對檔案收集的若干思考

王艷麗

摘 要：隨著時代的發(fā)展，社會各界對檔案信息的需求量日益增大。豐富的館藏檔案信息資源是做好檔案信息服務保障的基礎。新形勢下檔案部門如何適應時代發(fā)展，積極主動地做好檔案收集工作，以達到豐富館藏、突出特色，為保存歷史和提供利用奠定堅實的基礎，已經成了擺在檔案工作者面前的重大課題。

關鍵詞：檔案；收集檔案；工作

隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)間的競爭程度逐漸加劇，所以需要不斷的提升核心競爭力，在市場中可以獲取更大的市場份額。在企業(yè)日常經營生產的過程中，需要汲取大量的檔案信息，所以需要高效的檔案工作來推動企業(yè)的發(fā)展。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎前提，是保證信息資源的有效途徑。所以在檔案管理工作中，應該積極加強檔案的收集工作，豐富檔案信息的多樣性，突出檔案管理的特色，為企業(yè)的經營生產創(chuàng)造有利的基礎。

一、檔案收集工作的影響因素

1、檔案意識不強，存檔意識比較薄弱。由于檔案意識淡薄，檔案收集工作的重要性仍不被一些人認識，因而致使檔案收集工作處于被動狀態(tài)，檔案材料在人們的手中不知不覺丟失。有些部門圖自己使用方便，不愿意把文件交到保密室，特別是聲像、照片資料和與業(yè)務相關的資料。當人員變動或機構調整時，沒有做好檔案移交工作，致使該單位檔案收集不全。

2、人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的原因。一是檔案館普遍缺乏檔案專業(yè)人才，進人、用人不重專業(yè)。二是內部缺乏競爭力和活力?！暗?、靠、要”思想觀念嚴重，收集手段單一，改革意識和自我發(fā)展意識不強，工作缺乏主動性和創(chuàng)造性。一些檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，認為檔案工作是不被領導重視，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期呈現(xiàn)一種落后狀態(tài)。

3、執(zhí)法力度不夠使檔案收集工作失去支撐。有人說《檔案法》是“軟”法，檔案部門是無職無權的“軟”部門，執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，怕碰硬，依法行政觀念不強，執(zhí)法素質及水平仍有差距。有些規(guī)章制度不健全，檔案執(zhí)法的執(zhí)行力度不夠，相關部門和相關人員違反檔案法的規(guī)定，該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失，檔案管理人員執(zhí)法不嚴，檔案丟失不匯報、不處理。

4、廣泛征集的力度不夠，導致檔案資料在社會上流失。《檔案法》頒布實施，盡管工作人員做了大量的宣傳工作，但由于《檔案法》是一部“軟”法，難以樹立起真正的權威，因此，時至今日，人們的檔案意識還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在社會上的征集工作。改革開放以來，全國上下為了全面建設小康社會的目標而奮斗，全心全意謀發(fā)展，檔案工作暫時還不能與經濟發(fā)展、財政收入放在同等重要的地位，致使沒有足夠的經費征集散存在社會上的一些有價值的檔案資料。

二、加強檔案收集工作的對策

1、加強宣傳教育，強化檔案意識。長期以來，人們對檔案收集工作的重要性認識不足。因而，檔案部門要通過廣播、電視、刊物等方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門，強化社會的檔案意識，引起相關領導對檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態(tài)中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關領導的支持，同時還要深入有關單位，及時與他們進行溝通和交流，明確收集工作計劃，研究收集工作中遇到的難題，求得有關部門的信任和理解，從而使檔案收集工作經?；⒅贫然?/p>

2、健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整。健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。歸檔時應注意：歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；加強文件管理。為了防止上級各業(yè)務部門直接下發(fā)到各業(yè)務部門有價值的文件材料散失，應制定公文登記制度，即凡是由上級部門下發(fā)到各業(yè)務部門的文件材料，先由文書部門登記，這樣每個部門應歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；檔案部門必須同有關部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

3、提高人員素質，增強主動收集意識。長期以來，檔案人員的社會意識并不是很強，傳統(tǒng)的機關作風和“機要重地”思想難以從根本上消除，很多人留戀以往的機關權威，而不想融入公共文化事業(yè)的群體，使檔案收集工作處于一種很被動的局面，要改變這一現(xiàn)狀，必須全面提高檔案人員素質、更新觀念、正確認清和擺正自己的位置，擴展思路，激發(fā)內在的工作熱情和工作積極性，增強檔案收集的敏銳度和精確度，樹立一種“敢抓、敢搶、敢拼”的思想，做到“腦勤、嘴勤、手勤、腳勤”，變被動為主動，讓人們感受到檔案的重要性，贏得公眾的信任和支持，真正體現(xiàn)“有為才有位”，那么我們的檔案收集工作才能順利有序的開展。

4、創(chuàng)新收集手段，擴大檔案收集來源。為了適應時代發(fā)展的要求，檔案館必須改革檔案接收和征集工作，構建優(yōu)化的館藏建設網絡，健全征集網絡及其功能，在按規(guī)定接收機關應移交檔案和機構改革中撤銷機構檔案的同時，要加強對本地區(qū)重大活動、重大事件、重大工程檔案的收集，加強對本區(qū)域內著名人物、散存于社會的有地方特色的珍貴檔案的收集。“口述歷史”的收集是一項極富前瞻性的工作。打破傳統(tǒng)接收方式，拓寬收集渠道，以寄存、捐贈、購買等多形式、多渠道將散存在社會上的重要檔案收集進館，同時提高接收檔案的質量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實現(xiàn)收集檔案數(shù)量有較大增長，質量有較大提高，結構有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，成為大眾提供檔案信息服務的中心。

隨著市場競爭機制的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭不斷的加劇，為了在市場競爭中獲取更高的經濟效益，企業(yè)需要不斷的提升核心競爭力。檔案管理工作是企業(yè)中的基礎工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息，促進了企業(yè)的發(fā)展。在檔案管理工作中，檔案的收集是基礎，是檔案信息內容是否豐富的前提條件。但是在現(xiàn)階段的檔案收集工作中，部分企業(yè)還存在諸多的問題，影響到檔案工作的有效開展。

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