談檔案數字信息化發展要求

王國亭

摘 要：電子化、網絡化迅猛發展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等新技術的出現，使檔案的生成和傳遞方式發生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的檔案工作，應順應數字信息化的發展趨勢，積極應對數字信息化發展帶來的挑戰。

關鍵詞：數字化;信息化;發展;趨勢;挑戰

當今社會，電子化、網絡化迅猛發展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等新技術的出現，使檔案的生成和傳遞方式發生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的檔案工作，應順應數字信息化的發展趨勢，積極應對數字信息化發展帶來的挑戰。

一、數字信息化發展帶來的問題

1、要求檔案工作者提高自身素質。信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，已經徹底拋棄了保守的看家守業的傳護觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變，大力開展檔案資源數字信息化建設。檔案數字信息化是將“檔案資源和檔案備項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源合理的配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享”。當前檔案管理工作是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求，不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，特別是現代信息技術使用能力、廣博的知識結構和創造性的思維能力。

2、要有統一的電子化處理軟件平臺。信息化的處理和共享要形成統一的電子化處理軟件平臺，這是基礎。各個部門、行業、地區之間的電子檔案種類各異，如需調用資料，還不能直接調用電子檔案信息實現互通，共享性、統一性急需解決。

3、要提升檔案規范化管理水平。現有計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應電子化管理的檔案管理體系十分重要。

4、要有一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，大部分辦公網絡在設計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設計層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

5、要加強檔案信息電子化管理保密性。電子檔案的可復制、可修改，可實現較小載體存放大量文件，這即是它的優越性也是安全隱患之一。同時，計算機網絡在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰。

二、檔案信息電子化發展的出路

數字信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對數字信息化對檔案工作的深刻影響，檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。我認為檔案管理者應創新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在數字信息化條件下的發展。

1、檔案工作要緊跟時代發展步伐，重視數字信息化建設，多方面多角度地開辟數字信息化建設的渠道。數字信息化時代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經濟和社會事業發展服務。當前，正是傳統檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉型期中，傳統的思想與新技術的應用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統的理論和方法才能在新的信息環境中維護檔案專業的相關理論和核心原則，才能夠實現繼承與超越的統一。我們要以現有檔案工作為基礎，根據電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐。

2、搭建好信息管理平臺。逐步實現電子檔案管理網絡化，使眾多的檔案部門通過網絡聯結，實現電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網絡發送到到檔案部門，檔案人員可以通過相應的電腦程序進行核對、統計;另一方面，檔案部門可以通過網站，將允許公開的電子檔案信息隨時發布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發揮檔案的作用。

3、紙質文件與電子文件雙套并重。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝;也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進人運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因成總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經歷一個漫長的漸進過程。

4、確保信息安全。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應同傳統紙質檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數據庫。第二，要建立不同級別的網絡分段，對特定網絡的服務采取訪問控制手段，通常把內部用戶設置在受限網段，內外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

5、提升專業素質。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識. 知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備，以適應新形勢下電子化檔案管理的需要。