淺談新形勢下城建檔案管理的強(qiáng)化措施

李素一

摘要：改革開放以來，隨著城市化步伐的加快，城建檔案管理變得尤為困難。做好城建檔案管理工作可以進(jìn)一步促進(jìn)城市的發(fā)展本文分析了加強(qiáng)城建檔案管理的必要性，并提出了加強(qiáng)城建檔案管理的有效對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢下;城建檔案管理;強(qiáng)化措施

檔案數(shù)量不斷增加，使得如何管理成了重難點(diǎn)問題。近年來，各地區(qū)不斷加快數(shù)字化建設(shè)工作，對于重要檔案，采取電子化和紙質(zhì)保管的雙套制度。通過在線查閱，能夠查詢檔案資料，便利了相關(guān)主體。利用信息化服務(wù)平臺，能夠釋放更多的人力資源，提高了檔案利用率以及服務(wù)水平。

一、新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的必要性

（一）加強(qiáng)城建檔案管理是推動城市發(fā)展的必然要求

城市發(fā)展是一個循序漸進(jìn)的過程，需要遵循一定的規(guī)律，并符合城市發(fā)展的階段性特征。這就要求必須對城市發(fā)展的歷史和各種大型建設(shè)有深入的了解，顯然，了解這些內(nèi)容，離不開城市建設(shè)檔案。同時，城市建設(shè)檔案也可以為城市發(fā)展積累一定的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而促進(jìn)城市更好地發(fā)展。

（二）加強(qiáng)城建檔案管理是見證城市發(fā)展的必然要求

任何一座城市發(fā)展過程中，都會留下一些歷史、文化、資源等寶貴財富，特別是一個城市的建設(shè)，更能彰顯城市的風(fēng)格、特色和內(nèi)涵。因此，從這個意義上講，城建檔案管理可較好地見證城市發(fā)展，為后人留下一筆寶貴的財富。

（三）加強(qiáng)城建檔案管理是應(yīng)對突發(fā)事件的必然要求

城建檔案對于應(yīng)對突發(fā)事件、保障居民生命財產(chǎn)安全具有十分重要的意義。例如，城建檔案中，就會保存整個城市地下管網(wǎng)設(shè)施的資料，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，檔案資料的完整可以為實(shí)施營救、制定對策提供參考依據(jù)。

二、新形勢下城建檔案管理中的問題

（一）資金投入較少

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于硬件和軟件設(shè)施具有較高的要求，其管理工作的實(shí)際水平與計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備是息息相關(guān)的，目前對這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行引進(jìn)和購買主要是依靠政府的財政撥款，但是由于各地?fù)芸顦?biāo)準(zhǔn)的不同意，使得資金投入不足是城建檔案館建設(shè)中的普遍問題，使得硬件設(shè)施無法滿足城建檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

（二）資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設(shè)不相適應(yīng)

這里所指的資料，不僅是城市工程建設(shè)資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃?xì)獾然A(chǔ)性市政工程建設(shè)資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。

（三）信息化水平不高

當(dāng)前社會是信息化的社會，信息化管理可以有效地提高檔案管理的效率及水平。在個別地區(qū)，城建檔案管理還停留在傳統(tǒng)的階段。在發(fā)達(dá)城市和地區(qū)，檔案管理都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化的改造。但是在城建檔案管理領(lǐng)域，完全實(shí)現(xiàn)信息化管理的并不多見，許多地區(qū)還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式與人工管理模式，檔案的查詢還需要人工進(jìn)行，這嚴(yán)重影響了檔案的管理效率。

三、新形勢下城建檔案管理的新探索與新實(shí)踐

（一）進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念

“市場經(jīng)濟(jì)社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負(fù)的社會使命出發(fā)，通過有效地履行自身的社會職責(zé)換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時從社會獲取自身發(fā)展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認(rèn)識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理模式。豐寧住建局檔案室密切結(jié)合全縣城市建設(shè)的實(shí)際，積極探索城建檔案管理新路子，提出了城建檔案工作要從經(jīng)濟(jì)行政手段向依法管理轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)型轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀念的轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的開展。

（二）扎實(shí)抓好城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

加強(qiáng)城建檔案人員培訓(xùn)。 根據(jù)城建檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢和檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的新要求，組織開展城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高業(yè)務(wù)、專業(yè)技術(shù)和依法管理水平。認(rèn)真實(shí)施城建檔案從業(yè)人員持證上崗制度。要搞好城建檔案從業(yè)人員的上崗培訓(xùn)工作。努力創(chuàng)新城建檔案服務(wù)機(jī)制。

（三）做好檔案資料安全管理工作

在實(shí)際工作中，城建檔案管理工作人員要具有較強(qiáng)的安全意識，充分認(rèn)識到城建檔案資料的重要性，做好各項(xiàng)安全管理工作。為了加強(qiáng)城建檔案存儲安全以及異地備份工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，需要加快推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)，做好檔案存儲和移交等工作，為相關(guān)建設(shè)工作的開展，提供完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及資料保障。檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照工作規(guī)范，做好檔案整理工作，保障相關(guān)工作順利高效地完成，保證檔案資料的安全性，進(jìn)而提升城建檔案管理工作效率。在具體工作中，要定期做好安全備份工作，安全操作計(jì)算機(jī)，減少人為因素引發(fā)的安全風(fēng)險，保證城建檔案資料的安全性。

（四）做好檔案利用工作

城建檔案的利用是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，城建檔案的價值只有通過利用者的利用才能充分體現(xiàn)出來，利用者越多，發(fā)揮作用越大。主動服務(wù)。主動服務(wù)、追求檔案信息提供利用的廣度和深度，便成為城建檔案工作改革的重要內(nèi)容;利用制度合理化。要達(dá)到利用合理化，應(yīng)注意處理好以下幾個問題：一是要正確處理保密和提供利用的關(guān)系;二是要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部閱覽和外借兩種選擇;三是要建立催還制度，加速檔案周轉(zhuǎn);變封閉為開放。城建檔案館（室）由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，既是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是廣泛地開發(fā)檔案信息資源的需要。城建檔案的對外開放不是任意的，是有條件的，不能忽略保密安全工作，不能損害國家和單位的利益;）在重點(diǎn)檔案利用上下功夫。每個單位都有自己的重點(diǎn)和核心檔案。提高這部分檔案的利用率往往會帶來更大效益。一般說，城建單位新形成的檔案價值更高，因?yàn)樗某墙ǔ晒拢@與城建人員的求新心理是一致的。因此檔案人員要把最新的檔案作為重點(diǎn)，搞好提供利用。

（五）應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)

信息技術(shù)是推動城建檔案管理工作不斷發(fā)展的重要動力，為了保證城建檔案資料信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，首先要聘請專業(yè)的系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行管理系統(tǒng)程序和軟件的編制，積極學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外成功的經(jīng)驗(yàn)，緊跟時代發(fā)展的步伐，對管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的升級改造;其次，為了防止黑客和病毒的侵入，對檔案資料進(jìn)行非法竊取和刪改等，要利用安全鑰匙、防火墻技術(shù)、加密算法等技術(shù)來限制的行為，對其活動進(jìn)行自動分析和監(jiān)測，以保證數(shù)字化檔案的安全性;再次，要加大城建檔案管理的執(zhí)法力度，嚴(yán)格履行責(zé)任和追究和處罰。

四、結(jié)語：

綜上所述，新形勢為城建檔案管理工作既提供了全新的發(fā)展機(jī)遇，同時也帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)，要想提高城建檔案管理工作的水平，首先要認(rèn)識到城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的重要性和必要性，將其放在推動城市發(fā)展的重要戰(zhàn)略位置之上，其次通過提高管理人員素質(zhì)水平和工作技能、建立完善的管理體系、加強(qiáng)技術(shù)性的安全措施、強(qiáng)化檔案收集和利用工作等途徑，保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展，以推動城市經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

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