新時期學校檔案管理規范化創新路徑研究

王天珍

摘 要：檔案管理是所有單位管理工作的中的一項重要內容，蘇怡在柜上必須采取科學化規范化的方針。采用規范化的方法來實現檔案管理的高效化和科學化，從而促進企事業單位的順利改革。目前，我國檔案管理規范化水平不足，檔案管理人員和部門需要強化自身工作水平，不斷創新檔案管理方式，保證檔案管理工作有效開展。作為中國發展的希望，青少年必須做好高中學生的服務工作，為青少年的發展鋪平道路，這也是中國教育事業不可推卸的重要責任。在學校教學管理工作中，常常忽視了檔案管理工作的重要性，再加上新時期形勢下，傳統的檔案管理工作已經無法適應學校的檔案管理需求，過于低效和繁瑣的檔案管理工作降低了學校的管理效率和教學效率。本文重點分析了新時期形勢下學校檔案管理工作存在的諸多問題，并結合現代化發展對學校檔案管理工作的一系列需求，給出了一系列用于解決學校檔案管理工作問題的創新路徑，希望能夠為學校檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：學校；檔案管理；規范化；創新

學生檔案真實地記錄了學生在校期間的綜合情況，包括學生的思想情況、生活情況和學習情況等。一所學校的檔案管理水平直接關系到這所學校的日常工作管理水平。2008年9月1日，教育部和國家檔案局聯合頒發的第27號令《高等學校檔案管理辦法》正式施行。該《辦法》首次把學生類檔案列入高等學校文件材料的歸檔中，并單獨設類，與原十大類別檔案并列管理，彰顯了以學生為本和重視民生檔案的理念。該辦法的正式落實，促進了我國高中學校檔案管理的規范性發展，實現了高校檔案管理的改革，增強了學生檔案管理工作的規范性和科學性。在新時期形勢下，高中學校的檔案資料數量不斷增多，實現規范化和信息化的檔案管理已成必由之路。但是，目前高中學校的檔案管理還并未實現信息化建設和規范化管理，在檔案管理過程中，還存在諸多問題亟待解決。

一、做好學生檔案管理工作的重要性

隨著我國現代化的建設中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術也在不斷提高。檔案管理是國家、企業、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現檔案管理的標準化和制度化，不斷提高檔案管理的規范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續時間段內在工作和管理中的積累。它的表現形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了單位的發展以及各種成功，它是企業在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是所有單位發展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養技術和實用性人才，用復合型人才培養模式代替傳統專業型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業單位培養更好的人才進行正確方向的提供。另外，規范化的進行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據促進單位的發展，做好檔案管理工作才可以把數據庫的作用更好的發揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。 高中學生的檔案記錄了學生的學習和生活資料，實施學生檔案管理，有利于加強對學生學習和生活的規范與約束，而已協調學校的教學管理工作，使高中院校能夠更好地服務于學生，優化高中院校的育人環境。學生通過檔案記錄可以查看自己在學習和生活中的表現，查漏補缺，找到自己在學習和生活中的不足，促進學生的全面發展。

二、高中學校檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏檔案管理的重視

學生在校期間的生活情況和學習情況被記錄在檔案中，將作為高中生步入大學的重要參考材料，從這里可以看出檔案對于高中學生的重要性。另外，學校檔案全面記錄了教師的教學成果和研究成果，因此，學校也可以全面展示學校的教學水平。但是，從我國高中學校的檔案管理現狀來看，高校領導、教職工、學生以及學生家長都缺乏對檔案管理的重視，并未真正意識到檔案管理的重要性，在日常的檔案管理工作中嚴重缺乏檔案管理意識，這就導致高中學校檔案管理工作效率較低、質量較差。

（二）檔案管理未實現信息化

高中學校每年都需要錄入大量的學生信息，尤其是學生的升學和轉學必然會改變學生信息，增加了高中學校檔案管理的工作量。我國大部分高校仍然采用傳統原始的紙質檔案管理模式，在新時期形勢下，這種落后傳統的檔案管理模式已經不足以應對高中學校檔案管理的需求。人工錄入的檔案管理模式將會耗費大量的時間和精力，且人工錄入還會存在差錯，影響檔案信息的準確性。除此以外，由于未實現信息化和智能化檔案管理，人們在查找和整理檔案信息時要耗費大量的時間和精力，極大地降低了高中檔案管理的工作效率。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

2008年 8月 20日，國家教育部和檔案局聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》明確將學生檔案納入高校檔案管理工作的一部分。截至目前，各部門并未提出具備可操作性的學生檔案管理體制，各所高中學校也并未采取統一的檔案管理模式。部分學校以就業辦公室作為管理學生檔案的主體，部分學校以招生辦公室作為管理學生檔案的主體，實現檔案管理的和諧統一。

國家并未制定完善統一的檔案管理規章制度，高中學校只能按照本校的規章制度來制定檔案管理制度，并未明確規定收集、整理、歸檔學生檔案的方法以及原則，也未明確規定學生檔案的借閱、轉入轉出和利用。由于缺乏統一的學生檔案管理標準和要求，造成我國高中學校的學生檔案缺乏原始材料，內容殘缺不齊，無法客觀真實地展現高中學生在校期間的學習和生活情況，也無法充分反映學生的學習素養和綜合素質，對學生未來的升學造成了一定影響。

（四）檔案管理缺乏專業人員

高中檔案管理的工作人員缺乏專業的檔案管理知識，也并不了解計算機操作常識，使高中院校的管理人員在檔案管理過程中存在操作失誤，降低了管理的工作質量。管理人員也無法及時應對高中學校學生檔案管理工作中存在的問題，無法在出現問題的第一時間內提出解決方案。在新時期形勢下，要求我國高中院校的檔案管理人員必須具備專業的技術能力，還應具備完成信息化操作和電子檔案收入的技能，只有具備綜合素養的人才，才能夠更好地適應高中院校的檔案管理工作。但由于我國缺乏完善的檔案管理專業人才的培養機制，高中學校的檔案管理常常缺乏綜合素質人才，使高中學校的檔案管理并不規范，且存在諸多問題。

三、高中學校檔案管理規范化的創新途徑

（一）強化高中學校領導和教師的檔案意識

首先，必須強化高中學校領導和廣大教職工的檔案意識，使其能夠更好地投入到學生檔案管理工作中。學校可以建立目標管理責任制和考核機制，加強對全校教職工檔案管理工作的評價與監督，做好學生檔案管理的布置、總結和檢查工作，并落實高中檔案管理的機器設備，準備好檔案管理所需要的人員和經費。

其次，學校應當指定一個歸口部門對學生檔案進行統一管理，各個院系應當指派專人負責管理學生檔案，實現對學生檔案的統籌規劃與管理。檔案袋封面必須填寫封面目錄，按照標準規范填寫材料名稱，確保檔案內部材料和外部材料名稱和順序的一致性。

（二）建立健全的檔案管理規章制度

做好學生檔案管理工作的前提是制定一套健全的檔案管理規章制度，保障部門與部門之間工作銜接的流暢性。學生建檔材料存在周期性和連續性的特征。因此，高中學校必須構建一套完善的學生檔案管理制度，才能保證學生檔案內容的連續性和完整性。學校學生檔案管理工作的規范化和制度化，必須制定統一明確的檔案管理規章制度，使學校檔案管理有章可循，促進高中院校檔案管理工作的真實化和規范化發展。

（三）實現學校檔案管理的數字化和信息化管理

在現代社會中，信息技術快速發展，也改變了高中院校的檔案管理工作流程和模式，實現學校檔案管理的數字化和信息化管理，就能夠實現新一輪科學成果的應用，最大限度提高高中學校檔案管理的質量以及效率。越來越多的用戶希望于通過互聯網獲取資料，這就要求高中院校必須改變傳統手工的當然管理模式，實現檔案管理工作的信息化管理和智能化管理。通過信息系統完成學生檔案資料的保存與管理，也能夠方便用戶后期對學生檔案資料的查詢和更新，高中學校也可以將現代通信技術、網絡技術等先進技術利用起來，管理學生檔案資料，實現學生資源的異地查詢、實時更新和多方共享，切實提高高中學生的檔案管理效率和工作質量。

（四）加強學生檔案管理隊伍建設

為提高高中學校檔案管理工作的專業性，高中學校應當加強學生檔案管理團隊的建設，聘請更多專職人員負責管理學生檔案。在招聘專業人員時，要求專職人員必須具備愛崗敬業的精神，專業的檔案管理理論知識，過硬的思想政治素質，專業人員還必須具備操作計算機系統的能力，能夠通過信息系統完成對學生檔案資料的管控與更新，切實實現學校學生檔案管理工作的智能化和信息化。除此以外，學校還應當為專職檔案人員提供外出學習和培訓的機會，使檔案管理人員能夠在工作中不斷提高自身的專業素養，提高檔案管理水平。學校領導部門也要加強對學生檔案管理工作的監督與評價，對檔案管理專業人員的行為進行約束，以提高檔案管理人員的業務水平。

四、結束語

綜上所述，在高校管理工作中，學生檔案管理工作是重中之重，高中學校必須加強檔案管理工作效率和工作質量，更好地服務于學生，保障學生的切身利益不受損害。另外，高中學校的檔案管理工作人員必須充分意識到檔案管理工作的重要性，采取信息化手段完成對檔案的智能化和信息化管理，并善于發現檔案管理中存在的問題，及時提出解決問題的創新路徑，切實提高高中學校的檔案管理效率，更好地服務于學生，促進學校的健康發展。

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