談縣區級民生檔案工作

杜加金

摘 要：社會主義和諧社會建設需要什么服務，檔案工作就做好什么服務；縣區級檔案館是民生檔案的主體，為改變館藏單一的現狀，縣區級檔案館從多方面、多渠道進行檔案的征集工作；民生檔案資源整合的重要基礎之一就是構建字段設計合理、覆蓋內容全面、查全查準率高、方便實用的檔案信息數據庫；要達到檔案信息資源共享，需要建立健全機制。

關鍵詞：民生檔案；征集；接收工作；檔案數字化

構建社會主義和諧社會的領域覆蓋到哪里，檔案工作就發展到哪里；社會主義和諧社會建設需要什么服務，檔案工作就做好什么服務。為縣區級檔案部門明確了民生檔案工作的努力方向。

1 做好民生檔案的征集和接收工作

縣區級檔案館是民生的檔案的主體，為改變館藏單一的現狀，縣區級檔案館從多方面、多渠道進行檔案的征集工作，除接收文書檔案等紙質檔案外，還應注重對照片、錄音、錄像、光盤等不同載體檔案的收集。一是將黨代會、人代會、政協會及全縣區重大活動時的照片檔案接收進館。二是將反映本縣區特色及發展歷史的照片檔案接收進館。將建國初期勞動、老縣城舊照片、縣志區及各部門志等檔案接收進館。三是將黨和國家領導人來視察工作的照片、錄音錄像檔案接收進館。四是將本縣區名人的證書、獎杯、日記、作品、照片、光盤等檔案接收進館。五是將 “年畫”、“剪紙”等代表本縣區文化藝術特點的作品征集進館。六是將代表地方特色的產品檔案及名牌產品檔案接收進館。

2 做好縣區級涉民部門檔案管理的指導工作

民生檔案是政府各部門及涉民單位從事社會管理及內部管理的活動記錄，而專門檔案是其構成的主體，其主要包括：社會養老、醫療保險、低保、廉租房、計劃生育等有關民生的各個方面。為此，從構建和諧社會為廣大民生服務的角度出發，縣區級檔案部門應該與涉及民生檔案的各個部門共同努力，加大對基層民生檔案工作的指導力度，從民生檔案的形成、收集、整理、歸檔、向檔案室移交等環節入手，每個環節都有人負責，做到不流失、不散落，實行有效管理。

3 推進縣區級檔案館民生檔案數字化工作

隨著計算機技術在檔案工作中的廣泛應用，檔案信息化建設已經取得了可喜的成效，特別是民生檔案的數字化，在和諧社會建設的進程中顯得越來越重要。在調整縣區級檔案館館藏結構、規范涉民部門專門檔案的同時，探索縣區級民生檔案資源整合的新方法新途徑，已經是迫在眉睫的任務。

3.1建立館藏民生檔案信息專題數據庫 民生檔案資源整合的重要基礎之一就是構建字段設計合理、覆蓋內容全面、查全查準率高、方便實用的檔案信息數據庫。由于民生檔案信息形成主體多元、來源分散、種類和形式多樣，因此，整合民生檔案信息資源實現共建共享的前提必須建立專題檔案信息數據庫。

3.2建立民生檔案目錄數據庫 即采用鍵盤錄入方式實現傳統檔案目錄的計算機化管理，這是實現民生檔案數字化最基礎的工作。近幾年，全縣各涉民部門都加大了檔案數字化工作，大多數單位都建立了民生檔案目錄數據庫。這些數據庫嚴格按照有關統一標準統一規范的要求而建立，數據的完整性比較高，可移植性比較大。隨著各部門現代化辦公力度不斷加大，各單位也將相繼建設民生檔案全文數據庫，這為實現民生檔案共享服務創造了有利條件。

3.3要接收增量檔案電子文件 電子文件是未來數字民生檔案最主要的來源。以前進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了各涉農部門檔案室的電子化進程又節省了檔案館建立數據庫的時間和工作量。

3.4要建立檔案公開信息網站 建立檔案信息網并與縣區政務信息網、各涉民部門網站進行聯網實現資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息、政策法規查詢等。同時編制《全縣區民生檔案利用指南》，便于社會公眾對民生檔案的利用。

4 建立縣區級民生檔案共享機制

縣區級民生檔案一是涉及面廣；二是種類繁多；三是數量龐大；四是利用頻繁。根據縣區級民生檔案形成的特點，要達到檔案信息資源共享，需要建立以下四個機制：一是建立組織領導機制。要以縣區委辦、縣區政府辦為領導單位，以縣區級檔案行政管理部門為主導，負責全縣區各系統、各相關部門、各基層單位的溝通銜接、密切配合、協調聯動，制定目標任務，明確單位和具體工作要求，建立一級抓一級、層層抓落實的領導責任機制。二是建立共建共享機制。由縣區委、縣區政府統籌領導，以縣區級綜合檔案館為中心，將各系統、各部門、各基層單位的檔案信息資源進行整合，利用縣區政務信息網平臺，向社會提供利用，在實踐中逐漸完善民生檔案信息資源的共建共享機制。三是建立系統運行機制。以縣區級檔案行政管理部門為中心，會同各部門，制定科學可行的發展規劃，實行統籌管理，統一部署。特別是在硬件、軟件和系統上，避免各自為政、互不兼容的現象產生，一定要堅持統一規范，統一標準。確保全縣區民生檔案信息資源系統的正常有序地運行。四是建立利用服務機制。我們對全縣區的民生檔案信息資源進了有效的整合，最主要的目的就是發揮檔案的價值，更好地為構建和諧社會服務，為廣大民生謀求福祉。

參考文獻

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