，促進其互相成長，從而推動人事檔案管理的信息化建設的進程。

四、結束語

綜上所述，高校的人事檔案管理目前存在許多問題，包括人才的缺乏、基礎設備的匱乏、管理意識和觀念的落后等，都是阻礙其信息化發展的重要因素。隨著時代的發展，信息已經成為了推動人類進步的重要條件，所以人事檔案管理的信息化建設是必然的發展趨勢，也是其改革的重要方向。高校的相關領導者要充分地認識到人事信息的重要性，加強對檔案管理的資金、人才、技術、設備以及手段等各方面的投入，尋求全面的發展。通過完善管理機制，突出信息化建設的重要性，不斷推進本校人事檔案管理信息化建設的進程，提高內部整體的管理水平。

參考文獻：

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[2]賀瀅錦.信息化時代高校人事檔案管理創新方向探討[J].科教導刊，2017（6）

作者簡介：韓超（1988-），男，太原市，大學本科，助理館員。