基于網絡教務環境下高校學籍檔案管理的分析

胡凌雁

摘要：學籍檔案管理工作是高校教務管理部門的一項重要工作。對于學生的學籍檔案進行整理、歸檔，任務量大，工作繁冗。如何在網絡教育環境之下，充分利用信息技術的手段來實現學籍檔案管理工作效率的提升，是目前各個高校教務管理工作發展中應該關注的核心問題。為此，本文從當前高校學籍檔案管理的現狀出發，為網絡教務環境下高校學籍檔案管理工作的發展提出了一些具有可行性、可操作性的對策和建議。

關鍵詞：網絡教務環境;高校;學籍檔案管理;方法創新

隨著我國科學技術的發展和信息水平的不斷提升，“互聯網+”的特點和優勢不斷彰顯，“互聯網+”模式的應用也為越來越多的行業帶來了更多的利好和契機。在這樣一個大環境下，高校學籍檔案管理工作要想提高效率，將更多的人力資源從學籍檔案管理工作當中解放出來，也可以以“互聯網+”和“信息技術”作為突破口，加強自身的信息化建設水平和建設能力，真正地以信息化手段作為基礎依托和后備支撐，從而讓高校學籍檔案管理工作更加有序、更加高效。但是，從目前高校學籍檔案管理工作的現狀上來分析，教職工等工作人員在思想理念上還沒有得到發散，在管理方法上還沒有實現創新突破，對于信息化和網絡技術的引入和應用還不足。正是這些共性問題的存在，直接制約了高校學籍檔案管理工作的進一步發展。為此，高校學籍檔案管理工作方式和實現手段的改革已經迫在眉睫。正是基于這樣的一個背景環境，文章從當前高校學籍檔案管理的現狀出發，深入剖析了此項工作在開展中存在的問題和短板，并針對這些不足提出了一些具有針對性的對策和建議。

一、高校學籍檔案管理的主要內容

高校學籍檔案管理工作涉及到的內容比較豐富，是高校信息來源的一個最為主要的渠道和途徑。這項工作充分體現出了廣泛性和周期性的基本特點。它是對學生從入校以來到課程學習，再到畢業發展各個方面內容的真實的記錄，是學生在學校期間進行學習和實踐活動的“原始證據”和“一手資料”。高校學籍檔案管理工作主要包含的內容有：對學生高考成績單以及相關材料的錄入、學生學籍卡的分配和發放、入學通知書的下發和整理以及學生各個學科考試成績的統計等等。可以說。高校學籍檔案管理工作是高校教務部門的一項最為重要的工作，同時也為各個專業的教學活動的合理安排和有序進行提供了重要的數據信息。由此可見，高校學籍檔案管理在高校教學活動的正常進行當中發揮著十分重要的價值和作用，在工作效率的提升上更是“功不可沒”。

伴隨著信息技術的發展，在網絡環境之下，高校學籍檔案管理的方法創新也勢在必行。為此，也就衍生出了“高校學籍檔案的信息化管理”這樣一個基本概念。實際上，就是借助于信息化的手段，實現“人工+智能”的高效管理模式。而且，在網絡環境之下，高校學籍檔案的各種資源也在制度允許的范圍之內實現了高度的流通和交互共享，這也大大提高了有關信息查找的效率。

二、網絡教務環境下高校學籍檔案管理中存在的問題

（一）對網絡技術應用的重要價值缺乏足夠的認知

當前，對于很多高校的高校學籍檔案管理工作人員來說，還沒有充分認識到網絡環境推動和網絡技術引入的重要價值和重要意義。信息技術的應用需要工作人員再學習、再培訓，這樣一來，有一部分信息管理者為了減少不必要的麻煩，而不愿意進行新理念的學習和新方法的應用。思想上不重視，必然會造成行動上的不落實。由于重視程度不夠，也就造成了對于“高校學籍檔案管理系統”和“互聯網學籍管理平臺”等的基本功能缺乏足夠的了解，在運用起來也不是十分地順暢。為此說，要想在真正意義上迎合整個網絡環境的發展，迎合信息技術的進步，還要通過宣傳引導，讓廣大的教職工和學生都能夠充分認識到信息手段在高校學籍檔案管理工作中的潛在價值。

（二）對網絡技術應用的手段途徑缺乏必要的創新

伴隨著信息技術的發展，網絡技術在高校學籍檔案管理中應用的方式也在不斷地更替。但是，當前，高校對于學籍檔案管理網絡化發展的應用僅僅局限于平臺的應用，在手段上的創新還不夠。特別需要指出的就是，很多高校的學籍管理工作者對于平臺上很多模塊的輔助功能還不能夠實現全方位地開發，對于平臺中各個不同模塊之間的銜接過渡工作還不夠。由于手段上缺乏創新，直接造成了平臺利用效率不高，整個學籍檔案管理工作的效率也就得不到本質性的提升。

（三）對網絡技術應用的機制體制缺乏健全的保障

很多高校都已經引入了“高校學籍檔案管理系統”和“互聯網學籍管理平臺”，而且也都已經應用到了實踐當中。但是，真正能夠在制度體制上實現健全和完善的學校、真正利用“政策導向”作用實現了教學輔助價值的學校還很少。因此，可以說對網絡技術應用的機制體制缺乏健全的保障是我國很多高校在在高校學籍檔案管理網絡化、信息化發展路徑當中存在的一個共性問題。一方面，針對網絡信息技術在在高校學籍檔案管理中應用的具體措施、實現領域、操作步驟等缺乏約束和規范;另一方面，針對網絡信息技術在在高校學籍檔案管理中應用的組織體系和責任分工缺乏制度保障。由此一來，就造成了高校學生的學籍檔案管理工作和教學工作相互剝離，學生的個性化學習模式難以得到實現。

（四）對網絡技術應用的信息保護缺乏有效的手段

網絡技術在高校學籍檔案管理中的應用，其中最為突出的短板就是容易出現信息的泄露，信息的泄露勢必就會損害到學生的個人利益。當前，高校學籍檔案管理網絡技術的引入和應用可以說出于一個起步并快速發展的關鍵階段，很多高校關注的是這一個信息系統的實用性和效能性，對于信息保護工作還沒有能夠引起足夠的重視。例如，整個信息系統的后臺沒有專人去管理和監護，密碼加密工作不到位，導致密碼的破解“易如反掌”，這就給不法分子帶來了可乘之機。再例如，一些專業黑客的入侵，有可能造成整個系統數據庫資源的丟失。如果真的出現了這種情況，那么給學校的整個學籍管理工作所帶來的后果是非常嚴重的。因此，對于信息的保護，對于一些潛在風險的應對，是高校在網絡環境背景之下高校學籍檔案管理工作發展中應該關注的一個核心問題。如何能夠真正地在技術上實現進步，在源頭上得到保障，才是整個系統發展的關鍵和基礎。

三、網絡教務環境下高校學籍檔案管理發展的對策及建議

（一）以思想認識的提升為推手，讓信息化管理深入人心

思想上不重視就想要在行動上見成效，那無異于是“天方夜譚”。在網絡教務的環境之下，要想讓高校學籍檔案管理工作取得實質性的發展和進步，首先就要做到從思想認識上的提升，讓信息化管理的重要價值和功能作用能夠深入到管理教師和廣大學生的內心。高校學籍檔案管理工作不僅對于學生們在校期間的表現進行了真實的記錄，還原了畢業生的個人能力和綜合素質，而且也為各個用人單位選人、用人提供了決策參考。而引入信息化的管理模式，讓學生各項信息的錄入更加精準、更加全面，讓學生信息查詢、信息處理和信息利用的效率更高。可以說，信息化和網絡技術的應用不僅減輕了高校學籍檔案管理工作者的工作負擔，而且也減少了高校的成本開支，可以說“一舉兩得”，達到了一個“雙贏”的態勢。這種優勢和價值要通過宣傳引導，讓更多的教師和學生所了解，讓更多的教師和學生更加配合高校學籍檔案網絡技術管理手段的推進。只有營造良好的環境氛圍，只有全面提升意識認知，才能夠讓網絡技術的應用更加順暢，讓整個工作銜接更加有度。

（二）以網絡技術的引入為推手，讓管理工作效率大提升

網絡技術在高校學籍檔案管理工作中應用的一個最為突出的作用就是借助于方法和手段的創新，大大提升了管理工作的效率。網絡技術的應用應該是全鏈條、多層次的。

首先，要進一步提高互聯網學籍管理平臺的綜合利用效率。當前，在教育部的批準之下，高校網絡學籍管理功能已經實現了全方面的開放，包括新生信息的審核、在線學歷的注冊、學生的數字管理以及圖像采集等等。這也就意味著對于學生相關信息的。收集和整理工作都能夠通過這一個基礎性的平臺來實現。因此，大大提高這一個平臺的應用效率是關鍵和突破。

其次，要實現學籍管理數據庫資源的深化應用。在傳統的學籍管理模式之下，以人工為主導，工作效率低，而且出錯率高。通過網絡技術的應用和網絡環境的推進，讓數據庫中的各種資源信息都能夠得到高速的交互和流通。這也是實現數據庫資源價值的關鍵手段。

最后，要不斷開發基于網絡技術的學籍管理客戶端。通過手機APP等客戶端的設計和授權，讓教師可以通過客戶端進行實施管理，讓學生可以通過客戶端進行實時查詢。

（三）以體制機制的健全為推手，讓學生學習活動個性化

在網絡環境之下，高校學籍檔案管理工作的創新不僅需要有技術層面上的支撐，同時還需要有制度層面上的保障。通過制度的健全和優化，讓信息技術手段的應用更加順暢、有序，同時也能夠讓學生的學習活動更加個性化。在教育體制改革的背景環境之下，倡導的是“以學生為主體”的學習模式，倡導的是有針對性和指向性的教學方法。高校學籍檔案管理工作也是如此，要本著“服務于學生”的理念出發。例如，在體制機制的保障之下，不斷地實現高校學籍檔案管理“選課環節”的全新技術模塊的設計和開發，將“選課活動”與“成績管理”實現高度地整合，課程的介紹也不單單地以文字描述為主，而是增加了視頻引入，成績的評定也不單單以教師為主導，而是增加了“績效評價”，學生可以自由地在不同的課程設計中進行切換和審視。通過對比來選擇出自己最感興趣的一門課程，這就是學生學習個性化的一個具體體現。由此可見，如果能夠在學籍管理與教學管理高度融合，在日常教學活動的推進當中，關注學生的基本訴求，記錄學生的訪問結果，將學生訪問的相關內容及時更新，并定向地、定期地向學生進行推送，讓學生可以根據自己的喜好和時間進行學習活動的安排，這種全新的嘗試必然會提升學生們學習的主動性和積極性。

（四）以信息安全的保護為推手，讓學生個人信息更保密

眾所周知，高校學籍檔案管理工作管理的就是學生的“個人信息”，管理的就是學生的“基本隱私”。而在網絡環境之下，可以說是利弊并存，既可以給學籍檔案管理工作帶來便利，也會因為黑客等的入侵而造成學生信息的泄露。為此，要以信息安全的保護為推手，讓學生個人信息更保密。

一方面，要基于網絡技術的背景環境進行“高校學籍檔案管理系統”和“互聯網學籍管理平臺”的及時更新。這里的更新不僅包括資源的更新，更應該包括技術手段的更新。高校的各個管理部門、學生學籍管理教師要注重對于賬號的加密管理，只授予具有權限的人員可以登錄到后臺網站進行相關工作的處理。通過加強數據密碼保護技術的應用來讓整個數據庫資源都處于一種安全的狀態之下。除此之外，還要加強對于高校學籍檔案管理工作人員的專業技能和職業素養的培訓，讓處于管理崗位上的教職工人員都能夠具有責任心和職業使命感。

另一方面，各個高校要根據自身的實際情況盡快出臺或者是完善《高校學籍檔案管理信息安全制度》，這一個制度就是對“入侵者”的約束，同時也是對“工作者”的約束。對那些惡意入侵網站、惡意泄露信息的不法人員，要通過相應的懲罰措施的出臺落地而給與一定的制裁。

四、結語

總之，在科學水平和信息技術快速發展的今天，高校學籍檔案活動的開展也要做到與時俱進，也要通過網絡、多媒體等資源的應用，讓信息化在高校學籍檔案工作中發揮其應有的價值和作用。通過對高校學籍檔案管理工作的主要內容和基本現狀進行調研和梳理以后發現，其中存在的對網絡技術應用的重要價值缺乏足夠的認知、對網絡技術應用的手段途徑缺乏必要的創新、對網絡技術應用的機制體制缺乏健全的保障以及對網絡技術應用的信息保護缺乏有效的手段等問題直接制約了此項工作的推進。為此，通過以思想認識的提升為推手，讓信息化管理深入人心;以網絡技術的引入為推手，讓管理工作效率大提升;再次要以體制機制的健全為推手，讓學生學習活動個性化;以信息安全的保護為推手，讓學生個人信息更保密。相信通過這些措施的落實，一定能夠為高校學籍檔案工作的優化發展營造一個更加良好的環境氛圍，讓這項工作為高校教學活動的順利開展做出更大的貢獻。

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