大數據時代高校數字檔案共享服務研究

摘 要：科學技術的不斷發展、電腦的普及、網絡的應用、數據不斷的累計，社會進入了數字信息化時代，在這種局面下人們數據的需求越來越大，以往的紙質數據已經不能滿足人們的需求了，在這種情況下數字檔案就成了人們的首選。在大數據時代背景下，高校在校園信息化過程中產生和積累的數據已經具備了大數據特征，從海量數據中提取出有價值的信息歸檔保存和提供利用具有重要的意義。所以這就要求高校檔案管理部門要與時俱進，極進行改革從而打破傳統觀念的束縛，促使是規范化、規模化的發展，高校數字檔案共享服務的建立，提高了檔案管理服務質量，提升了高校數字檔案應用價值，促使高校檔案管理現代化發展。此文會針對大數據時代高校數字檔案共享服務研究，針對性的給出建議。

關鍵詞：大數據時代;數字檔案;共享服務;高校

隨著移動互聯網、云計算、“互聯網+”、物聯網等網絡的發展，整個人類社會已經進入了數字信息化時代，換句話說，我們已經處在大數據的時代，不管是家庭還是社會，高校也不例外。尤其是近些年來，許多高校在科學研究與社會調查中產生的數據呈爆炸式增長，如數學中的指數函數一樣，短短幾年就已經積累了大量的數據。由于這些數據種類多樣，形式豐富，給高校的檔案管理帶來了諸多的不便，傳統的檔案管理已經跟不上數據的產生了，這就要求我們轉變觀念，積極樹立大數據時代檔案服務理念，建立數字檔案管理以應對各類檔案用戶的不同需求。

一、數字檔案共享服務的意義

1.解決查詢檔案難的問題。在大數據時代下，高校改變傳統檔案模式，化實為虛，由紙質檔案轉變為數字檔案。查找檔案時，由于以前是紙質檔案，需要數據時，需要在書山字海里找出數據，查找工作非常不便，有其是當遇到所查找的數據含糊時，經常會在相關檔案館里逐一查找排除，遇上數據不全時，導致數據分析不夠全面，調研無法進行，科學研究無法開展。高校順應大數據時代的要求，建立數字檔案，將數據全部由電腦輸入進網絡，當需要數據時，不用去檔案館或圖書館排隊等待，在家里或學校用電腦和手機隨時隨地可以查到自己需要的數據，將數據共享到自己的網絡中，體現了在大數據時代查找信息的便捷。

2.準確定位所需檔案。高校將紙質檔案全部進行數據化，建立數字檔案，將紙質數據全部錄入電腦，整合了各檔案里的全部數據，將其逐一的進行分析與整理，建立總目錄包含多個分目錄，將數據進行拆分合并，建立全新的聯系，逐一歸到各自的目錄之下，建立數據庫，進行數據共享，有利于檔案數據進行收集反饋，從而確定需求方向，改進服務，提高服務質量，以便更好的服務他人。這就使得整個高校的檔案變得極其完整，極大地方便了高校開展學術研究、科學研究、社會調研、學科培訓、課外閱讀。提高了效率，使學生與學校更緊密的聯系起來，更好的發揮高校的作用，以便更有價值的利用數字檔案。

3.加強交流與合作。高校建立數字檔案，建立檔案庫，共享數據，加強了學生之間的交流，學生可以通過網絡查找到其他人的數據，互相交流，加強了學生之間的聯系，同時學生之間相同的科學研究可以一起合作互補，增強了學生團隊合作意識，同時增加新的科學研究項目與社會調研項目，學生或者老師可以將科研成果或調研結果上傳到學校網絡，供他人查看，從而加強學生與老師之間的交流，為自己和他人提供知識，豐富了高校知識庫。數字檔案的建立，擴大了服務范圍，高校的服務不只是本學校的學生更是加強了同其它學校的聯系，加強了學校之間的交流與合作，共同探討學術研究，開闊了學生的眼界，提高了學校本身的文化內涵為學校成為著名學府打下了基礎。共享服務還包括了高校與社會，不只是學生本身，社會上的其他社會人都可以上高校的網絡查找自己需要的檔案數據，促進了社會文化的發展，轉變了社會風氣，提高了人們文化修養，促使社會越發的穩定與繁榮。

二、數字檔案共享服務存在的問題

1.數字檔案存在不準確性。在大數據時代下，由于數字爆炸產生的數據多到無法形容，這時高校共享數據時，辨別數據的真偽尤其重要。眾所周知，高校數字檔案的建立，是為了體現了數據的便捷性，而如何在確保便捷的的情況下通過互聯網發揮數字檔案的準確性，就成了一個不可忽視的問題。尤其是數據不止有真數據，還能有假數據;不止有客觀存在的，還有主觀捏造的;不止有真實發生的，還可能有傳遞時人們產生誤解的，不止有完整的，還有片面的。這時我們建立數字檔案進行共享，數字檔案的真實性就有待鑒定，錄入數據是，數據的完整性就有待豐富。在整個過程中，準確性是數字檔案的重心，如果通過網絡下載的數據檔案可以被刪減、篡改，那么高校所提供的數字檔案就不具備數據的可靠性，也就不具備真實效力，大大削減了高校數字檔案的共享服務[3]，人們就會對高校產生不信任，高校產生信譽危機，對學生和其高校本身的發展都會產生不利影響。

2.數字檔案容易泄密。高校數據檔案由于全部從紙質數據轉化過來，通過電腦輸入進網絡，全部歸在高校網絡中，供全部人查閱。由于數字檔案的特殊性，人們可以通過不同的終端進入網絡查找數據，通過私人手機、電腦直接下載數字檔案。尤其是有些黑客無視網絡安全法，通過非法的途徑下載數字檔案。由于有些數字檔案其本身的特殊性，如最新的研究報告、科學研究成果、學校內部人員的通知等都不是面向全體大眾開放查檔的，因此如何確保數字檔案要不泄密，其數字檔案共享服務對象的授權尤為重要。

3.數字檔案過于零散。高校數字檔案管理時，由于錄入時缺乏合理化，沒有統一性進行數據的分析整合，就將數據一股腦通過電腦錄入到網絡中建立數字檔案，數字檔案之間沒有聯系，同時也由于管理系統的不同，無法將數據進行統一管理，數字檔案處于零散狀況，不能合理有效的利用，無法發揮數字檔案應有的價值，致使高校數字檔案管理整個處于不理想狀態。查找數據時，無法共享服務，服務質量處于低質量狀態。

4.數字檔案缺乏深入挖掘。在大數據時代下，高校數字檔案共享服務過程中，高校數字檔案處于主導地位。數字檔案管理時，進行數據錄入時，數據缺乏深入挖掘與利用。通過網絡下載數據檔案時，由于都是表面數據，無法將潛在數據利用起來，無法幫助到他人，不能提供更好的共享服務，致使高校數字檔案共享服務受限。

三、數字檔案共享服務解決的措施

1.對數字檔案進行鑒定。要確保在大數據時代下高校數字檔案的準確性，就必須對數據的真偽進行鑒定，高校數字檔案的建立，是為了體現了數據的便捷性，我們不能為了數據的便捷性就犧牲了數字檔案的準確定。針對于此，我們必須轉變觀念，掌握敏銳的思維方法和領先的技能。通過對數據的來源進行確定，防止發生在美國的事情記錄成英國的某件事，通過對數據的時間記性鑒定，不能把明明沒有發生的事寫成過去發生過的事件，通過對數據發生的原因進行佐證，防止出現情理上說不通卻發生的事錄入系統。還可以綜合運用數理統計方法對數據進行鑒定，通過數學統計、數學方法的多種操作對數據進行真偽檢測，確保被下載的數字檔案是完整的，是可靠的。通過這樣的方法建立的數字檔案是準確的，才能提供高質量的共享服務，以此建立高校數字檔案共享服務。

2.保證數字檔案安全。要確保在大數據時代下高校數字檔案的保密性。其高校可以通過用戶訪問建立權限，通過網絡授權，建立用戶權限，由不同的賬戶密碼的登錄來確保數據檔案的準確性。電子簽章是伴隨著信息網絡技術的發展而出現的一種安全保障技術，目的就是通過技術手段實現傳統的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數字化檔案內容不被編輯、篡改。

3.對數字檔案進行加工。要確保在大數據時代下高校數字檔案的聯系性，將零散的數字檔案歸納整理，需要結合高校實際的檔案管理現狀、檔案管理內容將數字檔案進行統籌協調。大數據背景下，采集到的數據起初是零亂、冗余、復雜的，甚至錯誤的數據也被存儲，這些冗余、錯誤的數據勢必影響到后續數據分析的質量和效果，因此必須對初始的數據進行處理建立數字檔案。將高校積累的數據加以建設按照金字塔形，通過錄入、處理、檢索、分析、展現等階段分析數據的內在特點和規律，從而將數據進行提純、整合建立分目錄，形成多元化的，將零散的數據統合起來。高校可以通過同一個系統，將全部的數字檔案歸在一個大檔案中，通過關鍵字，把不同的檔案建立聯系，形成一個個不同的整體，搜索數字檔案時，高校提供的服務就是一個整體服務，而不是一個個零散的服務。

4.對數字檔案進行深入挖掘。要確保在大數據時代下高校對數字檔案進行深入挖掘。需要建立全覆蓋的檔案資源管理體系，對檔案內部的結構與布局進行調整，實現數字檔案資源共享，在共享過程中深入挖掘其中的信息。高校數字檔案不僅涉及多個學科，學科之間沒有太大聯系，致使數據資源的挖掘、分析、存儲和利用難度大。而且數字檔案的資源來源于多個部門，可以是文科也可以是理科;來源的途徑也多種多樣，可以是手機上傳還可以是電腦。高校必須為檔案部門、信息化部門管理數字檔案提供必要的條件，如提供數據管理和數據建設的職能，使之能夠對數據資源行使統籌規劃、組織協調、指導監督等職責。高校各職能部門應擺脫各自為政的管理模式，避免信息孤島的局限，檔案館、信息中心、圖書館、黨政辦、人事處、財務處、學生處等諸多部門協作配合，開展信息資源共建共享，共同構建學校大一統信息資源體系，為高校數字檔案共享服務提供方便。

四、結語

大數據時代下高校對數字檔案共享服務的開展有重要意義，因為其共享服務有別于其它檔案服務，對于高校數字檔案，只有我們主動地去收集數據、保護數據、挖掘價值，維護數據有效性才能提供更好的共享服務。只有我們不斷對高校數字檔案進行探索，高校才能更好的為我們提供服務，才能正確引領潮流把握服務的全新方向。

參考文獻：

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[2]嚴霄鳳，張德馨.大數據研究[J].計算機技術與發展，2013，（4）： 168-172.

[3]孟小峰，蔡 祥.大數據管理：概念、技術與挑戰[J].計算機研究與發展，2013，（1）：146-169.

作者簡介：蘇立（1975-），男，湖南汨羅人，民族：漢，本科學歷，研究方向：黨建及思想政治工作。