預立卷在特高壓交流輸變電工程檔案管理中的應用

舒云 楊山 劉波

工程檔案作為電網工程的重要組成部分，它是工程建設活動中形成的原始且具有保存價值的歷史記錄，是真實反映工程從規劃、設計、施工、運行、維護、改擴建及總結評價的重要依據，對電網工程發展和技術創新、工藝優化等起到重要作用。國家電網有限公司交流建設分公司（以下簡稱“國網交流公司”）在總結三峽輸變電工程、特高壓交流試驗示范工程等40多個單項工程檔案管理經驗后，在后續特高壓交流輸變電工程現場，探索并應用檔案預立卷管理，旨在促進和提升項目資料在工程建設期間的同步管理、安全保管及工程竣工后的歸檔、移交等工作。

特高壓輸變電工程檔案管理的特點

由于特高壓交流輸變電工程的專業性和特殊性，與500kV輸變電工程相比，1 000kV特高壓交流輸變電工程建設規模大、管理模式新、參建單位多，從檔案專業角度來看，其項目資料形成方式、歸檔要求及承載形式，在收集、整理、歸檔等階段，管理極為復雜，對檔案管理提出了嚴峻的挑戰，具體情況見表1。

管理理念新，質量要求高

特高壓交流輸變電工程檔案推行“全員、全過程、全方位”的管理理念，工程檔案遵循“統一領導、統一標準、分工負責、同步完成”的原則。在工程建設的全過程管理中，全面實現“四個百分百”的質量要求：歸檔率百分百，要求移交的歸檔資料齊全、完整；電子化率百分百，要求在提供紙質文件的同時，制作全套電子文件并與紙質文件保持一致；準確率百分百，要求竣工圖真實、準確，竣工草圖與工程設計變更一致，施工原始記錄數據準確，記錄和文件簽字/蓋章完備，各項文件原件歸檔；案卷合格率百分百，要求案卷題名準確、規范，組卷系統、規范，裝訂整齊。

涉及對象廣，責任主體多

從工程建設的四個階段（項目前期、工程前期、工程建設和總結評價）來看，所形成并需歸檔的文件資料類別近200類，歸檔文件項目約1 600項，資料涉及的形成單位從項目法人、建管單位、工程各參建單位到政府相關部門、檢測機構、物資供應單位多達百余家，竣工后所形成的工程檔案近萬卷。

建設工期短，過程收資緊

從建設周期來看，不同電壓等級的輸變電建設項目建設周期不同，如500kV輸變電工程與1 000kV特高壓交流輸變電工程的建設工期相差6～9個月，這對于特高壓交流輸變電工程資料在確保準確率和歸檔率的前提下，對及時收資提出了更高要求。

參與人群多，流動性頻繁

特高壓交流輸變電工程參建人員眾多，從工程科研、管理人員到一線的施工人員，均是項目資料形成的主體對象。尤其是在單位工程（分部工程）完工后，參與群體的進（退）場變動頻繁，且不同人群，對項目資料的認知及重視程度也不同，這給檔案管理工作帶來了一定影響。

特高交流壓輸變電工程檔案預立卷管理思路、要求及流程

國網交流公司作為特高壓交流輸變電工程項目管理專業化公司，為落實國網公司總部統籌協調、專業公司指導支撐、省公司建設管理的新的項目管理模式，全面提升工程檔案管理水平，通過不斷探索和總結，在行業內率先推行應用項目檔案預立卷管控措施。

預立卷管理的思路

預立卷是將應歸檔的文件資料以立卷形式收集、整理并分類存放，但暫不對其進行案卷技術加工的一種方式。

預立卷管理的思路是按照分階段歸檔條件確認的方式替代實質性歸檔移交的開展，即結合工程現場實際條件，使各階段[工程開工準備階段、地基基礎（基礎施工）階段、主體結構（桿塔組立）階段、電氣安裝（導地線架設）階段]所應形成的項目資料達到歸檔移交的條件。其條件確認標準：一是分階段工程實體已完工或基本完工；二是階段性資料達到立卷要求；三是建設管理單位已組織資料檢查并完成閉環；四是通過國網交流公司驗收并滿足分階段檔案歸檔要求。

預立卷管理的要求

建立檔案管理制度，做到有章可循。工程主要參建各方建立健全各層級的檔案管理制度，為項目資料的收集、整理、后續歸檔及保管與利用等，提供管理依據和制度保障。

健全檔案工作機制，明確分工，各負其責。在工程開工之初成立檔案協調工作組，主要負責對工程資料全過程的收集、整理、歸檔等工作并進行組織協調和督導落實。健全檔案工作機制的作用在于明確各層級、崗位的檔案主體職責，對日常工作中的問題及時溝通、交流，解決在工程建設過程中治理的問題，確保項目資料真實、及時、有效收集與整理。

預立卷管理流程

（1）制訂節點計劃。開工之初，建設管理單位組織現場參建各方，結合工程檔案歸檔范圍和一級網絡計劃中各單位工程的節點時間，確立階段性資料歸檔條件的案卷條目、節點時間，報國網交流公司備案。

（2）對過程進行管理。包括案卷裝具確定、題名建立等。工程建設中，資料形成單位按歸檔范圍開展資料收集和整理工作，分類存放工程資料，建立案卷目錄和卷內目錄，適時對資料的完整性、齊全性進行檢查，做到隨時整理核查。

（3）實施階段（過程）檢查。建設管理單位組織資料形成單位，于階段性歸檔節點時間前30天內，開展本階段資料的整理、審查、閉環工作，完成預立卷案卷清冊及卷內說明的編制工作。

（4）進行階段驗收。建設管理單位復查并確認閉環后，國網交流公司在階段性歸檔節點時間前7天內，組織開展“檔案分階段移交條件”檢查確認工作。

（5）開展預立卷工作。把滿足條件的工程資料以預立卷形式，嚴格按照檔案管理制度妥善存放于各資料形成單位現場項目部。同步完善遺留項資料的收集整理工作，做好資料變動記錄。

預立卷管理通過在浙北—福州特高壓交流輸變電工程中探索應用、在淮南—南京—上海特高壓交流輸變電工程推行應用，有效解決了現場“重實體、輕檔案”、文件材料收集不及時、管理混亂等問題。國網交流公司總結提煉后，進一步完善并優化預立卷管理措施，并同國家電網有限公司相關職能部門，編制完成《特高壓交流工程檔案管理手冊》《特高壓交流工程檔案管理標準化手冊》等，進一步明確規范預立卷在特高壓交流輸變電工程項目管理中的要求，提升特高壓交流輸變電工程檔案管理水平。

特高壓交流輸變電工程檔案預立卷管理成效

特高壓交流輸變電工程檔案預立卷管理的應用與推廣，從根本上解決了以往項目檔案因事后管理而產生的管控壓力，通過抓實事前、事中管理，嚴抓事后把關的管理模式，有效提升了項目資料全過程標準化管理水平和項目檔案管理水平。

以榆橫—濰坊1 000kV特高壓交流輸變電工程為例，該工程作為落實國家大氣污染防治行動計劃重點建設的12條輸電通道之一，是特高壓骨干網架的重要組成部分，途徑陜西、山西、河北、山東四省，新建變電站3座、開關站1座、擴建站1座，雙回線路全長1 059.3km，項目資料形成單位超過120家。現場通過深化應用檔案預立卷管控措施，形成近9 000卷檔案，在工程竣工投運后兩個月內完成移交工作，比既定的管理目標提前一個月完成，成為特高壓交流工程建設史上“竣工投運后移交檔案最快的工程”。檔案質量滿足四個百分百質量要求，一次性通過工程檔案竣工驗收，尤其是在工作體系、制度建設、管理創新及檔案整理等方面，得到驗收組的一致好評。

綜上所述，預立卷在特高壓交流輸變電工程中的應用，有效解決了因工程現場內外因素而造成的項目資料收集、整理等管理環節中存在的收集不及時、資料缺陷、人員頻繁更換等問題。同時，也提高了項目資料在工程建設全過程中收集與整理的質量和效率，提升了現場項目資料管理水平，為工程投運后的移交、專項驗收提供質量保障，詳見表2。

結語

預立卷管理是從項目管理本質出發，結合工程項目內容、特點及管理模式，通過工程各參建單位對現場形成的文件材料，按組卷模式進行管理的一種工作模式。從檔案專業角度來看，預立卷管理能防止項目資料在收集、整理、歸檔階段出現找補資料、反復修改資料、資料管理不到位等問題，有效保證項目資料的及時性和完整性，確保與工程建設同步形成。

預立卷的應用，其本質在于前端控制和過程管理，能有效預防及管控項目建設中項目資料因管理制度、技術標準、組織機構、人員素質、管理經費等問題造成的收集不及時、不齊全，整理組卷不規范、不完整的問題，確保項目資料全過程受控。從項目建設體系來看，預立卷管控能進一步優化項目檔案管理體系建設，明確職責和具體要求，并能融入項目安全、質量等其他專業管理、協同開展的一種管控手段。