論檔案信息數字化的重要性

王小杏

摘 要：隨著信息化時代的來臨，逐步打破了跨國之間貿易交流的壁壘，越來越多的信息交融，不僅對傳統信息資源的運作模式產生一定沖擊，也對檔案信息數字化的開發模式具有一定挑戰。

關鍵詞：數字化;檔案信息

經過多年的不斷變革，檔案載體發生了質的變化，由傳統的紙張變為電子文本，在實際應用的各個環節和過程中，檔案數字化技術的發展也對檔案管理產生了方方面面的影響。為了不斷滿足我國對檔案資源的各級需求，進一步發展和完善檔案資源數字化，已經成為檔案信息資源開發利用的必然途徑和主要發展趨勢，也是保障信息工作全面開展的重要環節。

檔案管理的重要性

首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據可依、有證可查。在如今經濟高速發展的現狀下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎;其次，我們能夠通過對檔案歷史數據的統計分析，對某一項工作的發展做出趨勢性判斷，或者通過數據分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎;最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內涵及外在形象體現。

檔案管理與保護的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規定：統一領導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統一領導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。

目前，傳統的檔案管理工作，存在諸多弊端：不規范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無法統計，查詢不方便，往往要找一個文件需要花很長時間到檔案館（室）翻閱查找。近年來，隨著信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，傳統管理環節或增加或復雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時間、載體和實現方式、利用形式等發生了很大的變化，傳統的檔案管理模式無法滿足現代化的工作需要，已經面臨全面改革。

檔案的安全防護。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全;二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價值體現，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該要以方便利用為目的而不斷進行優化，盡可能提供高的服務效率和服務質量。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現其價值，單位的各位領導也一定要重視檔案的管理單位的發展才更有可能蒸蒸日上。

檔案信息數字化建設

檔案信息數字化建設就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案數字化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中就提出：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設。做到電子目錄、全文數據與紙質檔案同步進館。按照有關規定，在試點基礎上推動機關電子文件管理工作……在深入調查研究的基礎上，逐步完成全國范圍的專業檔案資源體系規劃。”

降低檔案管理成本

傳統紙質檔案對保存環境要求過高，環境的溫濕度、防火、防水、防盜、防鼠。本項目的建設將對各部門、單位形成的電子文件進行集中統一管理，將比傳統的辦公方式下各部門、單位的分散管理要節約大量成本，減少重復勞動，提高工作效率，且易于專業化管理。

檔案信息資源共享，提高效率

系統建成后，免除了“信息孤島”的現狀，實現了信息資源共享，各級各單位在得到相應授權后可隨時根據工作需要調取查詢檔案文件，檔案管理系統將進一步增強和擴展傳統檔案管理的功能，進一步提高審批系統的辦公效率和社會價值。通過OCR技術對檔案進行文字識別后，可進行全文關鍵字查找，提升檔案文件查找的速度，精度。最大限度的減少檔案管理人員的勞動強度，提高檔案工作的效率和質量。

適應現代化辦公和上級部門的要求

貫徹落實國家檔案局有關指示精神，全面提升檔案管理水平，充分利用現代化信息技術手段建設數字檔案信息化，以適應現代化辦公要求。確保使用人員的操作可追溯、使保密檔案能長久安全的管理。

檔案信息資源作為檔案信息數字化的強大基礎，逐步實現信息資源的數字化已成為時代發展的必然，也是保障社會和企業各階層數據管理需求的重要助力。作為全面提升信息管理工作的一個重要途徑，規劃信息資源數字化建設進程，完善信息資源庫，不僅是每位從業人員的工作職責，也是衡量一個國家開發能力的重要體現。

參考文獻

[1]丁海斌.論檔案的價值與基本作用[J].檔案，2012，（04）：10-13.