淺析企業檔案管理工作發展趨勢

李煥輝

摘要：檔案資源是一種個非常重要的公共資源，具有無可替代的位置。檔案管理工作相對于現代企業的發展而言，重要意義非同一般。若須做好檔案管理工作，立足點在于認真探索現代企業管理之現狀。放眼于國際，就可發現，我國檔案管理的起步是相對較晚的，我國檔案管理的基礎設施也是相對較落后的。傳統的檔案管理工作相對來說比較封閉的，陳舊性的檔案管理方法讓我們的工做內容繁重、復雜，使我們的思想、思維及視野受到一定的約束，因此只有在檔案管理工作方面進行創新，才能讓檔案管理人員的工作質量和效率得到提升，才是適應檔案管理工作發展的切實需要。要想觀念轉變，必須大力提倡開拓創新的精神，進一步形成檔案管理工作的創新氛圍，努力促成現代參與檔案管理的工作人員學會新知識，建成新觀念，發現新情況，找到新思路，解決可能出現的新問題。

關鍵詞：企業;檔案;檔案管理;創新;新思路

檔案管理工作相對于現代企業的發展而言，重要意義非同一般。若須做好檔案管理工作，立足點在于認真探索現代企業管理之現狀。任何一個行業領域的工作，其現象均是復雜多變的，只有認真面對檔案管理工作的現狀，發現問題，解決問題，才能形成有效的管理經驗。在工作過程中，我們必須要理智借鑒已經存在的較為成熟優秀的檔案管理經驗，這些經驗是經過一代又一代人扎根于檔案管理基礎，通過不斷地反復檢驗才形成的。認真學習這些生命力頑強的鮮活經驗，將其成果實踐于企業檔案管理工作之中，并逐漸循序漸進完善建設個性化的檔案管理工作制度。正所謂“干一行愛一行”，“在其位謀其職”，我們需要養成檔案管理工作的責任感、使命感，通過日常檔案管理工作內容，努力思考，不斷激發自己對檔案工作的熱愛與激情，不斷改善管理工作，使檔案管理工作實現科學化、規范化以及信息化。如何讓企業檔案管理完善化？我們可以考慮從以下幾個方面努力改進。

一、讓企業單位了解檔案的重要性

對于一些企業來說并沒有專門的檔案管理人員，大多企業對檔案的重要性沒有太大的認知，特別是那些中小企業。企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會、企業具有保存價值的各種載體的歷史記錄。“夫以銅為鏡，可以正衣冠，以史為鏡，可以知興替，以人為鏡，可以明得失。”檔案便是一部運動的歷史著作，里面記載企業發展過程中的優異成績和發展所遇瓶頸。檔案中所記載的企業發展瓶頸，可以為探究企業經營業績提供充實的數據，也可以為企業發展提供完整的具備借鑒性的資料。知不足而后進，我們進行科學分析，科學探討，采取揚長避短，方可規避已有的歧途——甚至是潛在的誤區，規劃公司或企業的發展工作。所以，做好一個企業檔案的管理工作，對企業自身的后期發展具有至關重要的作用，以史為鏡知其興替。想要提高企業工作質量和工作效率，其中必要的一個因素就是做好檔案管理工作，檔案管理工作就是一項維護好企業歷史發展的真實面貌的工作。對企業業績和管理水平的衡量尺度中，其中重要的一個也是檔案管理的科學規范。如果有充實完整的企業檔案資料，企業領導層人員完全可以隨時了解企業整體的目前經營現狀，完全可以依據所掌握的檔案去科學調整經營策略，也可以幫助制定經營決策時提供支持性數據。同時，企業的一份完整良好的檔案，也有助于社會等有關方面在進行長期合作時打下牢固基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，我們必須做好企業檔案管理工作，與時俱進，及時更新檔案的管理觀念，敢于去探索、嘗試新的檔案管理方法。

二、建立健全的管理制度

許多企業在進行檔案管理工作過程中，存在著不夠嚴謹、規范的情況。前期由于檔案不被重視的時候，很多企業沒有專門的檔案管理員，那么檔案沒有專人管理，隨便存放在一個柜子里面，任何人均可以調閱檔案，調閱完后隨手放自己的辦公桌上，未及時歸還，在這種情況下可能會出現檔案丟失的現象，因為沒有健全的管理制度，管理不規范，將會造成檔案無法發揮其應有的作用，這對企業是一種不可彌補的損失。為了讓企業檔案得到正常的發揮，我們可以結合企業自身的管理體制，實行分級管理，建全企業管理制度。讓檔案有專門的存放空間，由專人看管，借調做到隨時登記，讓檔案管理人員督促借調人員歸還檔案。檔案管理人員在保管檔案的同時，也需要看清檔案管理工作的實際狀況，始終保持與企業各部門之間的日常聯系，加強檔案信息的整理工作，以便企業領導者的檢查與指導;同時做到隨時與定期收集相結合，最大限度地降低檔案材料的丟失率。如此，方面工作者托看檔案收集范圍，祥實檔案內容，也便于促進整理檔案資料的工作開展。

三、提高檔案管理人員的水平

或許，從事檔案管理工作的成員也存在認知缺陷，比如——無法意識到檔案管理工作的重要性。沒有這種基本認知，那么從事本項工作的人在態度上便抱有可有可無的理念。倘若企業的高層管理沒有給予企業檔案管理工作以高度重視，更會誘導檔案管理工作人員在堅守本職崗位時存在失位情況，嚴重者甚至導致失職現象，這也不利于檔案管理者的責任心的培養。工作責任感不夠，那么對檔案管理力度不夠。而作為一名檔案管理員，需要具備檔案最基礎的理論知識，許多企業的檔案管理員身兼多職，這樣會致使他們自身的檔案專業素養以及相關文化素養，無法達到所從事的檔案管理工作的要求，甚至可能和具體工作目標之間存在一段遙遠的距離。這種惡性循環的結果，便是檔案管理工作有可能會處于并將長期處于停滯狀態，在某種程度上來說這對檔案管理工作的開展十分不利。企業單位為了能讓檔案工作開展起來，需在檔案管理人員把好管理人員的選擇，加強對管理人員的專業知識水平的考核力度。很多企業的檔案普遍存在一個問題，僅僅追求量的積累，卻不追求檔案管理工作質的優秀——即每一份檔案所存在的有效價值。然而，作為合格的檔案管理工作人員，是必須要對檔案管理工作的流程有相當熟悉的認知的，不僅需要掌握管理檔案的有關知識，還需要有能力去鑒別所整理的檔案具備的保存價值，甄別他們的可用性。這樣才能有機會替檔案管理工作的開展提供一個牢固堅實的基礎。我們需要結合自己的崗位工作的實際情況，一邊努力參加各種相關檔案管理工作的培訓，學習新知識，掌握新理論;一邊也需要讓自己所學知識能夠實踐在日常工作中，能夠讓知識具有操作性。在提高業務知識的同時，也要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己成為一名具備信息技術和網絡技術的合格的綜合型檔案管理人才。

四、創新檔案管理的體制

社會發展腳步是永遠不停歇的，或許檔案的傳統管理方法已經跟不上社會發展的步伐，所以我們需要去創新檔案管理體制。其一，管理機制創新。即構建科學性可行性較高的管理機制。它是創新工作的最基礎條件，可對傳統檔案管理工作的漏洞進行掃蕩式彌補，這樣會讓檔案管理工作可以更加順利的開展。其二，界定檔案企業管理范圍。即圈出一個企業檔案管理工作的內容及范圍，加強企業的管理范圍的拓展，實現管理一體化，提高內部資源的利用價值。其三，更新檔案管理者的工作理念。即不斷促進自身管理技術的優化及前進，改變自我的固化檔案管理理念，去除陳腐，吸收先進理念，規范自身行為。

總而言之，檔案就是一種特別重要的信息，我們可以在其中找到想要的各種資源。國家總書記也曾強調“檔案作為歷史的記錄，對于政治、經濟、科技進步、城市規劃、建設管理都具有很重要的作用”。總之，檔案是史，社會發展脫離不了歷史，企業發展也絕對無法脫離檔案工作。歷史的牢固性，也是一個企業的檔案牢固性，而牢固是一切發展的根基。所以，檔案工作基礎不穩固，企業終有一日會為此承擔沉痛的責任。如果沒有檔案工作，一個過去發生的重大事件就沒有記錄，就無從考證。企業也須清醒認識，如果能夠優化利用自身的檔案管理，足夠為推進自身發展提供良好的導向參考;與時俱進，開拓創新，加強企業檔案創新管理，加強企業檔案管理的信息化建設，順應現代化管理的客觀規律，和企業建設發展同步進行，充分發揮企業檔案資料的作用，加強企業各部門聯系，增強企業內部的凝聚力與向心力，確保企業各項工作順利開展。以此，減少企業的運營成本，實現最大化的經濟效益與社會效益，能夠更好地面對激烈的市場競爭，能夠在經濟體制改革浪潮中不斷前行，擁有更加廣闊的發展前景。

參考文獻：

[1] 余譚英.如何提升檔案管理在企業發展中的服務作用[J].辦公室業務，2013（21）.

[2] 孫凡.簡述檔案的管理以及開發利用在企業發展中的作用及其意義[J].商場現代化，2013（16）.

[3] 張晶.實施規范化管理，解決企業檔案管理難題[J].現代商業，2013（23）.

[4] 丁萍麗.新時期人事檔案管理在企業發展中的作用[J].山西財經大學學報，2013（S2）.

（作者單位：深圳市世紀偉圖科技開發有限公司）