探討提高社會保險檔案管理的有效措施

張霞

摘 ?要：社會保險檔案管理是社會保障體系的重要組成部分，也是和諧社會主義建設(shè)的重要內(nèi)容，具有重大意義，與廣大勞動人民自身的利益密切相關(guān)，也是社會發(fā)展過程中的必不可少的一部分。其中社會保險檔案社會保險工作開展的重要依據(jù)，是勞動人民合法權(quán)益保護的基本前提，社會保險完整性與有效性，對社會和諧發(fā)展與穩(wěn)定發(fā)展具有積極促進作用。

隨著我國社會保險行業(yè)的深化改革，加大了社會保險的覆蓋面，使越來越多人們的基本權(quán)益可以得到保護，近年來我國社會保險的業(yè)務(wù)量與檔案的數(shù)量也在不斷增加，因此檔案管理部門需要加強對社會保險的檔案管理工作，使社會保險工作的實施更加完善。

1社會保險檔案管理工作的重要性

1.1社會保險改革的需求。社會保險改革需要對傳統(tǒng)檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續(xù)的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。在傳統(tǒng)社會保險檔案管理中，主要是紙質(zhì)資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時代下，社會保險檔案的管理工作必然要與信息技術(shù)相結(jié)合，建立社會保險檔案系統(tǒng)，對傳統(tǒng)檔案管理方式進行革新，確保社會保險檔案的完整性，為社會保險工作開展提供依據(jù)。

1.2社會保險業(yè)務(wù)發(fā)展的基本要求。社會保險工作的開展十分復(fù)雜，社保工作的落實會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，如果這些信息及數(shù)據(jù)資料沒有進行妥善保管，則會造成數(shù)據(jù)丟失，對社會保險工作的開展產(chǎn)生阻礙。此外，由于各個企業(yè)及單位中經(jīng)常會出現(xiàn)人才流動的現(xiàn)象，保險繳納也會產(chǎn)生相應(yīng)的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現(xiàn)混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉(zhuǎn)移，并由新單位予以保管，雙方共同協(xié)定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

2加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

2.1加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平，真正維護職工權(quán)益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度，充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式，廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性，提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

2.2規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務(wù)流程

（1）社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理;保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

（2）社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認，明確工作責(zé)任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險業(yè)務(wù)材料。

2.3實現(xiàn)社會保險檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

（1）加強基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強管理;二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜;三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具;四是購置檔案專用賬表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

（2）建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

①在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

②用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟類型編碼等基本情況;記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況;記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

③記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計科目的二級細帳。

④財務(wù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險財務(wù)、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)信息。

2.4注重社會保險檔案的開發(fā)利用

在加強社會保險檔案管理的同時，也要注重發(fā)揮社會保險檔案的服務(wù)作用。一是提供咨詢服務(wù)，例如，開展公布養(yǎng)老保險個人賬戶對帳單，隨時為職工查找提供服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考數(shù)據(jù)，每次社會保險制度改革起步前，都由檔案信息庫提供大量的參考資料和信息數(shù)據(jù)供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會保險公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進行費用預(yù)測和制定政策提供依據(jù)。例如利用檔案記載的受保人繳費情況和保險金發(fā)放情況，預(yù)測社會保險費用的需求量，為制定和調(diào)整保險基金提取比例的政策和標(biāo)準(zhǔn)提供可靠依據(jù)。

3結(jié)束語

總之，在現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理模式和管理方式已經(jīng)被規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的檔案管理模式所取代，促進社會保險工作健康發(fā)展與持續(xù)發(fā)展，為社會保險工作的開展提供了充足的依據(jù)。

參考文獻

[1] ?孫元勛.探究社保檔案管理建設(shè)的有效措施[J].中國管理信息化，2015，18（23）：165-168.