如何加強企業商業秘密檔案的管理

陳鴻雁

加強企業商業秘密檔案管理對于提升企業競爭軟實力將起到重要推動作用，隨著企業檔案管理的電子信息化成為常態，也使得加強商業秘密檔案管理面臨諸多挑戰。挑戰的形成不僅存在于主觀因素范疇，還因信息化帶來的信息共享模式所致的客觀因素。因此，當前在加強企業商業秘密檔案管理方面需要從克服主觀和客觀因素所存在的不足，以及以建立分級管理的形態，才能在不影響企業對商業秘密檔案利用的同時，防止檔案信息外泄。為了使本文的主題討論更為具體，文章以制造企業為考察對象，選擇企業的新產品生產技術工藝信息作為商業秘密檔案管理的對象，以此來展開文章討論。眾所周知，制造企業在面臨激烈的市場競爭時，每年都將花費大量的資金投入到技術創新領域，所以加強對新產品生產技術工藝信息的保密管理，將能為企業在較長時間內獲得技術壟斷利潤。

1 企業商業秘密檔案管理所面臨的挑戰

具體而言，主要面臨以下兩個方面的挑戰：

1.1 面臨主觀方面的挑戰

企業新產品的生產技術工藝信息主要以工程制圖的形態而存在，此時所面臨的主觀方面的挑戰主要為：（1）檔案管理人員對調閱圖紙的工程技術人員的涉密資格審查不嚴，而導致紙質工程圖紙違規調閱;（2）工程圖紙的調閱人員未能遵守企業商業機密保密要求，而出現主觀故意或無意泄露圖紙信息的情況。從目前所反饋的情況來看，管控工程技術人員的失范行為存在一定難度，在企業團隊作業模式下無法準確界定由誰最終泄露了新產品信息。

1.2 面臨客觀方面的挑戰

隨著商業秘密檔案管理實現電子信息化之后，在對檔案的管理中還面臨著客觀方面的挑戰。前面已經指出，檔案管理的電子信息化為信息共享提供了技術支持，而在界定相關人員的共享權限時面臨著技術上挑戰。同時，即使通過賬號授權來給予不同人員以不同的共享程度，仍無法完全避免相關人員因私下交換賬號信息而出現泄密的情況發生。再者，隨著商業秘密檔案信息的電子信息化，通過優盤就能快速和隱秘的獲取企業新產品的生產工藝流程信息。

2 應對挑戰的路徑分析

面對商業秘密檔案管理所呈現出的復雜局面，以下從兩個方面來做應對挑戰的路徑分析：

2.1 應對主觀因素挑戰的路徑分析

在構建企業競爭軟實力的目標導引下，對于商業秘密檔案管理人員的崗位培訓普遍已經到位，所以應從打破部門間的職能壁壘出發，以落實工程技術部門的主體責任為重點，多方佐證檔案調閱人員的身份與涉密資格。關于新產品生產工藝流程的工程制圖是由若干模塊構成，只有當反映各模塊的圖紙信息一并獲取時才能生產出完整的產品來，這就為管控工程技術人員的泄密行為提供了思路。遵循這一思路，則要求在圖紙調閱時應嚴格執行權限管理。

2.2 應對客觀因素挑戰的路徑分析

由上所述，客觀因素所導致的挑戰主要反映在相關人員的私下交換，以及檔案信息電子化后獲取的簡便性和攜帶的便捷性。那么，這仍需要從技術層面來解決商業秘密檔案的泄密問題。對于工程制圖的調閱人員主要存在于企業的產品技術研發和生產部門，而各部門人員根據工作需要存在著在線查閱圖紙的需要，但可以根據崗位層級和工作內容合理授權圖紙查閱范圍。對于防止私下交換或違規獲取賬號密碼的行為，則可能從技術層面給予解決。

3 加強企業商業秘密檔案管理的對策

根據以上所述，加強企業商業秘密檔案管理的對策可從以下四個方面來構建：

3.1 根據企業標準對檔案信息進行分級管理

制造企業的新產品生產技術工藝可以分為核心工藝和輔助性工藝，所以需要根據企業標準對商業秘密檔案進行分級管理，分級的依據應根據生產技術工藝的核心程度，管理的對象為反映生產技術工藝的工程圖紙。通過建立分級管理，也就為下一階段的檔案調閱和查閱授權提供依據。筆者建議，企業檔案管理部門也應由多人分級管理商業秘密檔案，這樣可以降低檔案部門泄密的風險。

3.2 落實主體責任和非核心模塊調閱相結合

對于生產工藝流程核心模塊的圖紙調閱需得到企業管理層的同一，所以這里主要落實兩部門（工程技術部門、生產部門）主體責任，來加強對非核心模塊圖紙的調閱管理。具體的做法為，部門人員前往檔案管理部門調閱檔案時，需要出示所在部門負責人的書面介紹，檔案管理人員還需通過電話和即時通訊平臺與該部門負責人進行人員核對，在履行調閱簽字手續之后在規定的地點、規定的時間完成調閱工作。

3.3 依據兩部門人員職級分類授予查閱權限

為了降低識別兩部門工作內容的難度，可主要依據兩部門人員的職級分類授權其在線查閱的權限。檔案管理部門以兩部門人員的身份證編碼作為該人員的賬號，并在后臺存留該人員的有效手機號，每當兩部門人員準備在線查閱檔案信息時，由后臺向其手機號發送動態密碼，以此來作為登陸的賬號密碼。這樣一來，即使出現有關人員之間的私下交換行為，也能為檔案管理部門提供責任追溯的依據。

3.4 綁定局域網地址并在三部門安裝攝像頭

為了進一步防止商業秘密檔案信息出現泄露的可能，對于在線查閱可限定在企業局域網范圍內，通過對每臺電腦綁定局域網地址，而時時獲取在線查閱的時間和機位。與此同時，在三部門（檔案管理部門、工程技術部門、生產部門）安裝攝像頭，從而為加強商業秘密檔案管理提供全過程、全視角的安全保障。

4 小結

當前在加強企業商業秘密檔案管理方面需要從克服主觀和客觀因素所存在的不足，以及以建立分級管理的形態，才能在不影響企業對商業秘密檔案利用的同時，防止檔案信息外泄。具體的對策為，根據企業標準對檔案信息進行分級管理、落實主體責任和非核心模塊調閱相結合、依據兩部門人員職級分類授予查閱權限、綁定局域網地址并在三部門安裝攝像頭。

（作者單位：大慶市大同區商務服務中心）