淺談人力資源與社會保障局檔案管理工作的優(yōu)化

何文倩

摘 ?要：人力資源和社會保障局檔案管理屬于信息整理的基礎(chǔ)性工作，需要有效的對相關(guān)信息做收集整理、鑒定、統(tǒng)計等處理，對社會和個人提供相關(guān)信息服務(wù)。但是在實際管理工作中存在多樣性現(xiàn)實局限，從而導(dǎo)致工作開展無法全面有效提升。需要針對實際問題做對應(yīng)的改良，從而有效的幫助檔案管理工作有效提升。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會保障局;檔案管理;措施

人力資源以及社會保障局的檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，主要指對人力資源和社會保障有關(guān)的人員的檔案的保管過程。程序較為復(fù)雜，首先應(yīng)收集信息并對其進(jìn)行整理，整理后鑒定信息是否屬實或者正確，做好保管工作，并在需要的時候為社會和個人提供使用。人力資源以及社會保障局的檔案管理工作現(xiàn)狀隨著社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國的人力資源以及社會保障局的檔案管理越來越信息化和現(xiàn)代化，所需要管理的檔案類型也呈多元化發(fā)展。社會發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求。各部門都要充分重視檔案管理工作，我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作起步較晚，服務(wù)于廣大群眾，對象較為廣泛復(fù)雜，加上檔案管理的數(shù)量龐大，所以，雖然我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作有所發(fā)展，但仍面臨著眾多問題。

1 檔案管理工作的重要性

檔案來源于人們的社會活動，具有一定的法律效用，是機關(guān)工作的有效工具、經(jīng)濟建設(shè)的重要依據(jù)、政治斗爭的有力武器、科學(xué)研究的必要條件、宣傳教育的生動素材等。檔案能夠?qū)ο嚓P(guān)單位部門的工作和管理情況進(jìn)行科學(xué)合理的評價，能夠記錄下某個單位部門的“成長”，并且完整反映出變化發(fā)展的過程。檔案管理所服務(wù)的對象包括了學(xué)生、工人、農(nóng)民、公務(wù)員、企業(yè)職員等各類人群，所以檔案管理工作影響到學(xué)生的升學(xué)與就業(yè)、農(nóng)民工的工作與社保、公務(wù)員與企業(yè)職員的晉升與發(fā)展等。目前，我國檔案管理逐步走向信息化、數(shù)字化，檔案管理類型也呈現(xiàn)出多樣化，所以對于檔案管理工作的要求就更高，而如何更好地完成好檔案管理工作，發(fā)揮檔案的價值就成為各部門要解決的問題。

2人力資源以及社會保障局的檔案管理工作中存在的問題

2.1對勞動保障檔案管理重視不足

由于我國人口眾多，且檔案建設(shè)較為完善。因此導(dǎo)致了我國檔案管理的復(fù)雜性，數(shù)量多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特性，致使我國的勞動保障檔案的管理工作十分繁瑣，在實際的管理過程中，很多檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，部分地區(qū)的檔案管理還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。

2.2管理部門工作分散，不夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一。我國檔案管理方式為分部門分崗位管理，但是目前我國各部門相互獨立，缺乏溝通，工作配合度低，檔案管理難以形成一個統(tǒng)一的整體，并且我國人力資源以及社會保障局的檔案管理所建成的部門都屬于內(nèi)部部門，主要針對內(nèi)部問題建設(shè)，所以管理內(nèi)容片面，很難形成一個管理系統(tǒng)，檔案管路嚴(yán)重失衡。除此之外，我國人力資源以及社會保障局的檔案室相互獨立，各個檔案室的管理方法和制度由各自設(shè)置，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，常常出現(xiàn)檔案管理工作的重復(fù)和遺漏現(xiàn)象，既浪費了人力物力，也導(dǎo)致管理效率低。檔案管理的分散性導(dǎo)致管理系統(tǒng)不能兼容，無法共享檔案資源信息，為檔案管理人員和檔案使用人員帶來不便。雖然我國人力資源以及社會保障局的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識到問題，但是長期的問題滯留給其整治和整合檔案管理工作帶來困難。

2.3檔案管理工作設(shè)施落后。人力資源以及社會保障局的檔案管理工作內(nèi)容繁雜而多樣，所以需要大量的人力資源和設(shè)施設(shè)備。但是，我國目前的人力資源以及社會保障局的檔案管理設(shè)施落后。由于我國人力資源以及社會保障局的檔案管理起步晚而工作量多，導(dǎo)致檔案管理設(shè)施設(shè)備還未及時補充，硬件資源缺乏，這就容易導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范性，造成檔案混亂，歸檔延遲、錯誤，甚至出現(xiàn)檔案丟失問題。我國檔案管理部門較為分散，不能統(tǒng)一采購設(shè)備，每個檔案部門的獨立采購造成重復(fù)投資，浪費社會資源。甚至有些部門沒有設(shè)置獨立的檔案室，缺乏管理，極其造成檔案損壞或丟失。

2.4檔案管理數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)代檔案管理工作都已建立了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的手工信息檢索已成為過去。但是人力資源以及社會保障局的檔案管理人員綜合素質(zhì)低，計算機能力差，且計算機設(shè)備更新慢，所以電子檔案的使用較少。而且人力資源以及社會保障局的檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息化管理系統(tǒng)仍未形成。

2.5檔案管理機構(gòu)和制度不健全。人力資源以及社會保障局的檔案管理依然存在工作人員缺乏、管理人員綜合素質(zhì)低、檔案管理工作壓力大的問題，很難高效完成檔案管理任務(wù)。加上檔案管理的繁瑣性，很多工作人員在工作時萎靡不振，很容易造成工作失誤，留下隱患。加上缺乏規(guī)范的檔案管理制度，使檔案管理工作混亂。

3人力資源以及社會保障局的檔案管理工作策略

3.1積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強化檔案管理的各方建設(shè)

人力資源和社會保障局要做好相應(yīng)的檔案管理工作，首先就要積極的轉(zhuǎn)變觀念，并從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而正確的看待工作中的問題;其次，做好檔案管理工作，還要進(jìn)行積極的宣傳，并在政府部門的支持下，投入更多的財力物力，強化檔案管理部門的建設(shè)工作;再次，人力資源和社會保障局要建立健全完善的綜合檔案管理部門，在保證檔案正常收集工作的同時，做好后期的完善工作，使檔案的完整性得到保障.綜合檔案管理部門，還能有效協(xié)調(diào)好各個參和檔案管理工作的組織機構(gòu)，并通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的更加高效的運行.

3.2制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃。為了提高檔案管理工作的效率，要整合檔案管理各部門，統(tǒng)一規(guī)劃部門制度和方法，用統(tǒng)一的管理措施和管理計劃管理各部門。加強部門間合作，科學(xué)分配資源，最大限度實現(xiàn)檔案信息的共享，同時，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，加強檔案管理宣傳和教育。

3.3完善檔案管理基本條件。提高檔案管理的工作環(huán)境質(zhì)量，為各檔案部門提供必需的設(shè)施設(shè)備。將辦公和檔案室分開設(shè)置，同時引進(jìn)大量的計算機設(shè)備。還要保證檔案存放處的安全整潔和干燥，增加檔案管理人手，為檔案管理減輕負(fù)擔(dān)。還要加大資金投入力度，解決檔案管理資金匱乏問題。

3.4檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。對各檔案部門實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)置統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，提高檔案管理工作的有效性，實現(xiàn)整體性管理。

3.5完善檔案管理機構(gòu)和制度建設(shè)。健全檔案管理機構(gòu)，配備專職人員專職管理，分工明確，分崗分責(zé)，避免應(yīng)工作人手不足導(dǎo)致的兼職現(xiàn)象的發(fā)生。同時加強制度建設(shè)和機制建設(shè)，運用激勵機制激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，采用績效考核的辦法促進(jìn)工作效率的提高。

4結(jié)束語

總的來說，人力資源以及社會保障局的檔案管理是一項工作量大而繁瑣的工作，為了保證人力資源以及社會保障局的檔案管理的高效性和有效性，要積極找出檔案管理中存在的問題，協(xié)調(diào)各個部門的管理工作，合理分配資源，建立系統(tǒng)的檔案管理工作機制，促進(jìn)檔案管理工作的先進(jìn)性，為社會發(fā)展的和諧穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)，為國家和人民提供便利。

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