機關事業(yè)單位辦公室行政事務管理工作思考

蔡金剛

摘 要：目前，伴隨著國內各項管理制度的不斷完善，現(xiàn)代機關事業(yè)單位之中的行政事務管理作為我國非常關鍵的行政組成，其建設的效果也就變得更加具備挑戰(zhàn)力，在科技發(fā)展的影響下現(xiàn)代機關事業(yè)單位之中的行政事務管理發(fā)生了重大改革。因此，本篇文章主要以現(xiàn)代機關事業(yè)單位之中的辦公室行政事務管理為探究對象，結合當前機關事業(yè)單位當中具體的實現(xiàn)作用展開一系列的討論。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；辦公室行政事務；管理

引言

機關運行過程中，辦公室行政事務管理已經成為不可缺少的部門，執(zhí)行各種行政事務管理工作，因其有工作量大、種類多等特點，在實際工作中存在一些問題，嚴重影響行政事務管理的效率和質量，因此需要管理人員加強學習，采取有效手段，促進機關高效運轉。

1機關事業(yè)單位辦公室行政事務管理特點分析

1.1工作內容種類繁多

機關運行牽涉很多部門，其中大部分事務工作是由行政辦公室進行，其中涉及到的內容種類繁多，需要工作人員思考每個環(huán)節(jié)中的管理。大事小事不斷，都需要行政部門管理，面對種類繁多的工作，稍有不慎，就會阻礙相關部門正常運行，產生不良的問題。所以在行政事務管理工作中，做好辦公室行政事務管理工作很重要。

1.2以服務為主

行政部門的所有工作，都是為機關和基層服務的，行政事務管理工作的服務性質很強，無論是基層部門還是機關自身，都需要行政事務管理的參與。而辦公室行政事務管理工作，主要是協(xié)調各個部門之間的關系，對其做好服務，提升工作效率，促進機關高效運轉。

2行政事務管理工作現(xiàn)存問題

2.1觀念意識問題

從我國機關事業(yè)單位辦公室行政事務管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，工作人員未能正確認知行政事務管理工作的重要性與意義。正是由于這一問題的影響，導致機關事業(yè)單位辦公室無法正確認知行政事務管理工作，阻礙著機關事業(yè)單位辦公室的發(fā)展與進步。若辦公室缺乏整體發(fā)展意識，將會影響行政事務管理效率與行政事務管理質量。若使用了錯誤的工作方式，未能形成正確認知，將會阻礙行政事務管理工作的持續(xù)開展。

2.2管理機制問題

一般情況下，行政事務管理實際工作開展階段，需要工作人員的積極配合，制度與機制的支持，才可保障行政事務管理效率與質量。結合當前機關事業(yè)單位辦公室發(fā)展現(xiàn)狀，大部分機關事業(yè)單位辦公室未能健全行政事務管理機制，忽視了行政事務管理工作，且未能明確分工，難以保障工作職責的明確性，進而無法保障工作效率。

3機關事業(yè)單位辦公室行政事務管理工作方法

3.1明確定位

要確定一個良好的發(fā)展戰(zhàn)略地位，認真地看待行政管理工作的作用以及職能。提高行政事務管理工作的效率及質量，行政管理可以通過大力的宣傳以及培訓的方式進行重新定位，并加大力度宣傳其重要作用。各級單位要在進行本職工作的同時，能夠聽從機關及其他部門的領導要求，實現(xiàn)機關事業(yè)單位的長期發(fā)展戰(zhàn)略。

3.2建立健全機制

機關事業(yè)單位辦公室必須要建設規(guī)范的內部工作流程，順應時代發(fā)展需求，建立健全行政事務管理機制，筆者認為可從以下幾點入手：首先，機關事業(yè)單位辦公室需要結合自身實際情況，重點分析機關事業(yè)單位辦公室內部存在的問題，并研究問題產生的原因，需要注意的是不可一味模仿其他單位制定的管理機制，必須要結合實際，積極開展管理內容創(chuàng)新。其次，辦公室還需要關注工作人員的主體地位，在制度創(chuàng)建階段，積極收集工作人員的意見，定期整理工作人員的建議。最后，完善獎懲制度，保障行政事務管理工作的持續(xù)開展，促使每位工作人員能夠明確自身的職責，不斷規(guī)范工作人員的言行舉止，切實提升行政事務管理工作效率。與此同時，辦公室行政事務管理制度的制定還需要基于辦公室發(fā)展戰(zhàn)略基礎上，切實解決工作人員內在需求。

3.3掌握事務處理技巧，匯報分析

重要決策事業(yè)單位的行政事務人員在處理日常工作時，應當積極掌握事務處理的技巧，在事務處理上加強技術創(chuàng)新，及時、準確的將完成的事務進行整合，并形成報表向領導進行匯報與分析結果。具體的事務處理技巧如下，把握時間線性技巧，將事業(yè)單位中專門負責的工作、領導授予的工作、實時生成的工作等，按照時間原則將各項工作任務羅列出來，進行明確的工作任務分化管理，使得行政事務人員能夠快速掌握當下具體要做的事務，并積極、有效的開展相關工作。把握事務的重要性原則技巧，在事務排序上，可按照事務處理時間的緊急性、事務的重要性、事務的復雜性等將待處理的事務進行等級分配，如領導分配下的當下組織單位內部開會事宜，應在當下迅速通知到需要開會的各個領導與相關人員，將該項事務設置為一級任務，即最為緊急與重要的任務。把握計算機技術下的事務處理技巧，計算機技術的發(fā)展為事業(yè)單位各項工作的處理帶來一定的便利性，要求行政事務人員能夠熟練操作計算技術設備中的Excel、Word、PPT等軟件系統(tǒng)，熟練運用該類軟件工具記錄具體的工作完成進度與工作總結，并形成報表上交給上級領導，對報表進行分析，充分展現(xiàn)自身的工作成果，為領導提供可參考的數據。匯報分析工作是事業(yè)單位各項工作開展必須掌握的一項技能，要求行政事務人員能夠及時把握工作匯報的精確性、全面性與科學性，并提出自身對工作的看法與具體分析，為各項工作的完善提供合理的建議。

3.4建立信息化管理系統(tǒng)

信息化時代，信息技術在各個領域中都有所運用，提升工作效率，在辦公室行政管理工作中的積極應用，為新時代機關的發(fā)展提供良好的基礎和支撐。辦公室中信息技術的運用，對電子化辦公提出了更高的要求。因此管理人員要積極建立和自身發(fā)展相適應的電子信息技術，優(yōu)化技術的運用，進而提升行政事務處理的速度和質量。顯示出自動化辦公信息化事務管理的優(yōu)勢，并在實踐中改革行政事務管理形式，機關在資金和技術上給與全面的支持，充分利用網絡和計算機技術，保證各項工作的有序進行。除此之外，建設信息化管理系統(tǒng)的過程中，聘請專門的網絡運維人員，保證網絡運行的安全性，避免重要信息泄露，對機關單位發(fā)展帶來巨大損失。

3.5重視行政管理人員的選用與培養(yǎng)

首先，針對人才的教育評價，需要結合管理工作的具體效果以及工作人員的主觀意識來決定，要鼓勵和獎勵優(yōu)秀的管理人才，使其為企業(yè)做出更大的貢獻。其次，在人員篩選和選用方面，除了要考慮到基本能力之外，還應該具有一定的創(chuàng)新意識。要讓行政管理工作吸納更多的年輕人，無論是能力的掌握還是學習方面，都能較為快速地適應現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展需求，并為企業(yè)的不斷前進提供新的動力。

結束語

事業(yè)單位在我國一直處于一個關鍵位置，是國家進行工作的一種手段與方法，就目前辦公室行政管理工作特點分析，在機關中進行相關工作很重要，但是實際工作中可能出現(xiàn)很多不足，影響管理效率，需要管理人員增強意識，完善管理制度、精準定位、提升工作人員綜合素質和使用信息技術，真正發(fā)揮辦公室中行政事務管理工作的作用，創(chuàng)建文明高效的機關。

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