檔案信息化建設的現狀、問題、對策分析

王文靜

摘要：隨著信息化技術的快速發展，對社會的變革也會產生一定的影響。正是因為信息化技術的有效應用，改變著社會和經濟新的形式。在人們的日常生活工作中，信息化應用非常普遍。對于一個企業來說，要想順應時代的發展，那么就應該不斷的改變傳統的管理方式，確保檔案建設的管理工作與信息化技術相接合。檔案信息化是一項長期性的系統工程，我們應該從國家現狀分析，發現其中存在的問題，并思考解決方法，再結合國家發展和檔案信息化工作者以統籌的眼光，將信息技術與檔案業務有效融合，以發展的觀念不斷推進檔案信息化建設取得更大的成果。

關鍵詞：檔案信息化;信息技術;管理工作

1.我國檔案信息化發展現狀

1.1檔案信息化發展環境

（1）社會環境：為檔案信息社會創造環境，發展社會信息組織。制定了檔案信息開發和保護檔案信息建設的指導方針，建設信息社會的基本要素。隨著信息技術發展趨勢，檔案信息化作為一種資源是一種戰略選擇，是信息時代的一種趨勢，信息時代是發展檔案事業的機會。與此同時，信息建設滿足了社會需求、規范活動和信息產業化，國家信息來源為數據倉庫的發展提供技術支持和保證。檔案信息化必須抓住時代的機遇，適應時代的需要。積極規劃檔案信息資源是經濟社會發展的重要戰略基礎，推動檔案事業的跨越式發展。

（2）技術環境：檔案信息化發展的技術環境已經完善。技術環境隨著信息技術的不斷進步，檔案檔案檔案已完成并取得了積極的發展。信息技術的快速發展，如互聯網的傳播，計算機和信息技術的推廣，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件，同時實現檔案信息資源共享，為社會提供全面、高性能快速、方便的文件信息服務，利用資源建設信息文件，營造良好的硬件環境，提供服務。

1.2檔案信息各方面建設

（1）檔案信息資源建設：目前，檔案數字化主要是錄入員通過檔案著錄軟件錄入檔案信息，質檢人員通過抽樣檢查保證檔案信息數據的質量，這種完全依賴人工輸入和檢查的粗放型模式有非常大的限制，不能保證檔案信息的可靠性。隨著工作流技術的成熟，智能化檔案數字加工系統應運而生，有效克服了傳統模式的弊端，采用作業流引擎建設檔案的數字加工處理。并靈活地設置了雙機抽樣、分條品質檢驗等流程節點，確保計算機和人工兩次檢驗中抽樣的品質。檔案資源庫建設主要采用數據庫管理系統來實施，但目前國家紀錄數據庫建設沒有統一標準，因各地數據資源倉庫環境不具備統一標準數據模型，從而也影響數據遷移、交換和共享的實施。

（2）檔案應用系統建設：檔案應用系統建設作為記錄信息化建設的連鎖鏈，使記錄信息化建設的生命周期的各環相連。目前，在中國各地使用的檔案應用系統主要是目錄級檔案應用系統和全文級檔案應用系統，這些系統主要采用C/S架構、B/S架構、C/B/S混合架構開發而成，作為記錄應用系統的核心功能的文件主要使用相關數據庫搜索語言來實現，隨著數據庫全文檢索技術的出現，海量非結構化數據的查詢需求得到有效滿足，進而提升檔案應用系統可用性。

2.檔案信息化存在問題

（1）缺乏考核激勵機制和約束機制

檔案館作為面向社會公眾提供檔案信息的場所，由于缺乏應有的考核激勵機制和約束機制，工作人員受提拔重用的機會不大，工作做好做壞對工作人員的待遇不會產生影響，這就難免會造成部分工作人員不思進取的現象。如果沒有一個科學合理的考核激勵機制，就無法對人員產生緊迫性。應該對用戶的滿意度提供工資福利，通過培養工作習慣和傳統思維等來給予用戶的服務，至于查找效率、查全率、查準率對工資福利又不會產生影響，沒有壓力就沒有動力，要加快推進檔案信息化需要建立科學合理的考核機制和約束機制。

（2）對檔案信息化建設投入不足

由于檔案信息化建設需要大量的資金和持續的財產投入，檔案信息化系統建成后，每年都要對檔案進行數字化處理，因此與其他許多項目相比，需要增加額外的費用。目前普遍存在著人員組織不足和經費缺乏的問題，心有余而力不足的局面。所以，企業對檔案管理所投入的精力相對較少，導致這種情況的原因是檔案管理工作本身的影響。另外，如果相關項目組缺乏前瞻性的創新意識，沒有指導組的支持，不積極撥付資金，就沒有足夠的資金有效地促進信息的傳播，導致檔案管理信息化建設工作不能有效推進。貧困地區在建設檔案信息化方面面臨著巨大的財政壓力，地方政府對建設檔案信息化的資金投入變得十分困難，需要國家大力支持。

（3）缺乏專業性人才

檔案信息化建設專業人才較缺乏，尤其是熟悉歸檔文件知識、數據庫建設保護方面的專家。相關人員必須具備歸檔文檔和信息技術方面的專業知識，和操作計算機的能力。但是，有些檔案管理人員只是在簡單培訓后就上崗工作，對于相關操作流程缺乏了解，目前基層檔案工作者檔案專業和計算機專業從事檔案工作的寥寥無幾，在企業檔案管理部門中，有些管理人員的知識結構并不完善，存在著老化的現象，檔案管理相關技能比較落后，跟不上時代的需求，嚴重的影響了檔案信息的開發力度。

3.解決對策

（1）加大資金投入力度。增加資金、建設、提供必要的材料，必須確保建立信息的安全。然而，許多單位面臨成本問題，需要社會援助，在本國金融部門應當制定連貫一致的政策和具體文件管理費用，以用來彌補資金缺口，并確保文件數據管理和數據管理，信息化建設離不開必需的設備，所以需要對信息化建設提供物質保障，徹底解決資金短缺的情況，確保檔案管理信息化建設達到統一標準。

（2）培養綜合型人才，加強素質教育。加強以優質文件管理、文件編制、文件管理和數據庫建設為基礎的人力資源開發和素質教育。因此，應加強對檔案管理人員的培訓，并通過邀請專家授課和在培訓機構進行專業培訓來更新管理知識，必須建立高層制度，支持管理者，鼓勵管理者提高學習和工作能力。此外，應規范存檔過程，以提高業務效率，跟上時代發展的步伐，還需要建立相應的考評機制，對優秀者予以獎勵，以激勵管理人員加強學習，提升業務能力。

（3）改進檔案的安全創建。在對檔案進行信息化建設的過程中，非常重要的一點是數據安全管理。以保證數據安全，降低安全風險應該通過適當的控制，改進我們的技術安全或企業信息安全管理措施，加密和數據備份。應保護資料不受非法披露或使用。此外，應培訓業務人員，以確保資料的機密性和文件的永久保存。

（4）建立規范統一的管理平臺，完善管理體系。隨著信息技術的進步，傳統的檔案管理系統已不再適用于現代化的檔案管理項目了。為了跟上信息化的發展，需要不斷優化和更新相應的管理體系，以保證歸檔文件管理信息化過程中的新活力。因此，完善的管理機制是當前檔案信息化階段的重要組成部分，另外，還需要調動管理組的業務處罰和相應的獎勵制度，實現信息化。文件管理必須建立規范統一的管理平臺，明確應用軟件標準等內容，不斷規范統一有關規定，確保管理平臺安全，實現與其他信息系統集成的數據采集。

4.結語

總而言之，對于企業信息化建設工作而言，檔案信息化管理非常重要，不過現階段企業檔案信息化建設過程中有很多問題依然存在，這就需要企業立足問題根本，結合企業自身情況，采取有效措施，提高企業文件信息化管理水平，保證信息安全的企業個人信息利用率。現代信息技術融入在檔案管理中，滿足社會發展的實際需要，密切配合時代潮流，大幅提高事業效率，有效保證檔案信息的安全性以及保密性，確保檔案信息得到最大化的開發以及利用。檔案信息化是一項長期性的系統工程，需要檔案信息化工作者以統籌的眼光，將信息技術與檔案業務有效融合，以發展的觀念不斷推進檔案信息化建設取得更大的成果。

參考文獻：

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（作者單位：慶安縣衛生健康局宣傳站）