淺談人力資源檔案管理信息化建設的必要性和保障條件

蘭天

摘要：人力資源檔案管理是推動社會發展建設的有效手段之一，做好人力資源檔案管理工作，能夠更好的實現各個行業的人力調動，促使社會朝著更好的方向發展。而隨著社會的不斷創新發展，人力資源檔案管理也開始朝著多樣化的方向發展，那么在信息時代的背景下，究竟該如何發揮信息技術的作用，做好人力資源檔案管理工作呢？本文將對相關問題進行詳細分析。

關鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化建設;必要性;保障條件

當前是信息化時代，信息技術給人們的生產和生活帶來了較多的便利，其在各行各業中都有所應用，信息技術的應用可謂是越來越頻繁。在人力資源檔案管理中做好信息化建設工作，可以有效的提高檔案管理質量，促使相關工作朝著更好的方向發展。人力資源檔案管理信息化建設是時代發展的需要，但是要實現人力資源檔案管理信息化建設也絕非一朝一夕的事情，其具體策略如下。

一、人力資源檔案管理信息化建設的必要性分析

1、人力資源檔案管理信息化建設是創新管理方式的必然要求

當前知識經濟和信息技術不斷創新發展，而人才則是社會創新發展的關鍵所在，這也使得越來越多行業認識到了人才競爭的重要性，人力資源管理也因此受到了高度關注。高質量的人力資源管理能夠靈活的了解當前各個行業人才儲備現狀，了解人才的優缺點。而在人力資源檔案管理中做好信息化建設工作，則可以打破傳統的手工管理方式，提高管理質量和效率，其也是人力資源管理創新發展的有效手段。

2、人力資源檔案管理的信息胡建設是管理現代化的必由之路

人力資源檔案管理是人才戰略規劃的有效手段之一，但是長期以來我國人力資源檔案管理保存方式和利用環境都處于相對比較封閉的管理狀態，檔案信息資源的開發與利用也始終未能提上日程。而落后的人力資源檔案管理方式已經無法再滿足信息社會人們對于檔案資源管理的需求，隨著信息技術的迅猛發展，人力資源檔案管理也受到了越來越多的關注，只有做好信息化建設工作，才能更好的實現人力資源檔案信息資源共享，推動社會的進步。

3、人力資源檔案管理的信息化建設是提升管理服務質量的有效手段

時代在不斷的發展和進步，人力資源檔案管理的需求開始朝著多樣化的方向發展，而在此背景下，其對于人力資源檔案管理的服務質量也提出了更高的要求，檔案管理的最終目的就是為廣大人民群眾提供更好的服務利用效果。在信息化時代背景之下，傳統的管理和服務方式已經不再與時代發展不相匹配。人力資源檔案的信息化建設可以幫助相關工作人員了解更多的管理知識，發散他們的思維，使其更加理性的認識人力資源檔案管理信息化建設的重要性，提升他們的管理能力，這樣也能夠更好的發揮人力資源檔案管理的價值。

二、人力資源檔案管理信息化建設的保障條件

1、強化組織領導，提高人力資源檔案管理的信息化意識

在實際工作中要想做好人力資源檔案管理工作首先需要強化組織領導，提高人們的人力資源檔案管理的信息化意識。一方面檔案管理意識的建立需要以檔案法律約束作為準則，人力資源檔案信息化建設必須要在法律允許的范圍內開展各項工作，這樣才能發揮檔案管理工作的質量和效率。另外一方面，檔案意識的形成需要領導的高度重視，只有使領導充分認識到人力資源管理的重要性，將人力資源檔案管理信息化建設融入到具體工作中，轉變工作人員的思想認識，使他們積極主動的了解和掌握檔案信息科技的發展動態，為人力資源檔案管理信息化建設的順利實施打下良好的基礎。

2、圍繞建設目標，健全人力資源檔案信息化相關法規

要結合信息化建設工作實際，從管理、業務、技術三個方面出發，建立健全人力資源檔案信息化過程的各項制度規范，保證人力資源檔案管理各項業務環節、操作程序，以及人力資源檔案知識產權和隱私權的維護等都有章可循，職責明確，人力資源檔案數據信息準確規范。此外，還要對人力資源檔案管理人員進行紀律約束，嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，通過權限分級確認，嚴格限定信息瀏覽的內容和范圍，確保信息安全。

3、引導科技創新，建立現代化人力資源檔案管理平臺

要加大軟件投入力度，開發人力資源檔案管理系統和建立人力資源信息數據庫，實施人力資源檔案動態和無紙化管理。通過專門的人力資源檔案管理軟件，將人力資源信息導人數據庫，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，在檔案的收集、歸檔、利用等日常工作方面實行信息化操作，便于人力資源信息的查閱和流轉，適應人才流動的需要。同時也可減少對紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。

總之，人力資源檔案管理信息化建設并非是一朝一夕的事情，其是時代發展的需要，要實現檔案管理信息化建設還需加強基礎設施建設，提高人力資源檔案管理工作人員的綜合素質，這樣才能更好的促進社會的發展和進步。

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