流程管理理論在高校竣工結算審計中的運用

郁炯 劉丹丹

[摘要]本文從高校建設工程竣工結算審計的特點和現實需求出發，借鑒流程管理方法，對傳統竣工結算審計的關鍵業務流程進行調整，并通過創建和運用建設工程審計管理軟件平臺，高質高效地完成高校建設工程審計工作。

[關鍵詞]流程管理? ? 高校? ? 建設工程? ? 竣工結算審計? ? 管理平臺

一、高校竣工結算審計的特點和難點

（一）送審項目類別多樣、數量繁多

隨著近年來國家對高等教育投入的持續加大，高校的新建和修繕任務日趨繁重，工程內容涉及土建、安裝、裝飾、園林綠化、校園管網、信息化和安防技防等各種類別;時間跨度短則數月，長則一年、兩年甚至若干年。

2000年，教育部發布了《教育部關于進一步加強建設工程、修繕工程項目審計的通知》，明確規定建設工程、修繕工程項目未經審計不得辦理結算手續，由此，建設工程竣工結算審計的業務需求急劇膨脹。

（二）送審資料有失完整和規范

審計證據是對被審計事項作出正確評價、出具審計結論的基礎性證明材料，在審計過程中起著至關重要的作用。建設工程竣工結算審計證據的重要來源之一，就是經工程管理部門收集、確認和簽署審核意見的各類建設投資活動信息，統稱為“送審資料”。

送審資料是實時、完整記錄建設工程運行過程所有業務活動的載體。只有通過這些載體，審計才能在事后對已完成的建設工程各主要階段、重要環節的業務活動進行檢查和評價。送審資料真實可靠、合法充分是作出正確審計結論的前提，直接影響審計效率與效果。

就目前高校建設工程管理體制、機制、制度及隊伍建設的現狀來看，工程資料管理的現狀與目標尚存差距。在建設工程的管理運行中，由于工程管理部門或工程實施方未實時建立或妥善保管各類準確記錄投資活動的必備資料，常常導致送審資料不完備或不規范。因此，把好送審資料審核關，是建設工程竣工結算審計的首要環節，也是至關重要的環節。

（三）審計證據管理費時耗力

建設工程竣工結算審計的基本方法是以書面送審資料（含電子影像資料）為主要依據，輔以對現場的查勘驗證以及審理過程的對賬、校驗等相關工作。

在建設工程審計實施過程中，當初始送審資料不完備或不規范而影響結算金額時，工程管理部門或工程實施方往往會提出進一步補充資料的需求;審計也會要求工程管理部門對某些約定含糊或表達不清的事項再作補充說明;在審計實施過程中，有時會生成一系列記錄審理過程的書面資料，如“工程量征求意見函”“造價咨詢報告征求意見函”;在協調督辦過程中，也會隨之形成各類證明審計時效的通知、工作聯系函、催辦函等文本記錄。

實現以上大量繁雜審計證據的準確、快速傳遞和妥善保管，是一項相當艱巨的管理工作。在缺乏科學有序流程管理的情況下，各類審計證據管理事故頻繁發生。

（四）審計裁量權不易制約

在建設工程竣工結算審計實施過程中，審計人員在審計任務順序安排、審計時間掌控、工程造價專業判斷等方面，均具有一定的自由裁量權。自由裁量權的運作空間與范圍，很大程度上取決于審計人員的職業道德和執業水平，以及對自由裁量權的認知狀況。

故此，如果審計部門沒有建立相應的制度、規則和程序，審計行為的主觀隨意性和自由裁量權的錯用與濫用就無法得到有效制約，最終審計結論與法律規定的自由裁量權目標將產生較大的偏差，甚至發生個別審計人員徇私舞弊，玩忽職守，利用職務之便謀取不正當利益而錯用、濫用自由裁量權的情況，這些都直接影響高等學校建設資金的投資效益。

（五）審計時效難以保障

審計時效是實施建設工程竣工結算審計中不可輕視或低估的問題，甚者可能引發法律訴訟案件而直接關乎學校經濟利益。

在實際運行中，工程管理部門的實際送審時間，往往遠遠滯后于建設工程竣工驗收合格的時點。而建設工程送審時間的滯后，常常帶來施工現場滅失、施工管理人員變動等情況，導致審計實施過程中出現工程管理部門無法及時提交、甚至根本無法提交所需補充資料等配合不力的情況，從而造成審計證據不足，無法準確支持審計結論。由于高校內部審計無法利用國家審計的公權力主動推進審理進程，因而高校建設工程竣工結算審計周期往往較長，審計時效難以保障，客觀上增加了高校建設工程的審計風險。

二、流程管理理論及特點

流程管理（Process Management）是一個包括流程分析、流程定義、資源分配、時間安排、流程測評、流程優化等內容的系統工程。主要包括七個特點：

一是目標性。流程要有明確的輸出結果，即目標或任務。目標可以是一次滿意的服務，也可以是一次及時的產品送達等。目標越具體，越容易評價。二是內在性。流程包含于行為或活動過程中。對于所有的事物與行為都可以描述——輸入的是什么資源，中間的一系列活動是怎樣的，輸出了什么結果，輸出為誰創造了怎樣的價值。三是整體性。流程由多個活動組成，因此需注意總體的把握和整體觀念。四是動態性。流程是動態延伸的，即按照一定的時序關系由一項活動到另一項活動依次展開。五是可重復性。某一項流程在不同項目中可以進行重復操作。六是層次性。組成流程的活動本身也可以是一個流程，即該流程可被看作總流程的子流程，可以繼續分解成若干活動。七是結構性。流程的結構可以有多種表現形式，如串聯、并聯、反饋等。不同的結構往往給流程的輸出結果帶來很大影響。

三、流程管理理論在高校竣工結算審計中的探索

（一）再造“流水線”作業模式

針對以上送審項目數量繁多、若干作業環節重復工作的問題，將原由一位審計人員“一條龍”作業到底的工作模式進行全程分解，即根據內在規律將可批量操作的作業環節進行合并，清晰描述每個作業環節的內容，并給每個作業環節安排合適的審計人員，從而形成新的“流水線”作業模式。

（二）增設“預審核”環節

針對以上送審資料有失規范、不夠完整的問題，在審計流程源頭增設“預審核”環節，即在審計正式立項之前，由預分配的審計組對送審項目是否符合審計立項條件進行全面檢查與評估。一旦發現存在無法立項的情況，立即反饋送審部門。該環節的設置，既為立項后的實質性審計奠定基礎，又有效避免了可能產生的送審時效法律問題，達到“磨刀不誤砍柴工”的效果。

（三）建立全文檔、電子化管理文本

針對審計證據管理費時耗力的問題，借用現代先進電子技術，建立全文檔、電子化的審計管理文本，并逐漸拓展與工程管理部門、社會中介機構以及檔案館等部門管理平臺的銜接，讓各參與方均可根據權限進行分享和傳送，從而實現各相關方從繁雜的書面資料傳遞和保管工作中脫離出來，充分促進工程項目審計的有效開展。

（四）實行多層級審核機制

為提高審計結論的準確性，竣工結算審計過程中出具的各類審計文本（工程造價咨詢報告、管理建議書、年度綜合審計報告等），均需經過社會中介機構主審、社會中介機構總師室、審計處主審員、審計處業務負責人等多級審核，必要時還需提交辦公室主任或分管處長協調解決。

（五）強化審計時效預警機制

針對審計時效難以保障問題，可設立項目審計預警機制，即要求主審人員實時關注審計進程，將應進入而逾期未進入下一工作環節的項目進行分類統計，定期催辦工程管理部門或社會中介機構。對于久拖不決的項目，應及時報告上級予以協調督辦。

四、流程管理理論在復旦大學竣工結算審計中的運用

復旦大學于2011年起探索建立了其建設工程審計管理系統，并于2013年投入運行。從實踐情況來看，該系統的應用有效提升了竣工結算審計的整體效能。

（一）系統主要特點

1.多部門協同操作。系統的操作部門涵蓋學校工程管理部門、審計處、檔案館以及社會中介機構。從工程管理部門項目送審開始，到項目整體資料送達檔案館歸檔，各部門在統一管理平臺上協同操作，確保相關工作的準確和高效。

2.多權限統一管理。由各部門負責人對系統使用人員進行統一權限管理。在統一權限管理下，授權部門負責人設置本部門可使用本系統的人員名單及相關信息。各使用人員需采用統一身份認證信息登錄，登錄后僅可訪問本人所授權的項目內容，從而確保系統操作身份的唯一性和安全性。

3.定制化審計流程。系統中所有模塊和流程均按照復旦大學建設工程管理審計的崗位設置和工作規則設計。各操作人員在書面操作時只需同步進行相應的系統操作。雖然從表面上看增加了操作人員的工作量，但考量整體效率和效果，收益遠遠大于成本。

4.多文檔電子管理。系統除了兼容多種電子文檔（Word、Excel、CAD文檔等）外，還提供各類紙質文檔的掃描錄入功能，從而實現對各類文檔的統一數字化管理。具體來說，在項目送審環節，工程管理部門將各類無電子版的紙質送審資料通過高拍儀進行掃描，然后連同其他電子版資料一同提交審計處預審核;在項目審理環節，審計人員將電子審計文書（工作聯系函、工程量征求意見函等）通過系統發給各相關人員，從而確保信息傳遞的準確與快速，并力求全面、完整地反映和記錄整個審理過程;在項目審結歸檔環節，審計處對電子版項目資料根據檔案館歸檔要求進行整理，連同書面項目資料同步存檔。

（二）系統主要功能

構建復旦大學建設工程審計管理系統的主要目的是在項目立項、資料審核、現場查勘、初稿定價和項目審結等各階段，使各方參與人員及時進行系統操作，了解進展情況，發現審理問題，最終實現項目順利審結。系統主要包括權限管理、資料送審、資料審核、項目審理、項目審結、項目歸檔以及項目查詢和分析幾大模塊。通過各模塊之間有效的銜接和延伸，檢查、記錄、評價、統計、分析建設工程審計的過程和結果，從而實現對建設工程審計的全流程管理。

1. 資料送審模塊。主要用于工程管理部門提交項目基本信息和相關送審資料。工程管理部門錄入附件資料時，對于電子文檔的文本可以直接以Word、Excel或PDF文檔形式上傳，對于沒有電子文檔的資料可以通過高拍儀拍照上傳。系統會記錄送審資料的份數和頁數，并自動打印送審表和交接表。

2. 資料審核模塊。主要對送審資料的完整性和有效性進行檢查，為后續項目審理奠定基礎。系統按照內設的分配規則，選擇系統內主審和社會中介機構項目組成預審核審計組。審計人員在系統中逐一確認工程管理部門提交資料的完整性和有效性。對于符合審計立項條件的項目，向工程管理部門發送“提交書面送審資料通知”;對于不符合審計立項條件的項目，在系統中退回工程管理部門，同時告知不予立項的原因。

3. 項目審理模塊。主要記錄、傳遞項目送審資料和審計文本（如審計資料交接表、項目立項書、任務下達書、審計意見征詢函、工作催辦函、查勘工作表、審結情況報告書、造價咨詢意見書、管理建議書等），同時智能提醒每個環節超期的項目情況。審計處領導可以對項目進度實時監控，及時掌握項目在每個階段的執行情況。同時，為保證社會中介機構的審計質量，系統中預定義了各項審計工作要點和審計問題詳細分類，并要求社會中介機構在系統中對這些問題逐一確認和回復，最終自動生成并打印問題記錄表或情況報告書。

4. 項目歸檔模塊。主要是將項目整體資料按照相關規定整理、歸檔，以供備查。同時可導出每個項目詳細的審計日志，出現問題可以及時追溯。

5. 項目查詢和分析模塊。主要用于查詢、統計各項目的審理進程及審理數據，自動生成年度竣工結算審結項目一覽表、年度項目超合同金額統計表、年度超合同數據綜合分析表、年度送審時效平均值和審計時效平均值分析表、審計時效分析表、審計費效益分析表、各事務所審計費效益分析表、延時送審時間統計表、年度施工單位項目綜合數據分析表、年度管理部門項目負責人綜合數據分析表、年度主審項目綜合數據分析表、年度事務所項目綜合分析表等審計報表，為審計公開和審計整改提供基礎。

此外，在竣工結算審計管理系統運行日趨成熟的基礎上，復旦大學自2016年起還開始研發建設工程全過程跟蹤審計整體管理系統，并擬于2018年投入試運行。期望更好地將流程管理理論運用于高校建設工程審計，構造工程審計規范運行的良好環境，以進一步促進學校建設工程造價控制、管理規范和責任落實，為實現高校內部審計“加強控制、防范風險、提高效益、促進發展”的使命發揮積極而卓有成效的作用。

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