檔案管理系統應用研究

王振坤

摘 要：文章以檔案管理系統為研究對象，通過對檔案管理系統的發展現狀的分析，結合現代檔案管理系統的網絡化發展趨勢，結合對現代信息網絡技術的應用，試圖探索出能有效提高現代事業單位檔案管理效率的現代化檔案管理系統，推動現代檔案管理系統的理論研究發展。

關鍵詞：檔案管理；系統；網絡

檔案一般指的是國家機關、企事業單位和團體，在進行社會生產活動以及相關科研活動的過程中，所形成的富有特定價值的實物或者材料。檔案是人類寶貴的精神財富。對于基層檔案單位和綜合檔案館來說，檔案管理都是一項非常重要的工作。檔案工作的核心任務是能科學而有效地保管和利用好目標檔案。傳統的檔案管理系統由于時代變化而不能適應時代需求，所以人們需要利用新技術和方法來建構新的檔案管理系統，有效管理檔案，提高檔案管理水平。

一、檔案管理的發展現狀

第一，存在的問題。傳統的檔案管理利用的是紙質載體，存在安全性不足、密級管理不到位、調閱無法及時、信息利用效率低下等方面問題，而且傳統檔案管理成本相對較高、人工管理繁重、信息提取相對困難、信息資源閉塞，傳統檔案管理系統嚴重影響了檔案管理效率。第二，現代檔案管理服務方式。現代檔案信息服務方式可劃分為傳統型、機械型和智力型服務模式等方式。傳統型服務模式一般包括檔案外借、閱覽、報道、陳列和展覽服務。機械模式主要包括復制和聯機服務。智力型服務方式主要包括編研、情報、檢索、定題和咨詢服務。第三，網絡引發的管理變革。檔案館引用網絡技術進行管理和服務是一種革命性管理變革。隨著社會步入知識經濟時代，檔案管理工作正朝著網絡化方向發展。檔案館利用互聯網實行網絡化檔案服務方式是檔案管理工作適應信息時代的必然發展結果。網絡化檔案服務一般指的是檔案館把館藏檔案和相應的資料實行數字圖像化管理，利用獨立的計算機工作中心，與互聯網相互聯接，普通用戶可利用互聯網登入站點查詢，在經過系列要求的環節后獲取目標檔案信息。網絡化檔案服務模式具有鮮明的管理優點，并且給檔案管理工作帶來積極的影響。

二、檔案管理系統的技術基礎

第一，數字化技術。檔案管理可以利用國際上通用的圖像壓縮的技術來壓縮掉冗余信息，通過該技術可有效節省管理存儲空間。如被壓縮后25K大小的圖書信息，一張lG大小的光盤就能集成該類型圖書信息4萬頁，壓縮存儲技術能夠有效滿足大容量檔案管理需求。第二，數據庫管理技術。數據庫是一種般以一個或多個表形式呈現的可查詢數據的存儲區域。現代網絡檔案管理系統一般采用的是數據庫管理系統進行檔案信息管理，如層次數據庫，關系數據庫和網狀數據庫。第三，圖象壓縮處理技術。現代圖像壓縮技術以分形理論、小波變換理論、視覺仿真理論和人工神經網絡理論為基礎，對傳統信源編碼理論進行優化，圖象壓縮編碼逐漸擁有更高的壓縮質量和壓縮比，能有效管理高達幾十萬個數量的檔案。第四，檔案管理和檢索技術。檔案數據管理和檢索技術可以借助特定檢索邏輯規則快速從數據庫中找到目標檔案，并打印出所需要的原件和目錄。

三、檔案管理系統的實現

建立檔案管理系統主要預期是變革低效的人工檔案管理模式，實現檔案信息的計算機化管理，以提高檔案資料查詢、檢索的效率。整個管理系統以Client/Server架構為基礎，檔案館內部網絡上運行，并通過擴展實現遠程連接客戶端的功能，從而保障多級應用與檔案數據資源共享。現代檔案管理系統利用現代科技手段來提高檔案館的管理效率，可有效保障檔案信息的保存和利用。

現代檔案系統一般是以OBMS為基礎，并利用DBMS中得到廣泛運用的關系數據庫模型來對檔案管理系統中的屬性數據進行有效管理。一般檔案管理系統設計以用戶功能需求為原則。首先，管理系統會提供錄入手段，從而將檔案原始數據進行分類和入庫管理，并對數據進行安全管理；其次，管理系統會提供多種檢索和查詢檔案數據方式；第三，系統會提供數據報表和檔案的打印輸出功能，并提供檔案數據的管理維護功能；最后，系統還會能提供檔案設計和規劃功能。所有系統提供的功能都是以用戶的功能需求為依據的，非常人性化。與檔案管理系統功能相對應的系統設計會包括查詢檢索模塊、錄入功能模塊、打印輸出模塊和系統管理模塊。現代檔案管理系統一般會采用最新的數據庫服務器聯接模式，即只是在人們有信息利用需求的時候（一般系統會設置某個時間段）建立數據庫聯接，用完后系統馬上斷開數據庫聯接，既有利于節省網絡帶寬，又可保證用戶信息安全。而且在使用檔案管理系統錢前，用戶必須首先經過密碼登錄環節，這一步進一步保障了數據和系統的安全性。

現代網絡檔案管理系統一般采用面向對象的方法進行設計，操作起來非常簡便，上手容易，直觀、清晰、簡潔的圖形界面更突顯出人性化設計理念。檔案管理系統采用的計算機處理方式對檔案館進行檔案信息管理極大地提高檔案館檔案信息的管理效率。網絡化檔案管理系統的應用也有利于檔案的保存和查閱，從而減輕管理人員負擔，并且系統能及時打印出各種報表數據和所需目錄，有利于對檔案信息進行及時有效的利用；最后，系統采用的Client/Server運行模式為檔案館之間的信息聯網鋪墊了基礎，促進檔案信息資源的共享。

四、結語

傳統檔案管理系統已經不能適應時代需求，現代檔案管理系統朝著信息化、網絡化方向發展。本文詳細介紹了現代檔案管理系統的功能實現。現代檔案管理系統以人本主義為設計理念，開發出靈活的用戶界面和強大的管理功能，可靈活進行檔案和文件的管理，如自動生成檔案排列序號，簡編的檔案信息查詢規則和手段。現代檔案管理系統的研究已經步入了一個新的發展階段，現代網絡化管理系統有效提高了管理的速度和精度，降低了檔案管理成本，有效降低檔案數據資料的管理工作的強度，為管理人員的具體檔案管理說明提供了準確的基礎數據，推動檔案管理工作的運行和未來的檔案管理模式的變革。